3. függelék hatékonyan megszervezni a vállalati feladatok kilátások
Hogyan lehet hatékonyan megszervezni a vállalati feladatok Outlook
Miután az első kiadás a könyv „Time Formula” rendszeresen kap leveleket különböző kérdéseket az olvasók, hogyan kell használni a vállalati Outlook hatékonyan. Valóban, az Outlook hálózat, amely lehetővé teszi, hogy a naptárak és feladatok egymástól, koordinálja találkozók, az átláthatóság és a betöltési idő - kiváló eszköz kezelésére a cég. Különösen az összefüggésben távoli munka, amikor az emberek töltenek sok időt az üzleti utazások, az ügyfelek - összesen az irodában.
De van néhány dolog, hogy, mint az Outlook nem tudja, de a gyakorlatban ezek hasznosak. Ezekről a dolgokról beszélünk.
Otthoni felhasználók panaszt hallok kapcsolatos Outlook, - «nincs hierarchia probléma!”.
Valóban, a munka áll, a célok és projektek megvalósítása érdekében, hogy meg kell csinálni a sok konkrét lépéseket -, hogy megoldja a konkrét feladatokat. Ezeket a feladatokat is át lehet ruházni különböző emberek, minden feladat lehet a mondatokat ... De mi vagyunk a végén kíváncsi -, hogy elérjék a legfontosabb célokat, a végrehajtás a mi projekteket.
Az Outlook, minden problémát - ez egy nagy sor egyes intézkedések, ami nem is olyan könnyű látni a teljes képet. Használhatja a „nehéz” eszközök: Mind Manager, MS Project, stb De itt felmerül egy másik probléma .. Mi veszíteni egyszerűség rejlő Outlook, kényelmes kapcsolatot problémák a naptár és mail.
Ha már megoldotta ezt a problémát keretében informatikai fejlesztés egyes vállalati ügyfelek „Organization of Time”. Fokozatosan ezektől különböző fejlesztések kifejlesztett egy szoftver termék „Szervező Outlook feladatokat.” Ez a szoftver telepítve van az Outlook add-in, azaz a megszokott Outlook felület van egy pár extra gombok hozzáférést biztosít még munkamódszerek a feladatokkal.
A fő kényelmet nyújt „a szervező Outlook feladatok” - a képesség, hogy az összes feladatot a cég, vagy osztály, vagy a projekt hierarchikus módon, ahogy azt az alábbi ábra mutatja.
Projektek bontani feladatok és részfeladatok által támogatott öt szinten egymásba. Ez elméletileg lehetséges, és több, de gyakorlati szempontból, és a hiányzó három vagy négy.
A folyamat dolgozik a feladatnak sokkal finomabb, mint a standard Outlook, ahol akkor csak a problémát, és jelentést küld a végrehajtás. A „Szervező Outlook feladatok” lehetőséget nyújt „fel a probléma”, „elfogadja a végrehajtás”, „kezdődik”, „vegye vissza felülvizsgálatára”, „maradéktalan teljesítését”, „megszünteti végrehajtása nélkül”, „eltávolítják a végrehajtás”, „jóvá végrehajtás „” nem hagyja jóvá „” küld vissza felülvizsgálatra. " Így végre egy folyamat megközelítést a munka a feladat, figyelembe véve a különböző forgatókönyveket az élet, nem csak egy idealista állítólagos Outlook «problémát jelent - a feladat kész.”
A jobb irányítás olyan helyzetekben, amikor a munka a feladatra több ember, feltéve, co-végrehajtók a feladat. Végrehajtásáért felelős a feladat továbbra is előadóművésznek az a klasszikus elv: végrehajtása céljából bármilyen munkát meg kell felelnie teljesen csak egy ember. De együttműködők látni a feladatot a saját feladatlista és kaphat a művész vagy igazgató az értesítéstől változásokat.
Fontos, hogy egy ilyen feladat láthatjuk menedzserek és alvállalkozók. Nagyon fontos a vállalatok számára a mátrix struktúra, amelyben a fejét az egyik osztály hozhat dolgozni feladat személyzetének többi egység, de a fejét egy másik osztályon szeretné tudni, hogy pontosan milyen erőforrás részt vevő alkalmazottai más vezetők.
