Az e-mailek kezelése a modern üzleti világban # rekordkezelés #ad #ecmj
Randolph A. Cannes, Barclay T. Blair
Jelentés az AssociationAIM és a KahnConsultingInc tanácsadó cég által kapott adatokról.
Kutatás az e-mail kezelési politikák és módszerek területén.
Az Információs és Képfeldolgozó Szövetség (AIIM) iparági áttekintése az ipar legfontosabb tendenciáit tükrözi, az AIIM közösség végfelhasználói felmérési adatai alapján. A felmérés során az AIIM és a KahnConsulting, Inc. tanácsadó cég megbízható válaszokat kaptak a később feldolgozott kérdésekre. A beérkezett adatokról szóló jelentést emésztés formájában alakították ki, amely a felmérés idején az ágazat helyzetéről gondoskodik. Ez a tanulmány és az érintett iparági felülvizsgálat egy sor különálló témakör. A kutatási témák meglehetősen keskenyek és különbözőek minden alkalommal. Az egyes jelentések mellékletében rendelkezésre állnak a nyers adatok táblázata.
A vizsgálat fő eredményei
A spam, a megnövekedett kötetek és a biztonsági problémák súlyossága ellenére az e-mailek népszerűsége tovább növekszik. A megkérdezett szervezetek mindegyike e-mailt használ termelési célokra, és 78% -uk általában a termelékenység növelésére szolgáló eszközként tekint meg, kézzelfogható gazdasági hatást gyakorolva.
Felhasználási területek az üzleti életben. A szervezetek az elektronikus levelezést aktívan fogadták el a bizalmas és különösen fontos üzleti folyamatok végrehajtására és a tranzakciók befejezésére. Például a válaszadók 93% -a válaszol az ügyfelek kérésére, 84% -uk megvitatja az üzleti stratégiát, 71% szerződéses tárgyalásokat, 69% váltóbeszedést és fizetési bizonylatot, 44% hivatalos levelezést tart fenn.
Jogi vákuum. Mintegy RGANIZATION új üzleti technológiák: e-mail (100%), az üzenetek segítségével a mobil kommunikáció (59%), a vezeték nélküli PDA-k (81%), az online fórumokon (71%), peer-to-peer fájlcserélő hálózatok (51%). Mindazonáltal a legtöbb szervezetnek nincsenek világos stratégiái az ilyen technológiák kezelésére és ellenőrzésére. Például a szervezetek mindössze 22% -ában hivatalosan jóváhagyott fájlcsere-politika létezik.
Az információ megőrzésével kapcsolatos problémák elhanyagolása. Az elektronikus üzenetek megfelelő kezelésének és tárolásának szükségességének megértése ellenére a legtöbb szervezetben még mindig nincs írásos utasítás. Például a válaszadók 60% -ában nincs hivatalos szabályzat, amely meghatározza az elektronikus levelezés tárolására szolgáló eljárást. A legtöbb szervezetnél a munkavállalóknak nincs elképzelésük arról, hogy hol, hogyan és kinek tárolják az elektronikus leveleket.
A tanulmányról
Ezen munkában részt vett több mint 1000 válaszadó az Egyesült Államok számos részéről, amelyek számos iparágat képviseltek. A válaszadókat meglehetősen egyenletesen oszlanak el a fő ágak a elsősorban bemutatták gyártási és mérnöki (12%), a banki, pénzügyi és biztosítási (16%), valamint a kormányzati szervek és a közművek (24%). A vizsgálatban viszonylag kis és nagyvállalatok, mintegy fele a válaszadók utal, hogy a szervezetek száma legalább 1000 főt, míg a másik fele egy cég a személyzet több mint 1000 embert. A tanulmányban szereplő résztvevők eléggé széles körűen és teljes körűen mutatják be a tanulmány statisztikai jelentőségét és hasznosságát.
Közelmúltban elfogadott törvényeket, hogy biztosítsák az elektronikus dokumentumok és digitális aláírás, például a szövetségi „Törvény a digitális aláírás» (E-SIGNAct) vagy a törvény az állami szinten „Egy törvény az elektronikus tranzakciók» (UniformElectronicTransactionsAct), akkor valahogy befolyásolják a helyzetet. Például a szervezetek 71% -a e-mailt használ szerződés és megállapodás tárgyalására, 69% deviza számlákat, specifikációkat és fizetési dokumentumokat. Szinte az összes válaszadó (93%) használja az e-mailt, mint kommunikációs eszközt az ügyfelekkel. Az e-mailek használata a szervezetek számára jelentőséggel bíró információk továbbításához elegendőnek bizonyul a digitális tér kényelmét illetően. És ez a kényelem érzését nemcsak a kereskedelmi szervezetek, hanem egyre több szabályozó testület és állami struktúra is érzékeli. A tanulmány eredményei azt mutatják, hogy a válaszadók 38% -a használja az e-mail, hogy kommunikáljon a szabályozó hatóságokkal, és 44% -a használja, hogy végezzen a hivatalos levelezés.
