A dokumentumok nyilvántartásának szabályai
1. fejezet A DOKUMENTÁCIÓ SZABÁLYAI
2. fejezet AZ OKMÁNYOK OSZTÁLYOZÁSA
3. FEJEZET AZ DOKUMENTUMOK SZÖVETSÉGE ÖSSZETÉTELEZÉSI ALAPVETŐ SZABÁLYAI.
A HASZNÁLT FORRÁSOK JEGYZÉKE
1. fejezet A DOKUMENTÁCIÓ SZABÁLYAI
A GOST R 6.30-97 frissítése, amely szerint öt évig dolgozott több ezer szakember, beleértve a titkárokat is, mindig nagy esemény. Az új szabványt képzésekre, képzésekre, szemináriumokra fordítják. A szabvány az oktatási intézmények irodai vezetésének és irányításának szerves részévé válik. A bevezetett szabvány egységes követelményeket és szabályokat állapít meg a vezetői dokumentumok végrehajtására, függetlenül attól, hogy:
· Állami vagy nem állami vállalkozás;
· Milyen tevékenységet végez a vállalkozás?
· A nyilvántartás vezetése (hagyományos módon vagy a modern információs technológia alapján).
Mi új a szabványban?
Talán a legfontosabb dolog bevezetése - a szabvány követelményei ajánlottak. ahelyett, hogy kötelező lenne.
A dokumentumok részleteinek száma több volt: 30 helyett 29. A szabvány két új részletet mutatott be: az OGRN (a jogi személy fő nyilvántartási száma) és a TIN / CAT (adófizető azonosító száma / nyilvántartás oka). Kizárt a szükséges "bélyegző a dokumentumokhoz való hozzáférés korlátozására", amelyet egyéb, a végrehajtásra kötelező erejű szabályozási rendelkezések szabályoznak.
A leggyakrabban használt dokumentumok elhelyezése a dokumentummezőn most látható az adott mintán (1. ábra).
A vezérlőjel. amely korábban a dokumentum bal oldalán található, most a felső mezőre kerül. Ez sokkal kényelmesebb, mivel a dokumentumok sűrű mappákba való behelyezésével ezek a kellékek nem voltak láthatóak. Ezenkívül sok szervezet bélyegzőt adott neki a "Control" -nak, amelynek elhelyezése a bal oldalon nem volt lehetséges.
A dokumentumok méretei könnyen megjegyezhetők: a megfelelő mező legalább 10 mm-es, a többi - legalább 20 mm-es.
A címbélyegzőben a jóváhagyó dokumentum neve most a műszeres (a megrendeléssel jóváhagyott), ami természetesen sokkal logikusabb, mint korábban (név szerinti eset - a megbízás jóváhagyása).
A kozmetikai változásokat az "előadóművesként" jelölték. Most csak az előadó nevét és vezetéknevét adják meg. De a dokumentumokkal való együttműködés során, különösen a nagyszámú levelezésen keresztül, sokkal kényelmesebb, ha a név és a patronimum teljesen megjelölve, mert ez nagyban megkönnyíti az előadókkal folytatott kommunikációt, amelyet Ön nem tud, bármilyen dokumentummal kapcsolatos kérdés esetén.
A dokumentumnak a szervezeten belüli kézhezvételére vonatkozó feljegyzés helye megváltozott. Az új GOST-ban a jobb alsó sarokban található.
Minden egyéb követelmény nem változott jelentősen.
Az új szabvány megalapozottsága miatt, mivel paradox, kevés változás adható. Van egy bizonyos folytonosság és stabilitás. Összehasonlításként idézhető nemzetközi tapasztalat. A nyugati feljegyzések kezelésére vonatkozó dokumentumok elkészítésének szabályait főként 1930-ban hozták létre, és kisebb változásokkal éltek a mai napig [2].
A dokumentumok végrehajtására vonatkozó egységes szabályok végrehajtása biztosítja: a dokumentumok jogi erejét; a dokumentumok magas színvonalú és időszerű összeállítása és végrehajtása; a dokumentumok operatív keresésének megszervezése, és ezáltal hozzájárul a vállalkozás sikeréhez.
A dokumentumok elkészítésekor az alábbi követelményeket kell használni:
2. fejezet AZ OKMÁNYOK OSZTÁLYOZÁSA
Az őket tükröző tevékenységekre vonatkozó valamennyi dokumentum két nagy csoportra tagolódik:
1) Általános és adminisztratív kérdésekkel kapcsolatos dokumentumok, pl. a vállalat (szervezet) általános gazdálkodási kérdései és termelési tevékenységei. Ezeket a dokumentumokat a vállalat valamennyi részlegének alkalmazottai tehetik meg.
2) Dokumentumok a menedzsment funkciókról. Ilyen dokumentumok a pénzügyi szervezetek alkalmazottai, könyvviteli, tervezési, ellátási és marketing osztályok, egyéb funkcionális egységek [3].
