33. A Tanács az időgazdálkodásról
Oldal 3/3
Ez az időirányító tanács 33. cikke (23-33. Számú tanács) harmadik és utolsó része,
23. Menedzsment Igazgatóság. Ahol fontos és sürgős szükség van
Az egyik eset, amely szerintem fontosnak és sürgősnek kell lennie, az elvégzett munka ellenőrzése. Nem számít, ki végezte el a munkát: alárendeltjeit, partnereit vagy más szervezeteket. Különösen fontos, hogy azonnal ellenőrizzük a kormányzati struktúrákkal való együttműködés során végzett munkát, ahol sok folyamat hosszú időt vesz igénybe.
Az a következtetés, hogy ebből a helyzetből származom: ellenőrizd az itt és most elvégzett munkát.
Egy másik példa. Egyszer meg kellett szerezni egy igazolást, amely egy hónapon belül megtörténik. Újévi ünnepek előtt volt. Amikor megkaptam a bizonyítványt, azonnal ellenőriztem a helyességet, és kiderült, hogy születésem dátumát helytelenül írta. A szervezet, ahol megkaptam az igazolást, szinte zárva volt, de ragaszkodtam ahhoz, hogy javítsam a hibát. Ellenkező esetben, ha nem azonnal ellenőriznék a munkát, egy hónapot kell várnom a tanúsítványra és még 10 napot a szilveszteri ünnepekre.
"Elgondolkodott már arról, hogy az elmúlt öt év eltelt?" - Victor Pelevin Sárga nyíl
24. Időfelügyelet. Megtanulni nemet mondani
És hogy mondjam el ne másoknak, hogy ne sértsék meg.
Az üzleti életben nem azt mondjuk, hogy ezt nem tehetjük meg, azt mondjuk, mennyibe kerül. Ie olyan zacskót hívunk, amelyről egy személy valószínűleg nem ért egyet. Ha egy személy beleegyezik egy nagy összegbe, egyszerűen megtaláljuk a vállalkozót, és jutalmazzuk.
A mindennapi életben, ha valaki kérdez valamit és elfoglalt, akkor azt mondhatja, hogy elfoglalt, és képes lesz egy órán belül beszélni. Ezzel nem sért meg senkinek. Másrészről, a környezete megszokja azt a tényt, hogy nem szabad elterelni a munkát, és a kérdés, hogy hogyan mondhatjuk, hogy nem, általában elmúlik.
Ne feledje, hogy egy kis megszakítás teljesen megzavarhatja az egész munkafolyamatot. Ne feledje, volt-e olyan, hogy fontos projektben vesz részt, majd valaki felhív egy bizonyos kérdésre vagy megközelít. Ezt követően nem emlékszel arra, hogy mit csinálsz, és időre van szükséged, hogy részt vegyen a munkában. Továbbá az agyunk úgy van rendezve, hogy könnyebben folytathat egy dolgot, mint valami újat kezdeni.
A 25. Menedzsment Igazgatóság. A SKYPE programot használjuk
A forgalmi dugók és sok ember körülményeiben túl sok időt töltünk az úton. Az interneten keresztül az ügyfelekkel és alkalmazottakkal folytatott kommunikáció időt és energiát takarít meg.
Sok barátaim is az interneten tanulnak angolul anyanyelvi beszélőkkel.
De ugyanakkor ajánlom fontos találkozók és tárgyalások megtartását.
Indítsa el a modern technológiát, és hagyja, hogy időt takarítson meg.
A 26. Menedzsment Igazgatóság. Nagyobb feladatokat végzünk az elején
Saját tapasztalataim alapján elmondhatom, hogy ha rendszerint bonyolultabb, fontosabb és sokrétűbb feladatokat végez, és kisebbeket a végén, akkor sokkal több ideje van.
Ezért a nap tervezésekor azt tanácsolom, hogy kiemelje azokat a feladatokat, amelyek több időt vesz igénybe, és először hajtsa végre azokat.
27. Időfelügyelet. Egyél a béka reggel
Ez a tanács nagyon egyszerű, de hatékony. Annak ellenére, hogy mindig javaslom olyan célok kitűzését, amelyek ösztönözni fogják Önt, és az elérésük energiával és lelkesedésével számol fel, olyan esetekben találkozik, amelyek nem hoznak semmilyen különleges élményt, de meg kell őket tenni.
Például egy fogorvoshoz (úgymond, béka) nem sok örömet okoz.
Egyél a béka reggel - a leginkább kellemetlen először. Ez segít felszabadítani a szükségtelen gondolatok fejét és minden más esetet, mint a "béka", triviálisnak tűnnek - könnyedén és örömmel teszik meg őket.
Ha tervezed a napodat, írd ki a "békáidat" a naplóban és töltsd végre őket a nap kezdetén - azonnal felgyorsulsz, amikor a célod felé haladsz.
