A projektmenedzsment fontossága
A1 A projektmenedzsment fontossága
A projektek késedelmesen befejeződtek, költségvetési túllépéssel vagy eltéréssel a vevői igényektől
A projektmenedzserek kevéssé szabványosított eljárásokat és technikákat alkalmaznak, következetlenül alkalmazva őket
A projektmenedzsment "reaktív", és nem tekinthető olyan foglalkozásnak, amely további előnyöket nyújt
A proaktív projektmenedzsmenthez szükséges idő nem szerepel a munkatervben, ezért az általános költségeknek számít
A projektek "sikeresek" a tervezés és a menedzsment hiányosságai ellenére, amelyeket az állandó stressz és az előadóművészek kívüli munkája ellensúlyoz.
A projektmenedzsment jó fegyelem az egyetlen módja ennek a hiányosságnak a leküzdésére. A jó projektmenedzsment készségek önmagában nem jelenti azt, hogy nem lesz gondja. Ez nem jelenti azt, hogy a kockázatok el fognak menni, és nem fogsz meglepetéseket okozni. A projektmenedzsment valódi értéke, hogy normál folyamatokkal rendelkezik, hogy megbirkózzon minden meglepetéssel.
A projektmenedzsment folyamatait és technikáit az erőforrások összehangolására használják a kiszámítható eredmények elérése érdekében. Ugyanakkor tisztában kell lenni azzal is, hogy a projektmenedzsment nem pontos tudomány, és soha nem garantálja a sikert. Mivel sok ember és körülmény gyakran részt vesz egy projektben, mindig vannak bonyolultságok és bizonytalanságok, amelyeket nem lehet teljes mértékben ellenőrizni.
A projekt menedzsment egy olyan tudomány része, amely a sikeres projektek sikerének elérését célzó, bizonyított és megismételhető folyamatokra és technikákra vonatkozik. Ő is művészet, mert magában foglalja a vezetést és az emberekkel való kapcsolatot, és ennek megfelelően megköveteli a projektmenedzser számára, hogy intuitív készségeket használjon olyan helyzetekben, amelyek teljesen egyediek az egyes projektekhez. A jó projektmenedzsment módszertan megközelítéseket, folyamatokat, eljárásokat és technikákat biztosít az emberek kezelésére és munkaterhelésére. A jó módszertan növeli a sikeres esélyeket, és ezért értéket képvisel a szervezetnek, a projektnek és a projektmenedzsernek.
A projektmenedzsment fontossága a következőképpen határozható meg: A projekt proaktív irányításához időt és energiát igényel. Költségüket a projekt során többször kompenzálják:
A projekt gyorsabb és gazdaságosabb megvalósítása. A közös módszertan egyik legnagyobb előnye az újrafelhasználás lehetősége. Az egyszer már kidolgozott folyamatok, eljárások és sablonok felhasználhatók (esetleg kisebb módosításokkal) minden jövőbeni projektben. Ez a projekt megkezdéséhez szükséges idő csökkentéséhez, a projektcsapat tagjainak "begyűjtésének" felgyorsításához és jelentős időmegtakarításokhoz vezet, mivel nincs szükség arra, hogy a projektek folyamatát és sablonjait minden projektben újra meg kelljen kezdeni.
A munkaerő-megtakarítás és a projekt hatóköre aktív irányításával járó költségek. Számos projektnek van egy nehéz kezelhető volumene, ami további munkaerőköltségekhez és nagyobb költségekhez vezet. A legjobb projektmenedzsment-folyamatok használata hatékonyabb kötetgazdálkodást eredményez.
A legjobb eredmények, a "megfelelő" az első alkalommal, köszönhetően a magas színvonalú tervezés. Számos projekt probléma merül fel az ügyfél elvárásai és a projektcsapat közötti eltérések miatt. A módszertan használata jobb projekttervezéshez vezet, amely a projektcsapatnak és a szponzoroknak a lehetőséget biztosítja, hogy egyetértsen a projekt fő termékeivel.
