Hogyan lehetne javítani a hatékonyságot a könyvelő
Nem titok, hogy a könyvelő, hogy végre egy széles körű feladatokat, amelyek gyakran túlmutatnak a közvetlen feladatait. Ebben az esetben a túlórát nem lesz módja a kereső extra pénzt, és „önzetlen” kiadások személyes időt. Ennek része V. adó Forum „orosz adó futár” vezérigazgatója a cégcsoport „Delis Archive» Denis Avdyushin válaszolt két sürgős kérdés: hogyan lehet csökkenteni a terheket a non-core számviteli és hogyan lehet csökkenteni a szintjét kockázatok merülnek fel, a cég miatt torlódás számviteli személyzet?
Tegyen egy könyvelő - a kockázatokat a szervezet
Mindenki tudja, hogy általában utal a fő feladata a könyvelő. Ez különösen a szervezet számviteli gazdasági és pénzügyi tevékenység feletti ellenőrzés az erőforrások felhasználásának elkészítése a termelési költségek és szolgáltatások előkészítése és benyújtása a szabályozó hatóságok, dolgozó vállalkozók és mások.
Ahhoz, hogy ezeket a feladatokat rendszerint a munkaidő könyvelő. Azonban senki nem veszi figyelembe a munkaerő-költségek és időt töltött a könyvelő:
Experience „Delis Archive” és mások, akik tanulmányozták ezt a kérdést, azt mutatja, hogy e feladatok egy átlagos könyvelő tölt legalább további 20 százaléka a személyes időt. Képletesen szólva, az ő dolgozik évben van a 13. hónapban, hogy ő általában dolgoznak ki ingyen.
- hogy saját formáit elsődleges dokumentumok, azok jóváhagyását és annak felvételét a számviteli politika
- A formák fejlesztése a számviteli nyilvántartások és rendeletek folytat leltárt az eszközök és források;
- kötelezettség a gazdasági egység megszervezésére és végezzen rendszeres belső ellenőrzések által a tények a gazdasági tevékenységek.
Meg kell jegyezni, hogy gyakran készítenek dokumentumok főkönyvelő-helyettes főkönyvelő, hogy segítse a munkavállalók alacsony képzettséggel. Ennek eredményeként ezeket a tényezőket, a könyvelő csak nem elég ideje dolgozik a tényleges feladatok végrehajtására.
A hiba a munkájában könyvelők bizonyos kockázatot rejt, ami kedvezőtlenül befolyásolhatja a vállalkozás életképességét a szervezet.
Először is, fennáll annak a veszélye, hogy az adó és más szabályozó hatóságok bírságot szabott ki a cég megsértette a számviteli szabályok, valamint sérti a követelmények dokumentumok tárolása (bővebben lásd. „Amint azt a vezetője annak fontosságát, hogy a levéltári dokumentumok feldolgozása”).
Másodszor, nem tudjuk kizárni a jogosulatlan hozzáférés kockázatát a számviteli dokumentumokat, amely bizalmas információkat. Továbbá, minden számviteli bizonylat lehet elveszett vagy megsemmisült észben írástudatlan szervezésének levéltári létesítmények (ha van ilyen).
Harmadszor, abban az esetben, ha a vállalat megsérti a feltételeket a kért dokumentumok az illetékes hatóságok által (pl a könyvelő nem tudott időben, hogy megtalálja a pénzügyi kimutatás), gyakorlatilag szankciókat az adó, közigazgatási és büntetőjogi.
Írja le részletesen a problémát, próbáljuk megválaszolni a kérdést: mit lehet tenni annak érdekében, hogy az üzleti folyamatok optimalizálása, az így vagy más érintett (fő) könyvelő?
Dolgozzon ki egy sor esetben
A nómenklatúra ügyek egy kategorizált dokumentumok listáját a cég, jelezve a dokumentum megőrzési időszakok, indexek az esetek és információk a tartózkodási helyét. A nagyvállalatok fejlesztése számos esetben nagyon időigényes folyamat. A tartomány azonban elég ahhoz, hogy egy alkalommal, és akkor is csak módosítja a meglévő listát vagy ismétlődő azt.