A 28. Menedzsment Igazgatóság. Hogyan kell elvégezni az ömlesztett feladatokat vagy a legjobb módja egy elefánt elfogyasztására
Beszéljünk elefántról. Az elefánt legegyszerűbb módja az, hogy egy darabból egy darabban aprítsuk meg.
Ha nagy feladatod van, osszuk kisebbbe, és elkezd végrehajtani. Sokkal könnyebb az agyunk, hogy egy kisebb feladatra koncentráljon, mint egyszerre eloszlatni figyelmét néhány emberre. Ráadásul a tudatos tudat ebben a pillanatban egyetlen dologra koncentrálhat. Sőt, köszönjük meg magunkat, ünnepeljük minden apró feladat teljesítését - ez lehetővé teszi, hogy még többet élvezze a folyamatot, ami gyorsabbá teszi a cél elérését.
"Nem fogom lefordítani ezt a csodálatos angol közmondást, tudatosan, hogy ne veszítsem el a szépségét és a jelentését."
A 29. Menedzsment Igazgatósága. A Gantt-diagramot használjuk
Valójában a Gantt-diagram egy grafikus módja egy projekt összes feladatának megjelenítésével, végrehajtásával, időtartamával és sorrendjével együtt.
A Gantt-diagram működésének megértéséhez nézzünk egyszerű példát.
Tegyük fel, hogy házat akarsz építeni. Tegyük fel, hogy ez a folyamat a következő lépéseket tartalmazza: az alapozás, a falak építése, a tető építése, vízvezeték, elektromos, belsőépítészet.
A Gantt-diagram használatával láthatjuk, hogy mennyi ideig fog ez a folyamat. Vízszintesen van időnk. És mindegyik sor megmutatja ezt vagy azt a feladatot. Vegyük észre, hogy minden egyes feladat egy bizonyos sorrendben megy végbe: például mi nem építhetünk először egy tetőt, majd megalapozhatjuk az alapot. Másrészt több folyamat is megtörténhet egyszerre. Például kombinálhatja a villanyszerelők és a vízvezeték szerelését.
Szóval, hogyan menjünk át az építési folyamaton. Először harminc napon belül megépítjük az alapot, akkor harminc napig építjük a falakat, aztán 10 napot töltünk a tetőszerkezet építésével, tíz napi tető után fizetünk vízvezetékeket és villanyszerelőket. Ezután 20 napig a belső befejeződéssel foglalkozunk.
Valószínűleg észrevette, hogy az egyes feladatok között pár nap múlva hiányokat hagytam. Megtettem, ha a munka nem időben történik. Mindig azt javaslom, hogy a fontos dolgok közötti apró rések maradjanak, ez megóvja a torlódástól és a felhajtástól.
Mi a kényelmes a Gantt-diagramhoz?
Agyunk a képeken gondolkodik, ezért az ábrán látható projektje a legmegfelelőbb az észleléshez. Ráadásul a táblázatot felépítheti egy papírlapra, és a rögzített célok megvalósított célok.
Azt is javaslom, hogy töltsd ki a Gantt-táblázatot a legvégén. Ie először jelölje meg azt a dátumot, amelyre a projektet végre kívánja hajtani, majd tervezze meg az összes feladatot oly módon, hogy a határidőket betartsa.
Számos számítógépes program létezik, ahol hasonló diagramot hozhat létre például az OpenProject programban.
Ha van egy projekted vagy egy nagy célod, hozz létre egy Gantt-diagramot. Ez segít gyorsabb és kevésbé erőfeszítéseket elérni.
A 30. Menedzsment Igazgatóság. Azonos típusú problémákat csoportosítunk
Ez a tanácsadás nem jelenti azt, hogy hasonló (azonos típusú) feladatokat végeznénk ugyanabban az időben, de hasonló feladatokat végezünk egymás után. Hasonló feladatok olyan feladatok, amelyek egy adott készség, készség, forrás felhasználásával járnak.
Például meg kell írnunk egy levelet a partnereinknek, és el kell készíteniük egy új könyvet a Mind Manager programban. Logikus, hogy könnyebb bekapcsolni a számítógépet, elvégezni ezt a két feladatot, majd kikapcsolni, mint először elvégezni az első feladatot, majd kapcsolja ki a számítógépet, majd kapcsolja be a számítógépet, és végezze el a második feladatot. Remélem, hogy ez nem keveredhet téged.
Az agyunkat úgy terveztük meg, hogy sokkal könnyebb neki dolgozni egy meghatározott rendszeren, mint áttérni egy új viselkedési modellre. Az agyunk könnyebben folytatja, amit csinált, mint hogy valami újat kezdjen. Ezért gazdagodnak a gazdagok, és a szegények szegényebbé válnak. Ezért vannak azok, akik magukat nézik, még egészségesebbé válnak, és azok, akik nem, egyre többet nyernek. Ezért játszanak jó szokások a mi oldalunkon. Sőt, néha még több időt vesz igénybe a feladatok közötti váltás, mint végrehajtani őket. Ezért fontos, hogy a hasonló feladatokat egyetlen blokkba csoportosítsuk. Képzeld el, hogy mozaikot építesz. Mindig könnyebb összegyűjteni a kép egy részét azonos színű darabokból.