A problémák gyorsabb megoldása. Egyes projektcsoportok túl sok időt és energiát töltenek be a problémákkal, mert nem tudják, hogyan kell elkezdeni a megoldást. A proaktív problémamegoldási folyamat segítségével a lehető leggyorsabban megoldhatja a problémákat.
Lehetővé teszi a jövőbeli kockázatokat a problémák előfordulása előtt. A TenStep magában foglalja a kockázatok azonosítására és kezelésére szolgáló folyamatokat. A minőségi kockázatkezelési folyamatok arra vezetnek, hogy a jövőbeni problémák azonosítása és megszüntetése, mielőtt valóban problémává válnának.
Hatékonyabb kommunikáció és várakozáskezelés az ügyfelek, a projektcsapat tagjai és az érdekeltek között. Számos projektprobléma kizárható az aktív multilaterális kommunikációval. Ezenkívül a projektben felmerülő konfliktusok sokaságát nem a konkrét problémák okozzák, hanem a félreértések és meglepetések. A TenStep módszertan a megelőző formális és informális kommunikációra összpontosít, amelyek a meglepetések számának csökkenéséhez vezettek.
Kiváló minőségű termék létrehozása először. A TenStep tartalmaz minőségi menedzsment folyamatokat, és segít a csapatnak az ügyfelek igényeinek minőségi megértésében. Miután megállapította ezeket az igényeket, a csapat alkalmazhatja a minőségellenőrzési és minőségbiztosítási technikákat, hogy megfeleljen az ügyfél elvárásainak.
Javított pénzügyi gazdálkodás. Ez a projekt jobb meghatározásának, jobb értékelésnek, jobb költségvetés-tervezésnek és a költségvetéshez viszonyított tényleges költségek jobb nyomon követésének eredménye. Mindez elkerülhetetlenül jobb pénzügyi kiszámíthatóságot és kezelhetőséget eredményez.
A "rossz" projektek korábban megállt. A "rossz" projektek azok, amelyek a jövedelmezőség szempontjából már nem értelmezhetők. A projekt a költség / eredmény arány jó prognózisával kezdődhet. Mindazonáltal ha a projekt késik és meghaladja a költségvetést, akkor elérheti azt a küszöböt, amelyen túl az üzleti indokolás már nem megfelelő. A hatékony projektmenedzsment lehetővé teszi, hogy egy hasonló helyzetet előre láthasson, így lehetősége lesz arra, hogy a legjobb döntést hozza egy ilyen projekt átütemezéséről vagy befejezéséről.
Nagyobb támaszkodás a mérésekre és a bizonyítékokon alapuló döntéshozatalra. A TenStep folyamat egyik legkifinomultabb aspektusa, hogy olyan útmutatást nyújt, amely megkönnyíti a metrikák (mérések) gyűjtését. A mérőszámok olyan objektív információkat szolgáltatnak, amelyek segítségével megbízhatóan meghatározhatja, mennyire hatékonyan és hatékonyan működik a csapatod, és értékeli a szolgáltatott eredmények minőségét is. Ezenkívül a mutatók megadják a szükséges következtetések meghozatalához szükséges információkat: az adminisztratív műveletek sikeresek voltak vagy sem.
Javuló munkakörnyezet. Ha sikeresebb a projekted, további, a csapatoddal kapcsolatos immateriális előnyöket találsz. Ügyfelei jobban részt vesznek a projektben, és a projektcsapat nagyobb érdeklődést mutat. Az erkölcsi szellem magasabb lesz, és a projektcsapatnak professzionális és önbecsülési érzése lesz. Ennek értelme van. A problémás projektekben dolgozó emberek általában boldogtalanok, míg a sikeres projektekben részt vevők épp ellenkezőleg, jól érzik magukat, és még jobbá teszik a munkát.