Néha használják megoldásokat, mint például a belső feladat említést tesz egy dokumentumot fekvő SharePoint portálon. A portál lehetővé teszi, hogy még finomabban szabályozza a felhasználói hozzáférés a dokumentumokhoz. De ez teremt számos további kényelmetlenséget és jelenlétét is igényli és aktív SharePoint használat a cég.
„A szervező feladatok Outlook» lehetővé teszi, hogy finoman különböztetni a hozzáférési jogot a feladatok tárolt fizikailag egyetlen Exchange-szerver mappát. A felhasználók kap hozzáférést feladatokkal rendszer szerint a jogosultságokat, hogy a rendszergazda be a rendszer egy speciális mappát, amelyben a felhasználók felsorolt velük a megfelelő információkat.
Alapértelmezésben a rendszer felhasználó hozzáférési jogot, hogy a feladatokat, amelynek ő a rendező, előadóművész, együttes végrehajtója vagy résztvevő megállapodást. Egy felhasználó szerepében vezetője ezen felül hozzáférést biztosít az összes feladatot, amelyben a felhasználó-szolga egy rendező, előadó, együttes végrehajtója vagy résztvevő megállapodást.
Ott van még a szerepét egy asszisztens, aki hozzáfér a problémát a vezérük és beosztottjai. Ez a szerep nagyon fontos, ha a vezérlő feladatokat a fej segít titkár.
Elég gyakran a feladat magában foglalja annak jóváhagyását több munkatársa a cég. Például:
„Ahhoz, hogy előkészítse a szerződést az ügyfél Alpha” azt jelenti, hogy nem csak elő egy értékesítési menedzser, de abban is megállapodtak, hogy egy ügyvéd, bankár vagy könyvelő, és ami a legfontosabb, a termelés munkás, aki elvégzi a szerződés;
Általában a nagy cégek, ez a probléma megoldódott a rendkívül nehéz gépek: a látvány a dokumentumok papíralapú vagy elektronikus dokumentum rendszerben. Harmonizációs gyakran igényelnek hét, és néha hónap, amely rendkívül késleltetett munkafolyamatok, teszi a vállalat lassabb [5]. És nem ért egyet bármelyik koordinációs résztvevők általában elküldi a dokumentumot az új áthaladását minden körökben a pokol a kezdetektől.
Megbékélés zajlik párhuzamosan, azaz a következő „soglasantu” nem kell várni a véleménye az előzőt. Ha az eredmény a tárgyalások jelentős változások mentek végbe az eredeti dokumentumban, megfelelő a szervező küldheti újratárgyalására.
Az egyik probléma az Outlook kényelmetlen emlékeztető mechanizmus. Emlékeztetők jelennek meg legalkalmatlanabb pillanatokban. Ugyanakkor, amint lesz több, mint 5-7 példány, azok hasznosságát drasztikusan csökken, mert csak elkezd figyelmen kívül hagyni őket.
Hasonló összefoglaló jelentések, persze, lehet kapni, és vezetője a feladatok általa megbízott.
Amellett, hogy „okos” emlékeztetők „az Outlook feladatok szervező” lehetővé teszi, hogy „intelligens” észre. „Smart” - azt jelenti, hogy jön szigorúan meghatározott munkavállalói csoport a cég és ezzel egyidejűleg rögzített feladaton belül (vagyis nem később nem lesz képes azt mondani „és nem jelentette nekem”). Ahhoz, hogy értesítik az ügyvezető igazgatót a probléma, vagy egyszerűen válassza ki a feladatot az ablakon a tisztek, akinek szeretne küldeni egy értesítést, és bevezeti a szöveg a bejelentés.