Hasonló (azonos típusú) feladatok végrehajtása egyetlen áramlásban, ne feledje, hogy még ilyen esetekben is fontos, hogy szünetet tartson a termelékenység és örömmel való munkavégzéshez.
A 31. alkalommal vezetõ tanács. Használja a felvevőt
Ez egy nagyon egyszerű, de hatékony technika. Minden nap több száz vagy akár ezer új ötlet jön hozzánk. Gyakran nem túl kényelmes leírni őket, mert sok időt vesz igénybe.
Ebben az esetben javaslom egy hangrögzítő használatát. Ez gyorsan menteni nagy mennyiségű mentális információt. Ezután kérheti a titkárnőjét vagy a személyi asszisztensét, hogy minden információt nyomtatott formátumba vagy olyan időben lefordítson Önnek, például a közlekedésben, hallgassa újra a felvételt, és írja le a legfontosabbat.
Ne feledje, mennyire hatékonyan fogja használni a szabad idejét, nem függ az anyag mennyiségétől, hanem attól, amit ma életében alkalmazni fog.
Az időgazdálkodás 32. igazgatósága. Használjuk a Pareto törvényt vagy a 80/20 elvet
A Pareto-törvényt vagy a 80/20-as elvet a Wilfredo Pareto szociológus és közgazdász nevezi el.
Ez az elv a következő: "Az erőfeszítés 20% -a hozza az eredmény 80% -át, a fennmaradó 80% -a pedig csak az eredmény 20% -a." Vagy ha ezt az elvet alkalmazza az időgazdálkodásra: az eltöltött idő 20% -a felelős az eredmény 80% -áért, az eltöltött idő fennmaradó 80% -a pedig csak az eredmény 20% -át.
Javaslom, hogy most vegyen egy lemezt és egy tollat, és írja le az egyik céljait. Alatta írja le azoknak az intézkedéseknek a 20% -át, amelyek felelősek az eredmény 80% -áért. Majd írja le az eredmények 20% -át adó cselekvések 80% -át.
A Pareto-elv alkalmazható az élet számos területén. Kezdje el alkalmazni ezt az elvet, és az eredmény 80% -át az erőfeszítésnek csak 20% -ának köszönheti.
Az időgazdálkodás 33. igazgatósága. Készíts magadnak ajándékokat és jutalmakat
Kérem, válaszolja meg a kérdést: hogyan szeretne fizetést kapni: havonta vagy kéthetente? Biztos vagyok benne, hogy a többség a második lehetőséget választotta. Olyan rendben vagyunk, hogy minél gyakrabban látjuk a munkánk gyümölcseit, annál több motivációval rendelkezünk. Tehát miért ígérjük, hogy elintézzük a bevásárlást vagy a napot csak a projekt befejezése után?
Készítsen ajándékokat és jutalmakat a projekt, célok vagy feladatok kis részei számára. Ez segít gyorsabban eljutni a célhoz, növelni a motivációját és a folyamat örömét. Ez nem csak magára, hanem alkalmazottaira is alkalmazható.
Az egyik értékesítő cégnél a munkatársak a következőket hozták fel: minden alkalommal, amikor ismételten hívtak, egy kekszet ettek, vagy kávét kortyolgatták. A menedzsment szerint ez a módszer nagyon jól működött.
Sok támogatót ismerek, hogy ajándékokat, bónuszokat és jutalmakat kell megadni a munka elvégzése előtt. Példa erre a csúcs. Próbálja ugyanazt a munkatársat a szolgáltatás végén feltenni, majd adjon neki egy tippet a szolgáltatás megkezdése előtt. Például legyen a pincér. Csináld, és látni fogod a különbséget a szolgáltatásban.
Az egyik legnagyobb amerikai vállalat vezetője az oktatásban, és nem. A felelősségteljes projekt megkezdése előtt a vállalat alkalmazottait egy elszánt üdülőhelyre vitte, mintha előzetesen feljogosította volna munkatársait. Mit gondolsz, hogy az alkalmazottak ezt követően dolgoztak?
Azt javaslom, hogy most válasszon egyet a globális célok közül, és írja fel, milyen díjakat, ajándékokat, meglepetéseket fogsz magadnak tenni a célokat.
A siker egy folyamat, nem cél. Legyen ez a folyamat kellemes és tele van meglepetésekkel, a szó jó értelemben.
Hálásak leszünk, ha megosztja ezt a cikket: