Az üzleti e-mailek etikettje a-tól iig
Az üzleti e-mailek etikettje az A-tól Z-ig
(a szakszervezeti eszköz segítése érdekében)
A szakszervezetek és az aktivisták gyakran különböző leveleket, címeket, kijelentéseket stb. Ezért tudom, az etikett üzleti írás szakszervezeti vezetők csak meg kell keresni a szilárd és jó hírnevét.
Az üzleti kapcsolatok sajátosságai
Ha meg szeretné tudni, hogyan kell megfelelően írni a leveleket a munkához, akkor tudnia kell, hogy az üzleti kommunikáció eltér a megszokottól. Mint minden más, magában foglalja az egymás közötti információcserét, interakciót és észlelést. De az üzleti kommunikáció fő jellemzője, hogy gyakorlatilag nincs benne személyes összetevő. Például, a munkahelyen vagy bármely állami szervezetben gyakorlatilag nem mutatnak semmiféle sajátos sajátosságot a számunkra: ne viccel, ne kiabálj, ne táncolj stb. Éppen ellenkezőleg, egy nyugodt, udvarias és üzletember maszkjára helyeztük, akit nem tud áttörni.
Az üzleti kommunikációban az érzelem nem a hely. Egyik vezetője vagy munkatársa sem örülne, ha hirtelen sírni vagy ugrálni kezd az örömért. Nem, persze, maga nem robot, de valami köze hozzá. Legalábbis elkerülheted a fényes és mély érzéseket.
Az üzleti kommunikáció másik jellemzője - nem lehet leállítani, amikor azt szeretné. Vagyis a normális életben ez akkor is megtörténik, ha például anyósoddal vagy szüleiddel beszélsz. De a szakmai szférában nem lehet teljesen elhagyni, ha egy szervezet alkalmazottja, a szakszervezet tagjai kérdeznek vagy kérnek valamit. Azt is, hogy figyelmen kívül hagyja a leveleket, nyilatkozatokat, címeket, üzeneteket és felhívásokat - fennáll annak a veszélye, hogy ezt a személyt a szakszervezet tagjaként "elveszítik".
Az üzleti kommunikációnak mindig van célja. Ha a baráti konyhában csak csevegni fog (bár ennek is megvannak a saját szükségletei), akkor a munkahelyén bizonyos emberekkel találkozik, meglehetősen világos ötlettel. Ez lehet a probléma megvitatása, a szervezet munkájának megtervezése vagy valami más. Ennek megfelelően ez a funkció az üzleti kommunikáció természetét alkotja: érett, "száraz", gyors, világos és lírai dimenzió nélkül. Legalábbis ez a helyzet a legtöbb helyzetben.
Egy üzleti levél általános etikettje
Természetesen az írott nyelv nagyon különbözik a verbális: ott nem lehet intonáció díszítéssel. És a szabályokat az etikett ebben az esetben sokkal - legalábbis úgy tűnik abban a pillanatban, amikor úgy dönt, hogy írjon egy papírt.
Azonban a hagyományos leveleket egyre inkább nem levélküldésre használják, hanem szerződések és egyéb üzleti iratok küldésére. A kommunikáció az e-mail levelezés iránt érzett. Egyébként azokban az esetekben, amikor gyorsan meg kell oldanunk egy kérdést, és helyénvaló, az egyes megismételt üzenetek címét és üdvözlését el lehet hagyni. De az első betű egy vagy másik formában olyan tervvel kezdődik, mint: "Jó napot, kedves Ivan Ivanovich".
Az írástudás (különösen az üzleti életben) az írástudás különösen fontos. Ha csak egy emberrel beszélsz, elegendő csak elkerülni a szándékos beszédhibákat és alapokat, helyesen beállítva a stresszt. Ugyanazon a levélen nyilvánvalóvá válik az orosz nyelv ismereteinek hiánya. Ezért, ha nem érzed magad a saját írástudásodban, a levél elküldése előtt jobb, ha újra megnézed a nyelvtani hibákat. Ne felejtsd el a mondat elejét nagybetűvel írni, és gondoskodni az írásjelekről, mert nélküle nagyon nehéz megérteni az üzenet jelentését. A szöveg felépítéséhez kihagyásokat és pontokat használjon.