A tartomány az esetek lehetővé teszi az online hozzáférést a dokumentumokhoz a szervezet, így a költséges idő könyvelők és más szakemberek dolgozik dokumentumokat. Ebben az esetben az összes dokumentumot, kivétel nélkül dolgozzuk szerint egységes szabványok, amelyek ezt követően segíti a könyvelő, hogy megértsék:
- mely dokumentumokat kell tartani, és amely lehet semmisíteni;
- milyen dokumentumok a tárgyalás és tárolni kell, amíg a végső döntést az ügyben;
- mely dokumentumok bizalmas információkat tartalmaz, illetve különösen értékes a cég, azaz a speciális körülményeket biztosítja az adatok megőrzésével.
Végrehajtása a számviteli dokumentumok tárolására
Automatizálásához munka számviteli dokumentumok végrehajtott speciális szoftvert, amellyel lehetővé tette a jelentős optimalizálása munkaerő Könyvelő:
- gyors visszakeresés dokumentumok és csoportosításuk;
- hozzáférés szabályozására, felhasználása és visszatérés a dokumentumok
- racionalizálása folyamatok működnek dokumentumok és levéltári iratok (tökéletes rend az archívumban).
Ezen túlmenően, a számviteli rendszer végezhet automatikus kiválasztása dokumentumok megsemmisítését (a törvény előkészítése), és a cselekmény fogadása és továbbítása esetek / dokumentumokat.
Hozzon létre egy elektronikus archívuma számviteli bizonylatok
Elektronikus archív dokumentumok nem szabad összekeverni az adatbázis elektronikus dokumentumok. Legutóbbi eredetileg elektronikus formában, és nincs papír eredetit. És az elektronikus dokumentum archív alkotják elektronikus képek szkennelt papír dokumentumokat.
Könnyű használat az elektronikus archiválási rendszer könyvelő nyilvánvaló. Ez lehetővé teszi az azonnali kezelése és ellátása a dokumentum találatokat (nyomtatás, másolás a média, küldjön egy e-mail), és azonnal a távoli hozzáférést az információkhoz.
Abban az esetben, ellenőrzések könyvelő nem költenek extra időt a megkeresés keretében válogatást, másolás és szkennelés dokumentumokat. Visszavonása esetén az eredeti dokumentumok a vállalat alkalmazottai férhetnek hozzá, hogy az elektronikus példányban, amely megtartja az üzleti folyamatok fut.
Másfelől, a szervezet vezetőjének lehetséges csökkenteni az általános költségeket, mivel a bevezetése az elektronikus archiválási növelheti az alkalmazottak termelékenységét, és szabadítson fel drága irodaterületek az összegyűjtött dokumentáció révén időben ügyek kiosztása a pusztulástól.
Válassza ki a dokumentumot a lejárt eltarthatósági elejtésére
Dokumentumok megsemmisítése az egyik legnépszerűbb szolgáltatás körében a kereskedelmi szervezetek, mert előbb vagy utóbb, mielőtt minden könyvelő felveti a kérdést: „Miért ne valami, ami képes elpusztítani teljesen legálisan?”
Tartandó irodai dokumentumok
Ha távoli dokumentumok tárolása számviteli levéltár található egy speciális archiválás cég. Az eredmény egy földrajzilag elosztott archív, abban az esetben az ellenőrzés segít nyerni a mentés ideje jut a szükséges lépéseket.
Mert könyvelő fontos az a tény, hogy abban az időben a dokumentumok off-site tárolása minden munka előkészítése és utókezelése átveheti a cég archívumában. Ugyanakkor szerezni egy példányt, vagy az eredeti dokumentum lehet igény. Bizonyos esetekben ez nem tart tovább, mint 15 perc. Nem szabad elfelejteni, hogy minden a munkálatok a lehető leghamarabb szakképzett technikusok és levéltári munka. Felelős az adatvédelmi gyakorlatát, az időzítés és a munka minősége terheli a levéltári cég.
Annak érdekében, hogy meggyőzze a menedzser, hogy szükség dokumentumok továbbítását külső tárolók, beszélni csökkenti a terheket a non-core számvitel nem elég. Ebben az esetben, abban az esetben, amikor belép a számok nyelvén.
Összehasonlítás tárolási költség 5000 mappák „Korona” (1000 archív doboz)
Vállalati dokumentumok archiválására
Off-site dokumentumok tárolása