Az elektronikus dokumentumok kezelésével kapcsolatos fejlemények - Journal of Personnel Management
A VNIIDAD fejlesztése az elektronikus dokumentumok kezelésére
VF Yankova, k. n. Helyettes. A VNIIDAD igazgatója
All-Russian Tudományos Kutató Intézet iratkezelési és archiválási (VNIIDAD) az elmúlt években már többször végzett munkával kapcsolatos tanulmány az elektronikus dokumentumok, a fejlesztés szabályozási és módszertani alapjait a munkaszervezés elektronikus dokumentumok irodai munka és szervezése archiválási.
Az ajánlások is, feltéve, hogy változás esetén a hardver és szoftver környezet és ki a számítógépes formátumok, sérült archív média szervezet (állami vagy önkormányzati levéltárak) dolgozik az átalakítás elektronikus dokumentumok új formátumok és / vagy migráció az új média.
Ezen túlmenően, az ajánlások fejezete rendelkezéseket tartalmaz a szervezet tárolása elektronikus dokumentumok az archívumban, megőrzését biztosító elektronikus dokumentumok az archívumban tárolt, regisztrációs és az elektronikus dokumentumok, valamint az eljárást a dokumentumok átadását a levéltár a szervezet az állami vagy önkormányzati archívum. Fontos, hogy a levéltár, a tároló elektronikus dokumentumok rendelkeznie kell a megfelelő berendezések és szoftverek elvégzéséhez szükséges munkálatok: ellenőrizze a reprodukálhatóság elektronikus dokumentumok a konverzió és a migráció, a másolás az elektronikus dokumentumok, stb, valamint a levéltárosok szakemberek speciális képzés területén az információ. technológiát.
Ennek eredményeként a témakör ismerteti az alapvető dokumentumkezelési folyamatok EDS keretében dokumentum életciklus megfogalmazott általános elvek és követelmények EDS, és egy rajz, az osztályozás és szervezeti ügyek, meghatározza a követelményeket alkalmazása EDS funkciók követelmények az információs támogatása SED követelmények az elektronikus aláírás használatát, információkeresés és az adatok megjelenítésére, és beszámol a vezérlési információ a SED követelményeket a szervezet adattároló ECM, hogy adminisztrációs és igazgatási hatáskörök a SED, a Séd működésére vonatkozó követelmények példakép, és a felhasználói oktatást.
Egy külön jelentés mellékletében a témában leírja a készítmény a következő területeken bemeneti formák (nyilvántartási és ellenőrzési kártyák dokumentumok lapjai osztályozók és könyvtárakat alkotó tervezett rendszer), amely azonosító a különböző csoportok és kezelése dokumentumok életciklusa dokumentumok az ECM határozza meg egy funkcionális az EIKR-ban foglalt dokumentumokról történő kinevezés. A leírásban a beviteli mezők a formák lehetővé teszi, hogy integrálja a dokumentum az archívumban információs rendszer szervezése, majd az információs rendszer az állam vagy a helyi archív, ha a dokumentumban állandó tárolást a megfelelő archív.
Ennek eredményeként, a tanulmány a modern irányítási megközelítések, osztályozására és tárolására dokumentumok elektronikus formában fogalmazta létre digitális adattár elektronikus dokumentumok (TSHED), mint az intézményi struktúrát hoztak annak érdekében, hogy hozzon létre egy közös terület a jogilag releváns elektronikus dokumentumok, beleértve a fizikai helyét és stabilitásának biztosítása, a biztonság, a hozzáférhetőség a jóváhagyott biztonsági politika keretében.
Jelenleg meghatározott követelményeket a funkcionális rendszer automatizált információs rendszerek, elvégezte a műszaki és gazdasági értékelését a technikai eszközök által alkotott szoftver és hardver a művelet végrehajtásához automatizált rendszerek, tette a közös fejlesztés fő iránya és célkitűzései EDS végrehajtása és levéltári szervezetek.
Ennek része a közös munkát terveznek üzembe automatizált rendszerek a szervezet a kollektív munka projektek adminisztratív okmányok és dokumentumok létre a kutatómunka során; szervezése nevelési és oktatási munka a rendszer további oktatás és képzés; információs munka szervezése; A szervezet az intézet honlapján.