Hogyan kerülhetők el a megbízókkal kapcsolatos problémák?
Ne keverje össze a kiszervezést az outstaffel
Néha azok a vállalatok, amelyek outsourcing szerződést kívánnak kötni, olyan körülményeket írnak elő, amelyek jellemzőek a túlfutáshoz. És ezek különböző dolgok.
Az első esetben bizonyos funkciók teljesítményét rendelheti meg, másodszor pedig - a többiek alkalmazottainak bérbeadásával.
A hiba elkerülése: A szerződésnek világosan meg kell határoznia a témát - például meghatározhatja, hogy a kiszervezett vállalat vállalja jogi, pénzügyi és számviteli támogatási szolgáltatásokat az ügyfélszolgálatok számára. Ebben az esetben az ellenőrző szerveknek nincs oka semmiféle gyanúra.
A Munka Törvénykönyve számos kivételt ír elő. Outstaffing álló személyre szabott szolgáltatáson takarítás (mi bérleti ápolók, szakácsok, vezetők), a csere egy ideiglenesen távol munkatárs, melyet nyitva tartjuk (például abban az esetben, karbantartása saját munkatársai a szülési szabadságon), valamint idő (legfeljebb kilenc hónap) kapcsolatos munkát a termelés bővítése.
A Munka Törvénykönyve 341. cikkének (2) bekezdése szerint még mindig lehetőség van külső hallgatók, nappali tagozatos hallgatók, egyszemélyes és nagy gyermekek kiskorú gyermekeket nevelni, valamint a büntetés-végrehajtási intézményekből szabadulni.
A kiszervezés során a szerződés szabályozza a külső vállalat bizonyos szolgáltatásokkal való ellátását. Az ilyen szerződések általában nem tartalmaznak konkrét alkalmazottakat, akik dolgozni fognak. Ez egy másodlagos probléma a kiszervezéshez. Ellenkezőleg, az eltolódás esetén az adott munkavállaló megjelölése fontos feltétele a megállapodásnak.
Nyilvánvalóan írja elő a szerződés tárgyát és a nyújtott szolgáltatások mennyiségét
Ha a szerződés tárgya és a nyújtott szolgáltatások mennyisége hiányos vagy nem tisztázott, a vevő kockázata: a szerződést befejezetlennek lehet tekinteni, vagy a megbízó nem teljesítheti a természetszerűnek tűnő kötelezettségeket. Például, ha a jogi szolgáltatások nyújtásával kapcsolatos kiszervezésről szóló szerződés azt jelzi, hogy az ügyfél jogosult a polgári és munkajog területén a szerződő felekkel konzultációra, akkor a vállalkozó nem köteles tanácsot adni a büntetőügyekben.
A szerződés tárgyának nem egyértelmű meghatározása adózási problémákat okozhat az ügyfél számára. Az outsourcing-szerződés megkötéséhez kapcsolódó kockázatok egyike az ilyen jellegű szolgáltatások nyereségadó-célú költségeinek el nem ismerése. Az adótörvény 252. cikkével összhangban a költségeket az adóalany által indokolt és dokumentált költségekként ismerik el.
Hogyan lehet elkerülni a hibákat? Hogyan tehet általánosabban és pontosabban a kiszervezési szerződés tárgyát, pontosabban leírhatja a nyújtott szolgáltatásokat mind a szerződésben, mind a tanúsítvány elfogadásának igazolásában? Minél jobb, ha megteheti, annál valószínűbb, hogy az adóhivatal elismeri a kiszervezési költségeit.
A továbbított információk titkosságának biztosítása
Annak ellenére, hogy a kereskedelmi titkot képező információ törvény védi, részletesen meg kell határozni a szerződés bizalmas kezelésének feltételeit. Végül is, információs szivárgás esetén (különösen a vállalat pénzügyi mutatói, új termék vagy új technológia információi) esetén a vevő üzleti tevékenysége alá kerül.
A hibák elkerülése: A szerződésnek meg kell határoznia a kereskedelmi titoknak minősülő információjegyzéket, az eljárás kezelését, az eljárás betartásának ellenőrzését, valamint a hozzáféréssel rendelkező személyek elszámolásának módját. Szükség van továbbá a szankciók (a veszteségek kompenzálására, a büntetések megfizetésére) a bizalmas információk nyilvánosságra hozatalának eseteiben. A nyilvánosságra hozatalért való felelősséget a szolgáltatások elvégzése után meg kell őrizni.
A gyakorlatban hatékonynak bizonyult a szerződésben a szankciókra vonatkozó rendelkezés, mint a titoktartás megsértéséért való felelősség fő formája. A büntetés előnye, hogy könnyű visszaszerezni, ha a bizalmas információk felfedésének egyik ténye van. Ezért nem szükséges bizonyítani az okozott károk valós méretét (a veszteségekkel ellentétben).
Határozza meg a munka benyújtásának határidejét és a megbízó jelentési sorrendjét
Az outsourcing általában hosszú ideig tart, és az átruházott függvény gyakran az egész eredményt elérő munkák egészét feltételezi. Néhány gátlástalan vállalkozó mindent megpróbál elkerülni a közbenső szakaszokról való jelentéstételben, az információk rendelkezésre bocsátásával, vagy akár megrontásával.
Hogyan lehet elkerülni a hibákat? A végtelen "holnapi átadás" minimálisra csökkenthető, ha a szerződéses feltételekbe beleillik az egyes munkafázisok teljesítésének ütemezésével, valamint a megbízó elszámoltathatóságának sorrendjével. Ezenkívül a szerződésben részes feleknek rendszeres időközönként meg kell egyeztetniük a nyújtott szolgáltatásokat.
Ha a kiszervező kárt okozott neked, ki kell téríteni
A kinek az ügyfél nem átruházta feladatait, ő felel a vállalkozókért és az államért. Ez különösen igaz a számviteli funkciók kiszervezésénél. Például ha egy vállalat nem nyújtott be megfelelő időben adóbevallást, vagy helytelenül értékelte az adóösszeget, az adófizető felel.
A hiba elkerülése: Írja be a szerződéses feltételbe, hogy a kiszervező hibájából eredő összes veszteséget kompenzálja. Logikusan írja elő a szerződésben szereplő büntetés nagyságát (méretének ésszerűnek, figyelembe véve az érintett személyzet tevékenységével kapcsolatos esetleges kockázatokat). Ha a tényleges kár összege meghaladja a büntetés összegét, az ügyfél nagyobb összegben visszakaphatja a kártérítést.
Fedőfotó: Nguyen Huy Kham / Reuters