Összefoglalva a fentieket, megjegyezzük, hogy a szervezetek rendszeresen használják az e-maileket tevékenységük során.
A tanulmány eredményei azt is mutatják, hogy annak ellenére, hogy a szervezet, és szívesebben folytatják tevékenységüket, a digitális környezetben, sokan még mindig nem jött az ötlet, hogy meg kell befektetni a hardver és a szoftver fenntartani a megfelelő a digitális információ kezelése és tárolása. Például csak 35% -a szervezetek egy dedikált mentési rendszer kifejezetten tárolni az e-maileket, és még kevesebben (23%) használja (RMS) dokumentumkezelő rendszer, 34% -a használja dokumentumkezelő rendszer (az EDR), és 40% - elektronikus és tároló szoftver mailben. Nyilvánvaló, hogy az elektronikus levelezés és az egyéb digitális információk megfelelő megtartása sokkal nehezebb, ha nem rendelkezik megfelelő technológiai támogatással.
Ugyanígy, annak ellenére, hogy a szervezetek már használt e-mail kommunikáció fontos információkat, beleértve a személyes és bizalmas információkat és üzleti titkokat, csak kevesebb, mint felük befektetett titkosítási technológia. Ez arra utal, hogy a kényelmes használat érdekében az e-mail, hogy megoldja a problémákat, amelyek a szervezet, az eredmény több ismeretséget a technológia, mint az eredmény a beruházások biztonságát. Számos szervezet már sikerült túlélni az összeomlás az illúzió a biztonság, ha nem titkosított e-maileket magukat idegenek kezébe, és az üzleti titkok nyilvánosságra hozták, vagy például, nyilvánosságra bizalmas információt ügyfelek.
A politika hiánya
Mégis, annak ellenére, hogy a legtöbb megkérdezett szervezetnél a munkavállalóknak engedélyezniük kell ezeket a technológiákat, megfelelő adminisztratív ellenőrzést, és a megfelelő biztonsági intézkedések gyakran nem állnak rendelkezésre. Például, míg a szervezetek 59% -ának alkalmazottai joga van használni a hírelosztási rendszert munkájuk során, a szervezetek mindössze 17% -a rendelkezik olyan jóváhagyott politikával, amely szabályozza ennek a technológiának a használatát. Szinte ugyanabban a helyzetben, és a vezeték nélküli kézi készülékek, például PDA-k és tablet PC-k, ahol a az ilyen eszközök használata lehet a 81% szervezetek, de csak 28% -uk rendelkezik jóváhagyott politikát azok használatát.
Az ilyen technológiák alkalmazása megfelelő jogi keret nélkül nagy probléma. A szabályok hiánya biztonsági kockázatot jelent, és az információ megőrzésével kapcsolatos problémákat okoz, továbbá lehetővé teszi a digitális technológiák felhasználását a szervezet érdekeitől eltérő célokra.
De nehéz, hogy ugyanazt a logikát hírek rendszerek (a 59%, és csak 17% Irányelveket), vagy a fájlok átvitelét FTP-n keresztül (ehhez 82% és 35% -uk egy jóváhagyott politika), mert mindkét technológia ismert, és széles körben használják évek . Számos szervezet számára a válasz egyszerű lehet (és mégis potenciálisan veszélyes): soha nem volt probléma ezen a területen, ezért nincs szükség semmilyen ellenőrzésre.
Ügyeljen a megőrzésre
"Minden e-mail felhasználó ezt sok tekintetben önállóan határozza meg. Ezt a részlegem, vezetőjeként teszem "- mondja a 39. válaszadó.
"Két évvel ezelőtt készítettem e-mail használatára és tárolására vonatkozó politikát, és még mindig azt gondolom, hogy a vezetőség figyelembe veszi" - mondja a 175. válaszadó.
Másrészt, annak ellenére, hogy a legtöbb szervezet a megnövekedett jogi jelentősége az e-mailek (hála a Sarbanes-Oxley törvénynek való megfelelést, a perek, stb) is megváltoztatja álláspontját, a menedzsment, a válaszadók 60% -a nincs formális politika tárolási területét. A szervezetek 54% -a pedig egyáltalán nem magyarázza meg a munkavállalókat, hol, hogyan és kinek kell az elektronikus üzenetek tárolását végrehajtani. Nem meglepő, hogy mintegy kétharmada a válaszadók úgy érezték, hogy a szervezetek nem akadályozza meg az új politikák és képzési használatára az e-mail és üzenet tárolására.
És még ha a szervezetek is megtartják az e-mail üzeneteket, csak 37% -uk teszi ezt tartalmuk alapján. Ahogy a fenti idézet a válaszadók, a fennmaradó szervezetek segítségével „zagyvalék” a különböző technológiák, különösen a 31% -a szervezetek elektronikus üzenet megőrzési idő nincs megadva, 26% -a levéltároló legalább 120 napig. A szervezetek 67% -a határozza meg a postafiók maximális mennyiségét, ami valójában határidőt hoz létre a levelezés tárolására.
