Dokumentumok nyilvántartásának és tárolásának problémái a közszövetségekben - Journal Management

A közszövetségek tevékenységének jogalkotási alapja

Az irodai munka jellemzői az állami társulásokban

Dokumentumok összeállítása a közszövetségekben

Nyilvános társaságok a források megszerzése két állami levéltár a Nyizsnyij Novgorod régióban: a kincstár a állami hivatalok a Központi Levéltár Nyizsnyij Novgorod régióban (CCU TSANO), és az állam kasszájába Hivatal az Állami Közpolitikai Levéltár Nyizsnyij Novgorod régióban (CCU Gopal). Szövetsége (a továbbiakban: - GS) a Nyizsnyij Novgorod régióban felelős állami tulajdonú közintézmény Center dokumentumok tárolását és megszerzése állami levéltár (CCU TSHDKGANO).

1. A II. Fejezet szerint A közhasznú szervezetek létrehozása, átszervezése és (vagy) felszámolása:

- alkotmányos dokumentumok: a közgyűlés alapszabálya (18. cikk, 20. cikk), az alkotmányos kongresszus (konferencia) vagy az alkotmányos közgyűlés jegyzőkönyve (18., 21. cikk) jogi személyek számára - az állami nyilvántartás igazolása (18. cikk);

- a legmagasabb irányító testület - a nemzetközi, az összes orosz vagy interregionális nem kormányzati szervezet (9. cikk) szerinti strukturális felosztásának kongresszusa (konferencia) vagy a közgyűlés - az NA alapokmányban meghatározott gyakorisággal.

2. A III. Fejezet szerint A közhasznú szervezetek jogai és kötelezettségei:

Art. 27 A GS teljesítménye. a TOE tevékenységével kapcsolatos információk; ülések, gyűlések, demonstrációk, felvonulások stb. dokumentumai; a PA fő tevékenységével kapcsolatos levelezés a hatóságokkal és a helyi önkormányzattal, felsőbb szervezetekkel, szervezetekkel, állampolgárokkal; a TOE kiadásai (jogi személyek számára);

Art. 29 A nem kormányzati szervezetek felelőssége. éves jelentés a TOE vagyonának használatáról; az Egyesült Nemzetek Szervezete irányító testületeinek üléseinek jegyzőkönyvei; éves és negyedéves jelentések a CB tevékenységéről az adóhatósághoz benyújtott információk összegében (pénzügyi és gazdasági tevékenységekre vonatkozó jelentés); jelentést a pénzeszközök kiadásairól; a KB által végzett tevékenységek dokumentumait.

3. A közhasznú szervezet IV. Fejezete szerint. Egy közhasznú társaság tulajdonának kezelése:

Art. 38 A KB tevékenységének felügyelete és felügyelete: a KB irányító szerveinek szabályozási dokumentumai.

A közszövetségek irodai munkájának fő jellemzője egy kis mennyiségű dokumentumforgalom. Az OO Hivatala problémáit a TSKHDCANO SCS munkájának három fázisában mutatják be a GS-vel.

1. A TOE-t az állami levéltárak beszerzésének forrásaival foglalkozó szervezetek jegyzékébe felvett munka szakaszában azonosíthatók az OO-ban létező tevékenységek (vagy állandó tárolási dokumentumok hiánya) rendkívül hiányos dokumentációja. Ez a tényező nem teszi lehetővé a GS felvételét az állami archívum megszerzéséhez szükséges források listájába. Ebben az esetben a TOE tevékenysége nem tükröződik a dokumentációs források rendszerében a Nizhny Novgorod régió történelmének tanulmányozásához.

2. A nyilvántartás vezetésének eljárása (gyakorlata) átfogó vizsgálata és a dokumentumok nyilvános társulásban való megőrzésének biztosítása.

Gyakran előfordul, hogy a dokumentumok nem megfelelő aktuális tárolására vonatkozó tények kiderülnek, ami veszteséghez és (vagy) helyrehozhatatlan kárhoz vezethet. Tehát gyakran elveszik a jelentések és egyéb dokumentumok szövegét, amelyek az ülések és találkozók jegyzőkönyvéhez, a levélhez, a megrendelésekhez stb. Való csatoláshoz kapcsolódnak.

Így a nyilvántartásba vétel és a jelenlegi tárolás hibás számai jelentősen csökkenthetik a dokumentumok tudományos és történelmi értékét. Azonban a TOE-k többsége nem rendelkezik megfelelő tárolási feltételekkel.

3. Az állami levéltárak megszerzésének szakaszában a legégetőbb probléma a dokumentumok hiánytalanságának problémája.

A TOE többségében a következő állandó tárolási dokumentumok elhalasztására kerül sor:

- az igazgatótanács üléseinek jegyzőkönyve, a CB tagjai ülései;

- meglehetősen kis adminisztratív dokumentumok; megrendelés, megbízás a fő tevékenységre;

Pénzügyi dokumentumok tartós tárolás (mint általában, ott tárolják az igazgató vagy könyvelő GS) benyújtott pénzügyi jelentések, mérleg (vagy nyilatkozat a pénzügyi-gazdasági tevékenységet a szervezet, átváltott az egyszerűsített adórendszer), Éves jelentés a kiadási alapok. A megrendelést nem mindig mutatják be, és általában nem másolatok.

A GSO-k közül, amelyeknek van egy személyzeti táblája, vannak olyan esetek, amikor a személyzet csak elektronikus formában tárolja a dokumentumokat. A kis számú létszám (a dokumentumok személyzet miatt objektív oka lehet egy teljes évre, vagy akár több évig késleltette csak dokumentumok bér alkalmazottak) gyakran vezet az a tény, hogy a személyzet más dokumentumokat hoznak létre.

Ennek a helyzetnek két fő oka van a legtöbb nem kormányzati szervezet tevékenységének dokumentálásában.

1. Az irodai munka felelősségének átruházásának és a dokumentumok biztonságának a különálló munkavállaló általi fenntartásának lehetősége.

A kis része a TOE amelyek személyi, ez nem mindig szerepel, mint egy szabványos egység a munkavállaló közvetlenül részt vevő dokumentáló tevékenység (, dokumentum, titkár, adminisztratív asszisztens, ügyintéző), különösen a speciális szakértelmet. Ebben az esetben a TOE munkájának felelőssége az ügyvezető igazgatónak (helyettes, ügyvezető igazgató, főszakember stb.), Egyes esetekben - a PA vezetőjéhez tartozik.

A civil szervezet eljáró önkéntes alapon, nem lehet kellő figyelmet nyilvántartás vagy nincs fizikai lehetőség, a teljes dokumentáció tevékenységek miatt munkamennyiség nem csak a GS, de a fő feladat az a személy közvetlenül részt vesz a nyilvántartás - a menedzser vagy a tagok a civil szervezetek.

2. A dokumentumok aktuális és archiválási feltételeinek objektív hiánya az OO nagy részére, mivel a helyiségek nem elegendőek a helyiségek miatt, gyakori áttelepítések vagy a telephelyek teljes hiánya miatt. Ilyen esetekben a papíron és az elektronikus médiában tárolt dokumentumok (pl. Papíron és elektronikus médián) aktuális tárolása közvetlenül a TOE vezetője, néha fő munkája helyén történik, esetenként - otthon. Ez gyakran visszafordíthatatlan károkat okoz a dokumentumokhoz, vagy elveszíti őket az irodai OO áthelyezésekor vagy a vezetés megváltoztatásakor.

A leggazdagabb szempontjából az irodában a legtöbb civil szervezet - jogutód szervezeteket, amelyek léteznek, és a források megszerzése közlevéltár a szovjet korszakból (állami és kormányzati szervezetek, valamint a szakmai és kreatív szakszervezetek, egyesületek, szervezetek fogyatékosok számára, Gyermek Alap) - feltéve, hogy van teljes munkaidőben foglalkoztatottak, még akkor is, ha a személyzeti asztal titkára nincs. Az adatok TOE vezethető következő funkciókat iroda (összehasonlítva a legtöbb TOE) eredményeként régi hagyománya szervezési módszerek a közönséggel való interakció archív szolgáltatás:

- időben történő fejlesztés és koordináció a EHR CCU TSHDKGANO nómenklatúra ügyek, amely lehetővé teszi a TOE készítése és beküldése egyszerűsíteni a szerkezet a létező dokumentumok valódiságát és egyúttal a leginkább megközelítő a cél, és egy adott törvény listája;

- szerepel az együttműködési megállapodás hosszabb (összehasonlítva más GS) idővonal megyei dokumentumok tárolása (akár 15 év), amelyre, mint általában, vannak olyan feltételek - archív, felszerelt követelményeinek megfelelően a szabályzat a munka a megyei levéltárak (Moszkva 1985), vagy Egy másik, speciálisan a dokumentumok tárolására szolgáló helyiség.

Megfigyelhető, hogy az OO irodai munkájának problémái objektívek és szubjektívek.

A TSHDCPANO CGTU tevékenysége a CB irodavezetési problémáinak megoldását célozza az objektív és szubjektív nehézségek leküzdésére annak érdekében, hogy optimalizálni lehessen a PA-nak átadott dokumentumok összetételét az állami archívumok tartós tárolásához.

Állás MAS TSHDKGANO GS alapul háromoldalú megállapodás (a továbbiakban: - megállapodás) be kell vinnie az Állami Levéltár és a PA - beszerzési forrását alapján az Art. 9. § 4. tétel. 18. § (a GKU-megállapodásban a TSKDCPANO harmadik félként jár el). A szerződés tartja a kapcsolatot a törvény a civil szervezetek (a jól ismert vezetők a TOE), amely hallgat a papírmunka és tárolás (beleértve a nyilvános) dokumentumok GS és a levéltári törvényben (ismert civil szervezetek vezetői sokkal kisebb).

A szerződés arra kötelezi az OO-t, hogy az Orosz Föderáció hatályos jogszabályainak megfelelően dokumentálja tevékenységét, valamint évente vezesse be az állandó raktározás és a személyzet dokumentumait. A megállapodás meghatározza a GS dokumentumok részlegek tárolásának időtartamát is - egyenként, attól függően, hogy a PA tárolási feltételei rendelkezésre állnak-e.

Hangsúlyozni kell, hogy a munka a központi vezérlőegység TSHDKGANO kezelése munkafolyamat kérdések és dokumentumok tárolására, a TOE az eredményt átlagosan 3-5 év az éves rendszeres munkát a civil szervezetek, egyes esetekben - jóval később.