A kommunikáció stílusáról szólva ne felejtsük el, hogy a levélnek először "olvashatónak" kell lennie. Vagyis ajánlatos elkerülni a bonyolult többszintű struktúrákat és extra szavakat (kivéve, ha ügyvéd vagy, ha a levelezésben szükséges). Az üzleti levelezés nyelve, a megszokottól eltérően, gyakran bővelkedik a szakmai zsargonnal és klisékkel - ez az etikett normája.
Az üzleti levelezés évei
Már írtunk az általános levelezésről szóló általános etikettről. Van azonban több árnyalat is, amelynek leírása nem egy külön cikk, hanem egy egész könyv méltósága. Speciálisan választottuk az üzleti levél legkedveltebb és legaktuálisabb jellemzőit. Javasoljuk, hogy megismerkedjen velük.
Az üzleti levél felépítése
Mint minden máshoz, az üzleti levélnek saját világos szerkezete van. Csak akkor, ha a szokásos esetben nagymértékben változik esettől függően, és a vágytól függően, akkor a szolgáltatási üzenetben meglehetősen szigorú szabályok vannak az íráshoz. Ugyanakkor egyetlen szabvány sem létezik, amelyen a legtöbb levél elkészül - általában minden szervezetben normák vannak. Mindazonáltal felhívjuk figyelmüket a legáltalánosabb alapelvek kidolgozására egy elektronikus üzleti levél kidolgozásában, amely az esetek kilencven százalékában releváns lesz.
1. "Hat" betű, amely megfelel a vállalati stílusnak
Ne feledje, beszéltünk arról, hogy minden egyes szilárd szervezetnek szüksége van saját márkájú papírokkal? Ugyanez vonatkozik az e-mailekre is. Ha még nincs meg, akkor próbálja meg fejleszteni, majd az üzenetek szilárdabbnak tűnnek.
A szokásos társalgási beszédekkel ellentétben az üzleti betűk nem használnak közvetlen beszédmódszert. Az utolsó mondat a tisztelet és udvariasság kifejezése. Például "őszintén a tiéd", "a legjobb kívánságaival", "tisztelettel", "hálásan előre a válaszért" stb.
5. Személyes aláírás
Mint már láttuk, az üzleti levelek szinte teljesen felépülnek mindenféle beszédbélyegre vagy klisékre - olyan stabil kifejezésekre, amelyek ezt vagy ezt a jelenséget bizonyítják. Nagyon hasznos, ha egy "malacka bank" áll rendelkezésedre ezeknek a képleteknek, amelyek egymáshoz kapcsolódhatnak és hosszú üzeneteket írhatnak félig automata módban. A kötelező üdvözlésről korábban írtunk, ezért forduljunk kevésbé gyakori, de ugyanilyen fontos gondolatokhoz.
A sajnálat kifejezése: "sajnáljuk, hogy tájékoztatjuk Önt.", "Sajnos nincs esélyünk arra, hogy egyetértsünk.", "Sajnos találkoztunk.";
Dicséret: "Köszönjük.", "Hadd fejezzem ki magam.", "Tekintettel a hatalmas hozzájárulására.", "Köszönöm.";
Meghívó, és hangsúlyozta a pozitív érzelmek: „Mi lenne, szívesen, hogy megkapja.” „Kérem, fogadja el meghívásunkat, és reméljük, hogy van ideje.” „Nagy örömünkre szolgál, hogy felajánlja.” „Örülök, hogy hívja meg Önt. „
Végső mondatok: "Reménykedünk a további együttműködésben", "Örömmel várjuk öntől az új ötleteket", "Bízunk benne, hogy a közeljövőben megoldani fogják a problémát", "Sikereket kívánunk";
Az e-mailekre adott válasz időzítése
Általánosságban az üzleti kommunikáció etikettjének normái szerint a válasz nem késhet több mint két napig. Ha több időre van szüksége, akkor értesítenie kell partnereit levelezéssel. És természetesen ne felejtsük el, hogy a válasz az összes betűre vonatkozik (kivéve a nyilvánvaló spameket), ez garantálja az üzleti hírnevét.
Bármely normát feltételez egyfajta társadalmi megállapodás, amely megkönnyíti a résztvevők kommunikációban való kölcsönhatását. De ezeknek a szabályoknak a tudatlansága sok problémát okozhat a partnereknek levelezéssel. Ezért nyomtassa ki ezt a cikket, és tegye le a monitort - és hamarosan minden általunk kifejtett normák magukba fognak beléptetni önmagunkat, és nem okoznak kellemetlenséget.