Az ügyek átadása az archív szervezet - studopediya
Strukturális megosztottság hivatalok továbbítják a szolga kormányzati fájlt az esetek állandó, hosszú távú (10 év alatt) a tárolás és a személyzet, megfelelően összeállított alapvető szabályoknak szervezetek archívumok által jóváhagyott, a döntés az Állami Levéltárban az Igazgatóság 06.02.02,
Esetekben az ideiglenes (legfeljebb 10 éves) tárolás át a megyei levéltárak nem lehet és kell tartani feszültségingadozás-központ az irodában, titkárság vagy egyéb szolgáltatást üzleti üzem, vagy a szerkezeti egység.
Kivételes esetekben a döntés a fejét a szervezeti-CIÓ, akkor át a megyei levéltárak készletek, vagy a nómenklatúra ügyek, amely meghatározza a megyei levéltár.
Az ügyek átadása csak az üzembe készletek előírt formában.
Inventory egy listát azokról az esetekről önálló bruttó (ordinális) számozás.
Az egyes szerkezeti egység szervezi a nyilvántartást kell évente összeállított alatt módszertani útmutatás archív dolgozók.
Leltár esetben szerkezeti egységek tagjai egységes formában három példányban benyújtani az archívum a szervezet egy év befejezése után az esetek a papírmunka.
A jegyzék elkészítésekor szerkezeti egység ügyek figyelembe kell venni a következő követelményeknek:
· Miniszter tette címoldalára a leltár szerint a rendszer a rendszerezés alapján a nómenklatúra ügyek;
· Minden esetben a nyilvántartásba felvett egy külön sorszám (ha ez áll a több kötetes vagy, akkor minden egyes kötet vagy részben fel kell tüntetni a leltár egy külön szám);
· A számozás az esetek a leltár - bruttó évekig; rendelni számozás készletek szerkezeti egységek által létrehozott megállapodás az archívumban
· Inventory kell kitölteni szoros összhangban az információkat, amelyek elé a burkolatát;
· Ha egy sort a leltár esetben ugyanazzal a címmel írt teljes címe az első eset, és az összes többi homogén esetben jelzi a „azonos”, más információt az ügyek a leltárt kell tenni a teljes (minden új lap Készletcímsor veszi át teljes egészében);
· Gróf leltár a „Megjegyzések” használják, hogy bélyeg a felvételi ügyekben, különösen a fizikai állapot, hogy át esetekben egyéb üzleti egységek, utalva a szükséges jogszabály, a jelen példány, és így tovább. N.
Végén a leltár után az utolsó cikket töltött leíró összefoglaló jelentést készít, amely felsorolja (számokkal és szavakkal) az esetek száma, az első és az utolsó szám az esetek a leltárban esetekben, valamint előírják bizonyos esetekben a számozás a leltár (a rendelkezésre álló betűkkel és nem fogadott számok).
Inventory ügyek szerkezeti egység alá kell írnia a kezdeményező jelzi álláspontját, és vezető által a strukturális részlege.
On-demand levéltári szervezetek a leltár lehet összeállítani egy tartalomjegyzéket, a rövidítések listája, jelek.
Együtt a munkálatok az archívumban át regisztráljon és nyilvántartási vezérlő kártya szolgáltató intézmények (irodák, titkárság, az általános osztály, stb.) Cím kazh-Doi katalógusok szerepel a jegyzékben.
Az ügyek átadása a megyei levéltárak végezzük, mint egy nagy-szabály szerint a menetrend. által összeállított osztályvezető al-hivom (vagy a felelős személy archív), egy előre egyeztetett módon, hogy a munkaközösség-vezetők, továbbítására dokumentumokat. Menetrend által jóváhagyott a szervezet vezetőjének.
Az előkészítés során az esetek továbbjut tárolásra Head archív szervezet (felelős a fájlt) ellenőrzi a teljesség a készítmény a dokumentumok szerepelnek a leltár az elfogadás, és a minősége a kezelést.
A jelenléte esetek Leltárellenőrzés nómenklatúrájának ügyek. Ha úgy találja hiányában esetek mennyiségek vagy részeinek esetében, vezetője az archív (felelős a fájl) joga van megkövetelni az alkalmazottak megfelelő szerkezeti egység a szervezet a vizsgálatot azokban az esetekben a hiányzó vagy magyarázat a letekert állapot.
Ha volt egy okmányok elvesztése miatt tűz, árvíz vagy más baleset, meg kell kimutatást készít az esetről a képviselőinek jelenlétében a szolgáltatások (tűzoltóság, szennyvíztisztító telep, és így tovább. N.).
Amikor csak lehetséges, információt időbe, illetve munkavállalók fizetésének szereplő elveszett iratok, szükséges, hogy ki a más dokumentumokat, amelyek az ideiglenes tárolási idő.
Például információt a javadalmazási szereplő személyes beszámolók a bér esetén a veszteség lehet pótolni bérszámfejtés nyilvántartás a kibocsátása fizetés vagy más elsődleges számviteli dokumentumok, amelyek a számítás alapja a bérek, amelyek 5 évig eltartható .
Abban az esetben, az eredeti elvesztése rendelések, a személyzet megrendeléseket lehet helyettesíteni hiteles másolatát.
Abban az esetben helyrehozhatatlan veszteség ügyek alkotó megfelelő tanúsítványt, amely meghatározza a típus (faj) az elveszett dokumentumok, számuk az időszak, amelyre állították össze, az oka a veszteség.
Által aláírt igazolást vezetője szerkezeti osztály (személyzeti osztály, számviteli osztály), és képviseli vezetője az archív (felelős archív), amely beszámol a vezetője a szervezet arról, hogy mi történt az a tény, valamint javaslatokat tenni és következtetéseket a büntetés felelősök, és megteszi a szükséges intézkedéseket, hogy biztonsága érdekében a dokumentumok hosszú távú tárolása .
Az előkészítés során az esetek továbbjut a levéltár a szervezet vezetője az archív (felelős archív) is ellenőrzi a helyességét esetben összhangban jóváhagyott nómenklatúra ügyek.
Ez ellenőrzi betartását időrendi sorrendben a dokumentumok az üzleti életben.
A folyamat során a készítmény az ügyek átadása csekket minden alkalmazás a rendelések, utasításokat. Mellékletei dokumentumok időpontjától függetlenül az összeállítás csatolták közigazgatási iratokat, amelyek az általuk jóváhagyott vagy végrehajtását.
Vezetője Archives (felelős archív) is ellenőrzi, és megfelel minden a részleteket a dokumentumok, hogy át az archívumot.
Különös figyelmet kell fordítani a közigazgatási dokumentumokhoz. Ellenőrizze a rendelkezésre álló időpontok, megrendelések, számok, illő őket a leckekönyv megrendelések, valamint a jelen lévő vezetője aláírások, és ha szükséges, - a rendelkezésre álló vízumok.
Ha az ok az eredeti helyett a dokumentum másolatát tartalmazza, azt szükségszerűen kell tanúsítani.
Amikor aláírta a megfelelő példányt a script az alábbi kellékeket „Signature” letette:
- megbízhatósági az „igazi”;
- az a személy, amely tanúsítja, hogy másolja;
- dekódolása az aláírás (kezdőbetűi, név);
Megengedett, hogy igazolja egy példányt a sajtó, saját belátása szerint a szervezet.
ellenőrzések belső nyilvántartási és annak minőségét előkészítés személyes ügyeit vagy személyes ügyek ruhák elbocsátott dolgozók.
Ezen túlmenően, az előállítás során a dokumentumok ellenőrzött kialakulását esetekben a személyes beszámolók a béreket: vannak csoportosítva esetében nevek ábécésorrendben *.
A porképződés a személyes beszámolók, település lapok bér személyi szám (kód) munkavállalói szervezetek létre kell hozni egy pointert a listán (egy része, amely tartalmazza ezeket a dokumentumokat), amely felsorolja a neveket és apai (adja teljesen) a munkavállalók és azokat keresni adatok (egységek száma tárolás esetén a lapokat tároló, amelyben az adatok információt tartalmaznak alkalmazottak).
A vizsgálat során a minősége a dokumentumok elkészítése az átruházás a levéltár is ellenőrizni kell a minőségi vizsgálat értékek ügyek dokumentumokat.
Észlelése esetén a következő másolási példányszám áll rendelkezésre az eredeti dokumentumban, valamint a dokumentum tervezetét projektek azokat eltávolították, majd újra kiadta. Lemezek esetek számozása, a régi számokat húzza át a következő letette egy új számot, peresostavlyayut megbízhatósági felirattal üzleti.
Ezen kívül van jelölve, és a számozás a lapok esetében, a pontosság a biztosítási tevékenység címkék megfelelő tényleges lapok száma az ügyet, hogy a megadott adatlapot a tanú.
Ha a vizsgálat a minősége a munkálatok a kötődés bejelentés a dokumentumok megállapította, hogy bizonyos dokumentumok tartoznak - nem fogja el kötelező vagy nem tűzve, ez kell hímezni, a twist és újra szegély. Ne helyezzen nem iratokat nyújtott be, akkor is, ha a dokumentum egy lapra (kivéve lap - tanúja a helyzet).
Vezetője Archives (felelős a fájlt) ellenőrzi az érvényességét nyilvántartási ügyek kiterjed. rendelkezésre álló összes szükséges adatot: a cég neve, a neve a szerkezeti egység, az index esetekben (nómenklatúra szerinti esetek), az üzleti cím, dátum szélsőséges esetben iratok, a lapok számát az ügy, a szavatossági ideje az iratokban, archív kódot.
Ha az ügy áll több kötetek a borítóján esetben fel kell tüntetni a számuk. Lazán díszített borító ügyek kiadta újra.
Nem kevésbé fontos pontja minőségi ellenőrzést a készítmény esetek továbbjut az archívumban a szervezet, hogy ellenőrizze a összeállításához leltárt elfogadó, helyes befejezését minden gráf. A grafikonok a nyilvántartást kell kitölteni szigorú összhangban az információt, hogy hozzák azokra az esetekre. Cím egyes esetben át kell adni az archívumot, a saját független leltári szám.
Azt is ellenőrzi, a helyességét a végleges bejegyzés a leltár esetekben és megfelelő az esetek száma említett leltár, a tényleges jelenlétét.
Továbbá, a detektált fejlécek esetekben lehet a készlet a betűkkel számok összhangban a rendszer rendszerezése esetben vagy a végén a leltár szakasz. Kérésére a fejét az archív (felelős archív) szervezet a leltárt kell összeállítani egy listát a rövidítések, indexek, a tartalomjegyzék.
Minden feltárt hiányosságok az ellenőrzés során minőségi ügyek előkészítésére transzfer a levéltárak, közlik a tanszékvezető vagy személy végrehajtásáért felelős ennek a munkának, amely intézkedéseket kell hoznia, hogy megszüntesse azokat.
Összhangban az elért megállapodást a megadott napon a felelős személyek folytatott közös fogadása és továbbítása dokumentumokat a levéltár a szervezet.
Alkalmazottja a szerkezeti egység, továbbítása dokumentumokat az ügy irataiban a szervezetek.
Esetekben továbbítják az archív kötegelve vagy archívumok dobozok szerinti átvételi leltár, szoros összhangban a sorszámokat. Mindegyik csomag vagy doboz kell egy címke, amely tartalmazza a következő pontok leírását: a neve a szerkezeti egység, a leltári szám, számos esetben több kötegbe. Ha szükséges, akkor meg egy tárolási idő alatt.
Fogadása és továbbítása minden esetben tartalmazza a leltár készül a fejét az archív (felelős archív) jelenlétében alkalmazottja a szerkezeti egység, továbbítására dokumentumokat.
Váltó-vétel ládák lista szerint. és annak mindkét példányban egymás ellen osztómű hivatkozást tartalmaznak a jelenlétét.
Amikor megkapja a legértékesebb esetben ellenőrizze a lapok számát az ügyben. Ennek hiányában bármely okból az ügy áttételét az archívum, a megfelelő bejegyzést a „Megjegyzés” oszlopban leltár.
A késő-TSE leltár minden egyes esetben annak számokat és szavakat jelzi Xia ténylegesen kapott összeg az archívumban, a határidőt a vételi-ne-szappanhoz ügyek, valamint az aláírásokat a munkavállaló és a munkáltató a megyei levéltárak szerkezeti egység, át az eseteket.
Inventory elő szerkezeti megosztottság, alapjául szolgál előállítására összevont leltár ügyek a szervezet. amely előkészíti a fájlt, és amelyen a további eljárást kell tárolni véglegesen.