A dokumentumok nyilvántartásba vételének formái
A szokásos bejövő dokumentumok naplójának formája egyszerű, és ilyen oszlopokkal rendelkezhet:
A naplórendszer akkor is kényelmes, ha nagyon kevés dokumentum érkezik a szervezethez.
Jelentős munkafolyamatokkal rendelkező szervezetek esetében a nyilvántartás naplófájlja jelenleg nem alkalmazható (elavult), mivel számos jelentős hiányosság van:
• Mivel a naplóbejegyzés a dokumentumok kézhezvételének sorrendjében van, csak egy személy tud regisztrálni. Ezért nagyszámú bejegyzést követően a regisztrációs folyamat jelentős időt vesz igénybe, ami természetesen késleltetheti a dokumentummal való további munkát;
• magazinok nyilvántartási rendszer elkerülhetetlenül vezet a párhuzamos ezt a műveletet, mivel az adatok a dokumentumot ki nem csak az irodában, hanem a szerkezeti alegységek, ahol továbbítani kivitelezésével, valamint a dokumentum újra regisztrálni minden osztályon keresztül koto-rozs áthalad. Ennek eredményeként a korábbi nagy intézmények dokumentum felvett 3-5 alkalommal a különböző odds-max magazinok;
• A naplóalapú regisztrációs rendszer gyakorlatilag szinte semmilyen hivatkozási munkát nem tesz a dokumentumokhoz, hiszen amikor kronológiai okokból dokumentumokat vesz fel, legalább körülbelül meg kell ismernie a dokumentum kézhezvételének dátumát;
• Ha a naplózási rendszer lehetetlen Srokowo felett a végrehajtás dokumentumok, hiszen a dokumentumok különböző határidőket az azonosított betétek dokumentumok, a teljesítés időtartama, amely lejár op-meghatározás időpontja, szükséges, hogy az összes bejegyzés a folyóiratban. Ebben az összefüggésben az ellenőrzéseket igénylő dokumentumok esetében a szervezetek általában kiegészítõ kontrollkártyákat töltenek ki, azaz a regisztrációs művelet megkettőzött.
A regisztrációs napló rendszer ezen hiányosságai lehetővé teszik a kártya regisztrációs rendszer leküzdését. A XX. Század elején jelenik meg. és széles körben elterjedt az európai országokban. Hazánkban az 1920-as években kísérletet tettek egy kártyarendszer bevezetésére, de sajnos ez a progresszív regisztrációs formát nem lehetett szovjet intézményekben tartani. A kártyarendszert aktívan bevezették a munkába az YGSD fejlesztésével.
A kártya regisztrációs rendszer előnye a következő:
• több munkavállaló is regisztrálható egyszerre;
• a kártyák a szükséges számú példányban elkészíthetők, ezért nincs szükség a dokumentumok második nyilvántartásba vételére a szerkezeti egységekben;
• a kártyák "mobil", különböző jellemzőkkel szisztematizálhatók, és fájlkárpitokat hozhatnak létre. Így a kártya regisztrációs rendszere tájékoztatást és referencia munkát szolgáltat;
• a kártya regisztrációs rendszer lehetővé teszi, hogy azonnal átviheti a kártya egy példányát az idő kártyára a dokumentumok végrehajtásának felügyeletéhez.
A kártya regisztrációs rendszer előnyei jelentősen növelhetik az intézményi karbantartás megszervezésének szintjét az intézményben.
A kártya formája (RKK - regisztrációs és ellenőrző kártya) és a benne foglalt követelmények helyének meghatározása az intézményben történik, és rögzíthető a nyilvántartásba vételre vonatkozó utasításokban.
Az A5 (148 × 210) vagy az A6 (105 × 148) formátumú regisztrációs kártya formáját javasolhatja:
Az A5 vagy A6 formátumra rajzolva a kártya ezt a formát egy szálas papírra másolja, ha elég vastag papírt választ. A különböző nyilvántartott dokumentumcsoportokhoz különböző színű kártyákat, színsávokat használhat a felső margó mentén vagy átlósan.
Fenntartani regisztrációs kártya rendszer manuális ismételt padon kell egy keringető kártyák egy év, és legalább két bejelentés fiókok tárolására kártyák: a Srokowo con kontroll egy iratszekrény, és a referencia fájlt.
A regisztrációs regisztrációs kártya példányainak számát az intézmény határozza meg. Általában az ilyen kártyák legalább két betöltődnek. Töltse ki a kártyát, az egyiket a kártya indexbe helyezi, a másik - az információs könyvtárban, és a dokumentumot a végrehajtónak továbbítja, hogy együttműködjön vele. De gyakrabban készítenek három példányt a kártyáról. Ezek közül kettőt fájlszekrényekbe helyeznek (hivatkozás és vezérlés), és a harmadik példányt a dokumentummal együtt küldi az előadónak. Ha a referenciafájlok különböző okokból épülnek fel, például levelezők, régiók vagy kérdések, akkor növelni kell a kártyák számát, hogy a másolatok elegendőek legyenek az egyes iratszekrényekhez. Ebben az esetben a nagy intézményekben a kártya példányszámának száma öt vagy hatra nő. Természetes, hogy a nagy fájlok létrehozása és karbantartása munkaigényes munka, és csak olyan különálló intézményekben van elhelyezve, amelyek jól szervezett nyilvántartási szolgáltatással rendelkeznek. Annak érdekében, hogy megszabaduljon a nehézkes kártyáktól és megszervezze a munkaigényes információkat és referenciákat a gyakorlatban minden intézményben, lehetővé tette a számítástechnika bevezetését.
AZ ÁLLAMPOLGÁRI ÁLOK ÍRÁSBELI ÉS ORÁLIS KÖRÜLMÉNYEI
A polgári fellebbezésekkel folytatott munka a polgárok állampolgárai által benyújtott javaslatokkal, pályázatokkal és panaszokkal kapcsolatos irodai munkákra vonatkozó modellek rendelkezései alapján történik.
bibliotekar.ru/biznes-58/18.htm