Az ellenőrzési folyamat szervezése, az ellenőrzési folyamat szakaszai és feladataik - a funkciók ellenőrzése
Az ellenőrzési folyamat szakaszai és feladatai
Az ellenőrzés folyamatában három különböző szakasz van: a szabványok és kritériumok kifejlesztése, a valóságos eredmények összehasonlítása velük és a szükséges korrekciós intézkedések elfogadása. Minden szakaszban különféle intézkedések végrehajtására kerül sor.
A szabványok meghatározása az ellenőrzési eljárás első szakasza, amely bemutatja, hogy lényegében közel állnak-e az ellenőrzési és tervezési funkciók. A szabványok olyan konkrét célok, amelyek előrehaladása megváltoztatható. Kiválasztásuk és meghatározásuk nagy jelentőséggel bír, és ez nem véletlen, hiszen azok nagysága minden szervezet számára fontos referenciapont. Ezek a célok kifejezetten a tervezési folyamatból származnak. Az ellenőrzésre használt minden normát a szervezet számos célja és stratégiája közül kell kiválasztani.
Az ellenőrzési szabványokként felhasználható célokat két nagyon fontos jellemző különbözteti meg. Jellemzőjük a időkeret, amelyben a munkát el kell végezni, és az adott kritérium, amellyel kapcsolatban meg tudjuk becsülni a mértékét a teljesítmény. Egy adott kritériumot és egy bizonyos időtartamot teljesítménymutatóknak neveznek. A teljesítménymutató pontosan meghatározza, hogy mit ér el a célok elérése érdekében. Ezek a mutatók lehetővé teszik az irányítással összehasonlítani a tényleges munkát, és a tervek szerint válaszoljon a következő kérdésekre: „Mit tegyünk, hogy elérjék a kitűzött célok? "És" Mi maradt visszavonni? "
A szervezeteknek meglehetősen sok olyan céljuk van, amelyek mennyiségi mutatókkal és számadatokkal nehézek vagy akár lehetetlenek. Például a kedvező klímaváltozás a csapatban, a vertikális erőviszonyok rendszerének javítása, a munkahelyi elégedettség, a partnerekkel kapcsolatos figyelemesebb hozzáállás stb. Ilyen esetekben a vállalatok gyakran alkalmazkodnak a munkaerő kilátásaihoz, felmérések, interjúk készítéséhez és a közvetett, nem pedig közvetlen mérők használatához. Például a csapat erkölcsi klíma állapotát a konfliktushelyzetek vagy munkaügyi viták száma, a munkahelyi elégedettség mértéke - a létszámleépítések dinamikája stb. Alapján értékelheti. akkor a szabványok mennyiségi dimenziót kapnak. Az ilyen mérések feltételes jellege nyilvánvaló, mivel számos tényező befolyásolhatja ezeket a mutatókat, beleértve azokat is, amelyek nem kapcsolódnak közvetlenül a szabványokhoz. Például az elbocsátások alacsony szintje magas munkanélküliség következménye lehet, és a konfliktusok számának vagy a munkaügyi vitáknak a csökkenése tükrözheti a munkanélküliségtől való félelemtől való félelem helyzetét stb.
Az ilyen célok szubjektív jellege bonyolítja az összehasonlítás folyamatát, ellenőrzését, és nagy ügyességet követel a menedzsertől a megfigyelt eltérések valódi okainak azonosításában. De még az indirekt mérőeszközök összes hiányossága miatt is szükségessé válnak, mivel lehetővé teszik a folyamatok nyomon követését és időbeli korrekcióját. És ez jobb, mint a döntések meghozatala, amikor az irányíthatatlan változások negatív következményei megnyilvánultak.
Nagy jelentőséggel bír annak a kérdésnek a döntése, hogy ki kell a szabványokat meghatározni. Az optimális változat abban az esetben tekinthető, amikor a szervezet azon alkalmazottai, akik közvetlenül befolyásolják a vonatkozó paramétereket, részt vesznek ebben a folyamatban. Egyrészt azért, mert az a tény, bevonásuk vezet megnövekedett érdeklődés a kitűzött paramétereket, másrészt ebben a megközelítésben van egy intenzív tudás- és tapasztalat között a vezetők a különböző szinteken, ami növeli a minőségi előírások és a tervezett berendezések.
Annak érdekében, hogy ténylegesen befolyásolhassuk az emberek viselkedését, a normáknak feszültnek, de megvalósíthatónak kell lenniük. Tipikusan az ilyen szabványok ösztönzik az embereket nem reális (túl magas, vagy éppen ellenkezőleg, túl alacsony, és könnyen megvalósítható) visszafogja oka az ellenségesség és negatív hatással az eredményekre.
