A dokumentumok nyilvántartásba vételének általános szabályai
A nyilvántartásba vételre minden olyan okmány vonatkozik, amely külön számvitelt, végrehajtást és referenciaként való felhasználást igényel, függetlenül az átvétel módjától.
Csak tájékoztató jellegű információkat kaphat, amelyek nem igényelnek választ és teljesítményt. Az intézményben listát kell készíteni azokról a dokumentumokról, amelyeket nem regisztrált az irodai vezetés, és a vezető jóváhagyja. Általában a szervezet nyilvántartási kézikönyvének melléklete, de önálló dokumentumként is kifejleszthető. Szükség esetén ezt a listát frissíteni kell.
A nem regisztrált dokumentumok általában a következőket tartalmazzák: az összes reklama levél; gratuláló levelek és táviratok; megállapodások, szemináriumok, találkozók és konferenciák programjai; nyomtatott kiadványok (könyvek, brosúrák, magazinok); "személyesen" névvel ellátott csomagok; a normatív dokumentumok másolatai, az állami szervek rendeletei és rendelései; információs anyagok.
Minden egyes, a nyilvántartott számra hivatkozó dokumentum a regisztrációs számot kapja. A bejövő dokumentumoknál nem esik egybe (lényegesen kisebb annál, mint a számlázási sorszám, amely a szervezet belépési jelzőjében szerepel).
A dokumentumokat egyszer kell regisztrálni. Az egyszeri regisztráció az irodai munka racionális beállításának egyik fő szabálya. Egy nagy intézményben a nyilvántartásba vételt a központ bejegyzi. Egy kis intézményben (cégnél) az összes dokumentumot központilag a titkár veszi nyilvántartásba. Az olyan szervezeti egységben, ahol van szervezeti egység, a dokumentumok nyilvántartása - elsősorban belsőleg - a szervezeti egységek csoportjaira decentralizálható, ahol létrehozzák és végrehajtják: a számviteli részlegben, a személyzeti osztályban, a hivatalban. Ugyanakkor a belső dokumentumokat az aláírás vagy jóváhagyás napján, a kézhezvétel napján, a beérkező dokumentumokon a beérkezés napjától kell regisztrálni.
A dokumentumokat a szervezetnek postai úton, futárszolgálat útján, vagy faxon vagy e-mailben beérkező módon fogadják el és regisztrálják. Ezért a faxkészülék, amely elfogadja a szervezet nevére szóló dokumentumokat, célszerű egy alkalmazottat létrehozni a bejövő leveleket regisztráló munkaállomás közelében.
A bejövő, kimenő és belső dokumentumokhoz külön regisztrációs regisztrációs űrlapokat kell fenntartani.
A regisztrációs folyamat során a bejövő dokumentumból a regisztrációs űrlapon általában a következő információkat írják ki:
• a beérkező regisztrációs szám, amelyet a címzett intézmény a dokumentumhoz rendelt;
• a küldő intézmény által ráruházott dokumentum regisztrációs száma;
• cím (a dokumentumról);
• az előadóművész (aki vele dolgozik);
• a végrehajtás előrehaladása (minden dokumentumátvitel és a végrehajtás eredménye rögzítve van);
• esetszám (ahol a dokumentum a végrehajtás után kerül elhelyezésre).
A dokumentum regisztrációs űrlapja nem teljesen kitöltött. Mielőtt a dokumentumot a menedzsernek áthelyezi, nincs határozat, határidő és végrehajtó. Miután áttekintette a dokumentumot a vezető által, a regisztrációs űrlapot kiegészítik - ez az információ be van írva.
Az intézménynek joga van sajátosságainak figyelembevételével kiegészíteni a nyilvántartásba vett beérkező iratokkal kapcsolatos információkat. Például a lapok számát, az alkalmazások elérhetőségét stb. Gyakran figyelembe veszik.
A dokumentumok nyilvántartása. A DOKUMENTUMOK MUNKA SZERVEZETE
A dokumentumok nyilvántartásba vétele a dokumentumok kezelésének legfontosabb szakasza, és "a dokumentum hitelesítő adatait rögzített formában határozza meg, rögzítve a tényt.
bibliotekar.ru/biznes-60/21.htm
A dokumentumok végrehajtásának ellenőrzése. A dokumentumok nyilvántartása.
A dokumentumok végrehajtásának határidejét a titkár vagy a dokumentumkezelő támogató szolgálat tartja. A kifejezés vezérlése az aktuálisra osztható.
bibliotekar.ru/biznes-60/22.htm
A MUNKA SZERVEZET DOKUMENTUMOKKAL A dokumentumok nyilvántartása és rögzítése
A dokumentumok nyilvántartása és könyvelése. A dokumentumok átadása attól a pillanattól kezdve, hogy azok megérkeztek, vagy létrejöttek a döntések végrehajtásáig, elküldésük vagy üzembe helyezésük befejezéséig.
bibliotekar.ru/biznes-58/19.htm