Dokumentumfunkciók
Az információ és a dokumentáció kezelésének fontossága. A közigazgatási apparátus irodai munkájának fejlesztése a modern korban.
Az információ mennyiségének óriási növekedése és az információigény nagy változása új igényeket támasztott az információs és dokumentációs szolgáltatások szervezésében a szervezetben.
Az információs és dokumentációs szolgáltatások követelményei megváltoztak. Külföldön az információs és dokumentációs források információs és dokumentációs erőforrásai - a dokumentumkezelést támogató szolgáltatás (DOW) segítségével - nevezték országunknak.
A DOW javításának fő iránya a modern körülményekhez való alkalmazkodás volt a legmodernebb számítógépes és távközlési berendezések használata, amely a dokumentumokkal való együttműködés során a hatékony információs és irányítási technológiák alapján jött létre.
Feltételek és meghatározások a vezetői dokumentáció területén.
Az "Enciklopédia az irodai munka" egy elektronikus kiadás a dokumentumkezelés támogatásáról, amelynek célja a szervezeti és adminisztratív dokumentumok bármely szakaszában felmerülő kérdések megválaszolása, az ügyek dokumentálásának és befejezésének befejezése a szervezet levéltárába.
A GOST R. 51141-98. Sz. "Irodai munkák és archiválás: Feltételek és fogalommeghatározások" szerint a nyilvántartáskezelés vagy a dokumentumkezelés olyan tevékenységi terület, amely dokumentációt és a hivatalos dokumentumokkal való munka szervezését biztosítja.
„Szellemi” és a „dokumentumfilm szoftver” (DOW) szinonimák, azonban az első - „papírmunkát” - származott Oroszország szerint a szótárak az orosz nyelv, a második felében a XVIII. és az "ügy előkészítése" és az "ügy" kifejezés kombinációjából adódóan az irányító szerv által megoldott igazságügyi vagy közigazgatási kérdést jelöli. A fogalmak változó: miután az „ügy” kezdték használni abban az értelemben „gyűjteménye dokumentumok” bármely kérdés vonatkozásában, és most az értéke mindkét értelemben - „irodai” és az „üzleti” - foglalt GOST R 51141-98 .
3. Az "információ" fogalma. A "dokumentum" fogalma.
Tájékoztatás (a latin információkból, mint az esszenciájuk, magyarázatuk, bemutatásuk, információjuk feltárása) - értelmes információ valamiről, amikor reprezentációjuk formája is információ, vagyis saját formája szerint van formázó funkciója.
A modern tudományban kétféle információt veszünk figyelembe:
§ Célkitűzés (elsődleges) információ - az anyagi tárgyak és jelenségek (folyamatok) tulajdonsága különböző állapotokat generál, amelyek kölcsönhatásokon keresztül (alapvető kölcsönhatások) átkerülnek más objektumokba, és struktúrájukba nyomulnak [1].
A dokumentum olyan anyagi hordozó, amely bármilyen formában, szövegben, hangfelvételben, képben és / vagy ezek kombinációjában rögzített információval rendelkezik, amelynek azonosítása szükséges, és időben és térben történő közcélú és tárolási célokra történő továbbításra szolgál.
Dokumentumfunkciók. A dokumentálás módjai.
A dokumentumok az alábbi funkciókat tölthetik le. amelyek hagyományos módon három tömbre vannak felosztva:
§ Információs funkció - minden dokumentum rendelkezik bizonyos információval "kapacitás" - az információ mennyisége és minősége, valamint az abban szereplő információk teljessége, optimális és releváns.
§ A menedzsment folyamatot támogató funkciók
§ Kulturális és történelmi jellegű funkciók.
A dokumentum általános funkciói:
§ Információ - az információ dokumentálásának, tárolásának és átadásának szükségessége határozza meg,
§ Kommunikációs - dokumentumok az információcsere eszközei,
A dokumentum különleges funkciói:
§ Menedzsment - benne a dokumentum a tevékenységek irányításának eszközeként működik,
§ Szervezeti - a dokumentum létrehozza vagy szabályozza a jogi kapcsolatokban résztvevők tevékenységét,
§ Jogi - a dokumentum írásbeli bizonyíték lehet és jogforrás lehet,
§ Minden kultúra - a dokumentum képes megőrizni és átadni a kulturális hagyományokat, az esztétikai normákat, a társadalomban elfogadott rítusokat,
§ Történelem - a dokumentum történelmi forrás.
§ A rögzített információk a fizikai közeg, mint egy sor karakter egy képfelvevő és továbbítására térben és időben a használata számítástechnika és a telekommunikáció tárolására és nyilvános használatra.
§ Egy formanyomtatvány elektronikus formában való előkészítésére, küldésére, fogadására vagy tárolására, mágneses lemezre, mágneses szalagra, lézerlemezre és más elektronikus hordozóra rögzítve. [1]
§ Olyan dokumentum, amelyben az információ elektronikus-digitális formában jelenik meg. [2]
§ elektronikus formában bemutatott dokumentált információ, azaz elektronikus formában történő emberi érzékelésre alkalmas formában, valamint információs és telekommunikációs hálózatokon vagy információs rendszerekben való feldolgozáson keresztül történő továbbításhoz. [3]