A fogadó titkárságának megszervezése a látogatók vezetőjével, online regisztráció nélkül
A recepció szervezője a látogatók vezetőjeként
A titkár munkájában nagyon fontos szerepet játszik a látogatókkal való kapcsolattartás. Minden rangú látogató kivétel nélkül csak a titkár jelentését követően léphet be a menedzser irodájába. A látogatók általában a következő csoportokba sorolhatók:
- külső szervezetek alkalmazottai;
- Az alkalmazottak a jelenlegi kérdésekben;
- személyi ügyekben hozott alkalmazottak;
A felsőbb képviselőknél a titkár személyesen kell jelenteni. Ebben az esetben természetesen kívánatos megnevezni vezetéknevét, utónevét, patronymikáját, a látogató álláspontját és a kérdést, amelyre érkezett. A titkár beszámolhat a fejről a látogatóról a kaputelefon rendszeren keresztül, és miután megkapta a beleegyezést a befogadásra, azt javasolja a látogatónak, hogy adja át a kabinetbe. Elfogadhatatlan, hogy meghívjuk a látogató vezetőjét a külső ruhába az irodába.
Fontos szem előtt tartani, hogy a külső szervezetek látogatóinak befogadását előzetesen a titkár előkészíti:
- kap egy fogadási időt, koordinálva a menedzserrel és kényelmes a látogató számára is;
- a látogatók fogadásakor (kézzel vagy számítógéppel) egy megfelelő bejegyzést kell készíteni;
- a vezető tájékoztatást kap a kérdésről, amelyet a látogatóval való találkozás során eldöntenek.
A látogató előzetesen történő megérkezés esetén a titkárnak jogában áll önállóan dönteni: haladéktalanul jelentkezni a fejjel, vagy írjon a recepción. Ha a látogató vezetőjének jelentését követően a látogató visszautasítja a beismerés megtagadását, a titkár felkéri a látogatót, hogy beszéljen az illetékes helyettesekkel (a problémák megoldásával és a megoldandó kérdésekkel kapcsolatban) vagy a cég más illetékes munkatársaival. Ha a látogató nem szeret ilyen ajánlatot, a titkár tájékoztatja a pontos dátumról és időpontról, amikor a fej fog megkapni. Ha a látogató ragaszkodik egy másik lehetőséghez, kényelmesebb neki, akkor a titkár megállapítja, hogy a vezető a látogatót a látogató által kívánt időpontban elhalaszthatja, és tájékoztatja az utóbbit a beutazás dátumáról és óráiról.
Ha a fej, amelyre fogadja a látogatókat, hiányzik okokból, mint a betegség, sürgős üzleti úton, és így tovább. N. A titkár bocsánatot kell kérnie, magyarázza az oka annak távollétében, és állapodjon meg az időt, amely az átruházott vétel. A titkár is felajánlja a látogatót, hogy egy másik illetékes alkalmazott elfogadja.
Az eljuttatott dolgozók fogadásának megszervezésével a titkárnak tudnia kell, hogy melyik kérdésre érkezett, hogy megtudja, hogy van-e ellátva szállodával, és ha szükséges, segítsen nekik a lakóhellyel kapcsolatos problémák megoldásában, valamint az utazási bizonyítványok megismerésében.
A küldöttség megérkezése esetén a titkárnak gondoskodnia kell a munkavállaló elosztásáról, aki mellé kell járnia.
A kapitány kérésére a titkárnak képesnek kell lennie tea és kávé készítésére a fej és a látogató (vagy a küldöttség tagjai számára). A következő elemi szabályokat kell betartani:
- az ételeket (csészealjak, csészealjak, desszerttálcák, teáskanálcukor, cukor tál) tökéletesen tiszta legyen;
- kávét és teát fel kell készíteni a várószobában, majd csészékbe kell önteni, és tálcába kell helyezni a menedzser irodájába;
- ilyen esetekben a szalvétákra van szükség - több darab egy speciális tartóban, amely minden apró, de elegendő margóra számít.
Meghívhatja látogatóit vagy látogatóit, hogy saját tálat vegyenek fel a tálcából. Ha azonban a titkár döntést hoz, vagy kénytelen önmagát rendezni, akkor nőknek és a legidősebb korosztályban kell kezdeni. A poharakat az asztalra érkező látogatók számának megfelelően rendezheti, mielőtt megérkeznek - ebben az esetben a kávé és a teát a látogatók megérkezése után behozzák a kávéfőzők szekrényébe, és betessék őket. A kávé és a teát süteményekkel, kekszekkel, édességekkel szolgálják fel. A kávé és a tea mellett (vagy helyettük) üvegeket ásványvízzel és poharakkal is fel lehet vinni az asztalra, és kulcsot is felhelyezhet az asztalra a palackok kinyitásához.
A teát vagy a kávét nem lehet a csészékbe önteni a legmagasabb szintre - töltsd be őket olyan módon, hogy mindig egy szelet citromot vagy adj egy kis cukrot.
Általában a vezetők bizonyos napokon személyes kérdéseket kapnak a látogatóknak. Ezenkívül a titkárnak minden alkalmazottat figyelmeztetnie kell arra, hogy a menedzsernek szüksége lehet a recepció ideje alatt, hogy a munkahelyen legyenek, és ha szükséges, segítsenek neki. Hosszú távollét esetén a személyes ügyek fogadását vezetőnek járó alkalmazottnak kell végeznie. By the way, a titkárnak fel kell hívnia a figyelmet minden alkalmazottra a cég recepciós óráit a jelenlegi kérdésekben.
A cég dolgozóinak befogadásának megszervezése a jelenlegi kérdésekben a titkárnak:
- a vállalat összes személyzetének tudomására hozza a befogadási órákat a jelenlegi kérdésekben;
- ismerkedni azokkal a személyek körével, akik bármikor hozzáférhetnek az ügyvezetőhöz, és akadálytalanul hagyhatják;
- A konkrét kérdések sajátosságaitól függően határozza meg a látogatások hozzávetőleges határidőt, és figyelmeztesse a látogatót erről;
Gyakran a látogatók, beleértve a cég munkatársait is, a vevőkhöz fordulnak a menedzserhez olyan kérdéssel, amelyet a cég helyettese vagy alkalmazottja megoldhat. Ezért a titkárnak tisztában kell lennie a vállalat vezető tisztségviselői közötti felelősségmegosztással annak érdekében, hogy a látogatót egy adott kérdés megoldására irányítsa a főnökhelyettes vagy a cég másik alkalmazottja hatáskörébe.
Az elküldött munkavállalók és a különböző vállalkozások képviselőinek befogadásának szervezésére a titkár köteles:
- megtudja, hogy a látogató megérkezett-e;
- megjegyzés utazási engedély;
- segítséget nyújtanak a szükséges anyagok kiválasztásában;
- annak megállapítása, hogy az utazó hotelben van-e; ha nem, akkor segítsen megoldani ezt a kérdést, magyarázza meg a leginkább megfelelő útvonalat a szállodától az intézményig.
A titkárnak különös figyelmet kell fordítania a személyes kérdésekben a látogatók vezetőinek szervezésére. Az ilyen típusú fogadásokért a menedzser általában bizonyos napokat félreteszi.
Miután a beszélgetés eredményei alapján döntést hoztak, a vezető utasíthatja a titkárságot, hogy ezt a megfelelő számviteli formákban rögzítse. A vezető döntéseinek végrehajtását a titkár végzi.