- Az eredmények összehasonlítása az ellenőrzési folyamat második szakasza, és a ténylegesen elért eredmények összehasonlítása a megállapított szabványokkal. Ebben a szakaszban a vezetőnek meg kell határoznia, hogy az elért eredmények mennyire felelnek meg az elvárásainak. Ugyanakkor a menedzser nagyon fontos döntést hoz: az elfogadott vagy viszonylag biztonságos szabályoktól való eltérés. Az ellenőrzési eljárás ezen második szakasza olyan értékelést nyújt, amely a fellépés kezdeményezésének alapjául szolgál.
Az ellenőrzési szakaszban elvégzett tevékenységek a teljes ellenőrzési rendszer leglátványosabb része. Ez a tevékenység az eltérések mértékének meghatározását, az eredmények mérését, az információk átadását és értékelését tartalmazza. Az eredmények mérése annak megállapításához, hogy a megállapított szabványok milyen mértékben valósultak meg, az ellenőrzés legnehezebb és legköltségesebb eleme. A hatékonyság érdekében a mérőrendszernek meg kell felelnie a megfigyelt tevékenységnek.
Az információ terjesztése kulcsfontosságú szerepet játszik az ellenőrzés hatékonyságának biztosításában. Annak érdekében, hogy ellenőrizzék, hogy a rendszer hatékonyan működjön, elengedhetetlen, hogy tájékoztassa a munkavállalókat a szervezet vonatkozó szabványoknak és az elért eredményeket. Ezeket az információkat pontosnak kell lennie, hogy időben érkezik, és felhívja a figyelmét, akik felelősek az érintett szakasz a munkavállalók olyan formában egyszerűen lehetővé teszi, hogy tegye meg a szükséges döntéseket és intézkedéseket. Kívánatos, hogy teljes mértékben meggyőződjünk arról, hogy ezeket a szabványokat a munkavállalók jól értik. Ez azt jelenti, hogy hatékony kapcsolatot kell kialakítani azok között, akik meghatározzák a normákat és azokat, akiknek végre kell hajtaniuk.
Az összehasonlítás szakaszának utolsó szakasza a kapott eredményekkel kapcsolatos információk értékelése. A menedzsernek el kell döntenie, hogy az információ beérkezett-e, és fontos-e. Fontos információ olyan információ, amely megfelelően leírja a vizsgált jelenséget, és a helyes döntés meghozatalához szükséges.
- A cselekvések a harmadik szakasz. A menedzsernek három viselkedési sor közül kell választania: nincs mit tenni, megszünteti az eltérést vagy módosítja a szabványt.
- Az ellenőrzés fő célja egy olyan helyzet kialakítása, amelyben egy szervezet irányítási folyamata valóban a tervnek megfelelően működik. Ha a tényleges eredmények és a szabványok összehasonlítása azt mutatja, hogy a megállapított célok elérése, a legjobb, ha nem tesz semmit. A menedzsmentben azonban nem lehet számítani arra a tényre, hogy mi történt egyszer, újra megismételhető. A legfejlettebb módszereknek is változniuk kell.
- Az ellenőrzési rendszer, amely nem teszi lehetővé a súlyos eltérések felszámolását, mielőtt súlyos problémákba ütközne, nem értelmezhető. A kiigazítást az eltérés jelenlegi oka megszüntetésére kell összpontosítani. Ideális esetben a mérési szakasznak meg kell mutatnia a szabványoktól való eltérés mértékét, és pontosan meg kell jelölnie annak okát. Ez magában foglalja a hatékony döntéshozatali folyamat szükségességét. Mivel azonban a legtöbb munkát a szervezet az eredménye együttes erőfeszítéseit embercsoportok, ez teljesen pontosan a gyökerei a probléma nem mindig lehetséges. Jelentése korrekció minden esetben az, hogy azonnal megértsék a visszautasítás okát, és biztosítsa a visszatérését a szervezet a megfelelő teendők.
A kiigazítás végrehajtása a szervezeti tényezőkben bekövetkező bármely belső változás értékének javításával, a menedzsment funkciók vagy a technológiai folyamatok javításával érhető el.
Nem szabad minden, a szabványoktól való eltérést észlelni. Néha maguk a szabványok nem lehetnek valóságosak, mert terveken alapulnak, és a tervek csak a jövő előrejelzései. A tervek felülvizsgálatakor a szabványokat felül kell vizsgálni. Azok a szabványok, amelyek követelményeit nagyon nehéz teljesíteni, valójában a munkások és a vezetők hiába próbálják elérni céljukat, és semmissé teszik az összes motivációt. Ugyanúgy, mint a különböző típusú korrekciós intézkedések esetében, a szabványok (felfelé vagy lefelé történő) radikális felülvizsgálata szükségessé teheti a problémák önmagában vagy a tervezési folyamat során felmerülő problémák tünetét.
Menjen a fájl letöltéséhez