A dokumentumok besorolása: névjegyek, megbízások, protokollok, aktusok, feljegyzések, szerződések stb. Ezeknek a dokumentumoknak a kialakítása egységes, de teljesen más lehet:
- - a belső (a vállalkozás alkalmazottai által összeállított dokumentumokat) és a külső (más vállalkozásoktól, szervezetektől és magánszemélyektől származó dokumentumok);
- a tartalomban - egyszerű (egy témára szentelve) és összetett (amely több kérdést is tartalmaz);
- a végrehajtás feltételei - sürgősek, egy meghatározott időre történő végrehajtást követelnek, és nem sürgősek, amelyek esetében az esedékesség időpontját nem állapították meg;
- a származás szerinti - hivatalos, a vállalkozások, szervezetek és személyes érdekeit érintő, egy adott személyhez tartozó és nyilvántartásba vettek;
- a lajstromozás típusa szerint - hiteles, másolatok, kivonatok, másolatok;
- rögzítéssel ellátott, grafikus, fotódokumentumokkal stb.
Az eredeti példány az először elkészített dokumentum aláírt és megfelelően végrehajtott példánya. A másolat az eredeti példány ismételt és teljesen pontos reprodukciója ("jegyzet" megjegyzéssel), amelyet az illetékes tisztviselő kellő időben igazol. A különleges tanúsítást igénylő hivatalos dokumentumok másolatánál a fej alá és a pecsét aláírására kötelező.
Néha a munkához nem az eredeti dokumentum másolatára van szükség, hanem egy kivonat ebből vagy az adott részből. A nyilatkozat elkészítésekor meg kell adnia, hogy melyik dokumentumból származik. A kivonat készítésének helyességét a tisztviselők aláírása és a pecsét igazolja. A vállalatok és szervezetek jogosultak kiadni a megfelelő másolatot (a "duplikált" jelzéssel), ugyanolyan jogi hatállyal, mint az eredeti, ha az eredeti dokumentum tulajdonosa elvész.
3. FEJEZET AZ DOKUMENTUMOK SZÖVEG ÖSSZEHASONLÍTÁSÁNAK ALAPVETŐ SZABÁLYAI
A dokumentum különálló információelemekből áll, amelyeket elnevezéseknek neveznek (aláírás, bélyegző, a dokumentumtípus neve, a dokumentum szövege stb.). A dokumentumban szereplő dokumentum készletei a megtervezett sorrendben a dokumentum formáját alkotják.
GOST R. 6.30 - 97 "Egységes dokumentációs rendszerek. Egységes szervezeti és adminisztratív dokumentációs rendszerek. A dokumentumok nyilvántartásba vételének követelményei "szervezeti és adminisztratív dokumentumok űrlapmintáját hozta létre, amely grafikus modell vagy egy dokumentum létrehozására szolgáló rendszer. Az elrendezési sablon meghatározza a mezők méretét, az állandó és változó követelmények helyét [4].
A GOST R. 6.30 - 97 meghatározza a szervezeti és adminisztratív dokumentumok részleteinek összetételét, azok helyét a dokumentum formáján, a követelmények nyilvántartására, a formanyomtatványokra és a gyártási eljárásra stb.
Összességében az állami szabvány 29 követelményt állapít meg. A tizenkilencedik követelmény a dokumentum szövege.
A szöveg a dokumentum fő követelménye, amely megbízható és objektív információkat tartalmaz, világosan, pontosan, semleges hangon, és ha lehetséges, röviden. A dokumentum szövegének jogi szempontból kifogástalannak kell lennie, és nem szabad lehetővé tenni a kettős értelmezést.
A dokumentumokat oroszul vagy nemzeti nyelven állítják össze az Orosz Föderáció államnyelveiről szóló jogszabályainak megfelelően.
A dokumentum szövegét táblázatban, kérdőívben, koherens szövegben lehet bemutatni.
A nagy mennyiségű dokumentumok szövegei szakaszokra, alfejezetekre és bekezdésekre vannak osztva, amelyek arab számokkal vannak számozva:
A gépírások által létrehozott dokumentumok alapvető követelményei
Ha a dokumentumot számítógépen állítják össze, akkor az ergonómiai követelmények alapján történő szövegírásnak olyan betűkészleteket kell használnia, amelyek közel állnak az írógép betűtípusához. Ajánlott a Times New Roman fontok 13, 14, 15 vagy Arial 12, 13, 14 méretekben történő használatához. A táblázatfej kisebb méretű betűkkel nyomtatható.
A dokumentum szövegét 1,2 vagy 1,5 sortávolsággal nyomtatja. Az egyes részletek közötti távolság 1,5 - 3 sortávolság. Ha egy rekesz több sorba foglal, akkor a szöveg egy intervallumban nyomtatódik. Ha a dokumentum szövege egynél több oldalt tartalmaz, akkor a másodiktól kezdve az oldalak arab számokkal vannak jelölve, pontok, kötőjelek és egyéb ikonok nélkül. Az oldalszám a felső mező közepén helyezkedik el.
A4 és A5 papírméret; megengedett - A3 és A6. A dokumentum minimális mezőméretei (mm-ben): bal -20; jobb - 10; a felső 15; alsó - 20.
A HASZNÁLT LETRERÁCIÓ JEGYZÉKE