Vannak még automatikus értesítést:
kialakítani a probléma ellenőrzés alatt (nyomja meg a „Bet” gomb), a Vállalkozó automatikusan értesítést kap a nyilatkozatot a problémát. Amikor az előadó megnyitja a kijelölt feladatokat, társ-végrehajtók automatikusan elküldi értesítés;
amikor egy előadó véglegesíti a feladatot, és kattintson a gombra „Fejezd be a” koreográfus értesítést küld arról, hogy a vállalkozó befejezte munkáját a feladat és a szükséges elfogadja az eredményt. A megnyitón értesítő levélben azonnal megnyitja a kártya feladata;
ha törli a feladatot előadóművész és együttes végrehajtók jön automatikus értesítést, hogy kilép az ellenőrzési célokat;
ha a gyártó nem fogadja el a feladatot előadóművész és küld vissza a felülvizsgálati nyomja meg a „Küldés befejezése” gombra, a végrehajtó értesítést küld arról, hogy a kívánt feladat befejezését.
Így a „Szervező Outlook feladatok” támogatja a hatékony kommunikáció a rendező, előadóművész és szerzőtársai a legfontosabb szakaszában a feladat.
„Adatbázis”, amely tárolja az add feladatok bármelyik megosztott mappa feladatokat az Exchange-szerver.
Ebben az esetben is van, a munkaképesség elérhető, vagyis ha dolgozik a felépítmény nélküli kapcsolatot a szerver (például, ha munka távolról internet nélkül), ha kapcsolódni a szerverhez hozzá szinkronizálást a változtatásokat a szerver tárolási alkalmazásokhoz.
Ha a vállalat nem rendelkezik az Exchange, akkor meg egy egyedi kiegészítőt számítógép fő termelő feladatok (például egy kis cég lehet a vezérigazgató vagy a titkárnő). A helyi mappát fogja használni Outlook feladatok adatbázis bővítmény. Termelés feladata az lesz, hogy az egész fa struktúra, és kollégái - értesíteni kell a problémákra, amelyek e-mailben.
A cég azt tervezi, „Organization of Time” - a fejlesztői változata segítségével a felépítmény, mint az adatbázis nem elég drága a kisvállalkozások Exchange és ingyenes Microsoft SQL Server Express. Azt is tervezik, hogy a felépítmény a SaaS formában, «szoftver mint szolgáltatás», amikor egy ügyfél vásárol szoftvert, és nem telepíti otthon, és bérel egy külső szerver előre konfigurált szoftver.
Ezek a megoldások kihasználják «Outlook Task szervező” kis cégek, amelyek az Exchange vásárol elég komoly beruházás.
Minden szerszám rendelkezik saját alkalmazási területen, a konkrét feladatokat, amelyek segítségével meg kell oldani. «Outlook feladatok szervező” lesz a leghasznosabb az alábbi esetekben.
Projektmenedzsment, nincs bonyolult hálózati struktúra működik, amely nehéz, hogy egy Gantt-diagramot, és nem igényel finom kezelése. Ez azt jelenti, hogy a projektek, amelyek a túlzott használata a szakmai projekt menedzsment eszközök, mint például a Microsoft Project.
Kezeléséhez feladatokat olyan helyzetekben, amikor a sok megrendelést, és néhány társult egységek és más projektek számára; amikor egyes megrendelések terjedelmesek, és szükség particionálás a több részfeladat kell elosztani a különböző előadók.
Annak érdekében, hogy fejlesszék a cég egy merevebb teljesítmény fokozat vártnál Outlook klasszikus eszközök: mikor kell mereven rögzíteni a levelezés probléma, tiltja az ügyvezető egyedül szerkeszteni egy feladatot, vagy jelölje meg a kész jóváhagyása nélkül a fej, megkülönböztetni a hozzáférési jogot az alkalmazottak különböző feladatok, stb ...
Hogy egyszerűsítse a jóváhagyási eljárás a cég, amikor sokan vannak a működési problémákat, hogy össze kell hangolni a különböző szolgáltatások vagy különböző alkalmazottak, és nincs hivatalos elektronikus dokumentumkezelő rendszer vagy a rendszer túl nehéz, és nem terjed ki jelentős részét a napi irányítását kölcsönhatásokat.
Az egyéni felhasználók Szervező Outlook feladatok „is hasznos lehet, amely lehetővé teszi, hogy lebontják a személyes célok és benyúlik a feladatok és részfeladatok. De a legnagyobb hatás, persze, érjük el a kérelmet e vállalati program.