Átmeneti időszak
Számos szervezet átmeneti időszakot tapasztal az e-mail és hasonló technológiák kezelésében és használatában. A Sarbanes-Oxley törvény és a széles körben nyilvánosságra hozott csődtörvények és mulasztások a médiában (például Andersen / Enron) vonzotta a szervezetek figyelmét. 40% -uk az e-mail tárolására és kezelésére vonatkozó jelenlegi politikák (vagy tervek szerint) folyamatos ellenőrzésének oka. Mások (30%), hogy ilyen lépést kényszerítettek bírósági eljárások, károk, vírusok, kényszerített leállás a rendszer vagy más saját negatív tapasztalat. Végül 47% -nak nevezték annak okait, hogy felül kell vizsgálni az elektronikus levelezéssel való munkavégzés módszereinek növekedését a szervezeten belül.
Azok a módok, ahogyan a szervezetek megpróbálják megváltoztatni az aktuális helyzetet, mindenki számára különbözőek. A jó hír az, hogy a megkérdezettek többsége (68%) úgy látja, hogy az új szakpolitikák létrehozása az üzleti szféra aktuális realitásaihoz szükséges legfontosabb lehetséges változásoknak számít. Ráadásul a legtöbb szervezet (64%) szintén intézkedéseket hozott (vagy tervez), hogy megerõsítse postai rendszereik biztonságát. A rossz hír az, hogy nincs egyértelmű megértés a szervezetekben, hol vannak az e-mail kezelésével kapcsolatos problémák gyökerei. Például, míg néhányan szükségesnek tartják a lehető legtöbb üzenet tárolását (25%), nagyobb számú (31%) biztos abban, hogy annál kevesebb e-mail tárolódik, annál jobb. És mégis mások úgy vélik, hogy egy előrelépés hosszabb ideig tartja a leveleket.
Nyilvánvaló, hogy a képzésnek fontos szerepet kell játszania ebben az átmeneti időszakban. A legtöbb válaszadó úgy véli, hogy a szükséges képzés segít a szervezet, és 46% -a szervezetek tavaly tartott képzést alkalmazásáról szóló politika, ami azt jelzi a bizalmat a többség (67%) mellett a képzési módszerek az e-mail és tárolja az üzeneteket.
A problémák ellenére az üzleti világ pozitívan értékeli az e-mailt
Annak ellenére, hogy aggodalomra ad okot a biztonság, az egyre növekvő elektronikus üzenetek és a spam, a szervezetek túlnyomó többsége még mindig érzékeli az e-maileket. A felmérés szerint a szervezetek 74% -a úgy tekinti, mint a termelékenység növelésének eszközét, és nyilvánvaló előnyhöz juttatja a szervezetet. Csak a válaszadók kevesebb mint 1% -a látja az e-mailben eltöltött idő elvesztését, és úgy véli, hogy több árt, mint a jó.
És ez igaz, még akkor is, ha a munkavállalók napjaik jelentős részét e-mailen dolgoznak. Az e-mail felhasználók 65 százaléka tölti az idejük legalább egynegyedét, dolgozik rajta, írja és küldi leveleket, valamint más műveleteket hajt végre a postaládával, és 25 százalék a munkanap több mint felét adja. És nem meglepő, hogy ez sok időt vesz igénybe, hiszen a válaszadók 83% -a naponta legalább 20 üzenetet kap, és 26% -60 vagy többet.
Ez nem jelenti azt, hogy az e-mailekkel való munka nem okoz problémát. Az e-mail felhasználók egyszerűen "megszerették" a spameket (és egyes esetekben a küzdelem eszközeit), és a szervezetek mintegy 15% -a elégedetlenséget fejezett ki a nem kívánt elektronikus üzenetekkel kapcsolatban. Az egyik válaszadó megjegyezte: "A spamszűrünk annyira beavatkozik, amennyire segít", a másik pedig azt mondta, hogy "a spam csak a termelékenységet elfogyasztja".
A Nemzetközi AIIM Egyesületről
# 9679; A piaci szereplők képzése. Az ECM-megoldások nemzetközi piacának bővítése. Oktatási programok és információs szolgáltatások biztosítása a felhasználók számára a tájékozott és hatékony technológiai megoldások és a beszállítók számára - a felhasználók igényeinek és igényeinek jobb megértése.
# 9679; A kötelékek fejlesztése. A fióktelepek, a programok és az internetes erőforrások hálózatának segítségével lehetőség nyílik az ECM-megoldások, valamint a felhasználók, a beszállítók és az értékesítési szereplők közötti interakcióra és kommunikációra irányuló globális felhasználói bázis bővítéséhez.
# 9679; A Szövetség érdekképviseleti döntései. Erősségeinek és stratégiai partnerkapcsolatainak felhasználásával a Szövetség törekszik arra, hogy a legfontosabb szabványosítási szervezetek, a média és a kormányzati tisztviselők számára fontos döntéseket hozó vállalati tartalomkezelő ipar globális szócsöve legyen. Az AIIM Egyesület sok lehetőséget kínál. Ajánljuk, hogy látogasson el a www.aiim.org Egyesület honlapjára.