Azok az emberek, akik panaszkodnak, hogy a projekt menedzsmentje túl nagy, ne feledkezzen meg a fontos pillanatról. Minden projektet egy vagy több módon kezelnek. Az egyetlen kérdés az, hogy mennyire hatékonyan kezelik őket. Például:
A projektnek szembe kell néznie a problémákkal. Proaktív módon akarja megszüntetni őket, vagy foglalkozik velük az út mentén?Minőséget szeretne létrehozni a projekt eredményeinek létrehozásakor, vagy később kijavítja a hibákat és a problémákat, ha sokkal több költségre van szüksége?
?A php tartalmaz ($ _SERVER ["DOCUMENT_ROOT"]. "/ vstavki / blokvtext2.php"); ?>
A projekt tulajdonságai nem változnak attól függően, hogy alkalmaznak-e formalizált menedzsmentfolyamatokat vagy sem. Csak akkor változtassa meg, ha megbirkózik a projekt során bekövetkező különböző eseményekkel. Rosszul reagál rájuk reaktív, vagy aktívan és proaktív módon, rendszeresen futó folyamatokon alapulva?
Jól ismert, hogy a jól megalapozott folyamatokat követő szervezetek sikeresebbek, mint mások. Néha az ilyen folyamatokat ellátó és végrehajtó szervezeteket "folyamat-orientáltnak" nevezik. Egyenlő feltételek mellett ezek a szervezetek több munkát végeznek, és rendszerint jövedelmezőbbek, mint mások. Ők rendelkeznek a szükséges szervezeti rendszerekkel, amelyek segítenek minden egyes munkatárs sikeresebbé tételében, ideértve a projektmenedzsereket is.
Számos mód van arra, hogy felmérjük, mennyire jól szervezete a szabványosított folyamatokat. Valószínűleg az egyik legelismertebb felmérési modell a Capability Maturity Model (CMMI), amelyet részletesebben az A1.1 CMMI Technológiai Érettségi modellben ismertetünk.
Miért nem mindenki alkalmaz hatékony projektmenedzsmentet?
Miután elolvasta az anyagot eddig, talán kíváncsi lesz arra, hogy miért nem mindenki használ ilyen jó projektmenedzsment technikákat. Vagy megkérdezhetik magukat, miért nem használja őket. Általában sok oka van.
A szervezet nem támogatja Önt. Nagyon nehéz projektvezetőnek lenni egy olyan szervezetben, amely nem értékeli a projektmenedzsment készségeit. Ha például időt szántak egy "Projekt Charta" dokumentum létrehozására, és ügyfele vagy felügyelője megkérdezi, miért pazarolta el az idejét, akkor valószínűleg nem fog túl nagy gondot fordítani a következő projekt tervezési folyamatára. Ahhoz, hogy hatékonyabb legyen, a szervezet egészének támogatnia kell a teljes projektmenedzsment folyamatot.
Hiányzik a szükséges készségek. Lehet, hogy a projekt menedzsment folyamatok hiánya nem a vágy, hanem a tudás és a tapasztalat kérdése. Néha az embereket felajánlották, hogy projekteket vezessenek, anélkül, Ezekben az esetekben a végső erőktől elvárják, hogy küzdjenek a projekthez, a szükséges eszközök és tudás nélkül. hogy hatékonyan kezelje a projektet. Leggyakrabban ez akkor fordul elő, ha a szervezet nem rendelkezik Project Management Office-lal (PMO) vagy egy másik szervezetrel, amely felelős a projektmenedzserek felkészültségéért.
A vezetők úgy vélik, hogy a projektmenedzsment szoftver. Amikor felvetik a projektmenedzsment problémáját néhány vezetőnek, először azt gondolják, hogy olyan programot próbál végrehajtani, amely lehetővé teszi a projektek jobb kezelését. Valójában, ha ez eszköz lenne, sokkal könnyebb lenne meggyőzni az értékének kezelését. Még az a tény is, hogy a projektmenedzsment egyes aspektusaiban (pl. Munkaterv kidolgozása és kezelése) eszközökkel lehet használni, ez még nem bizonyítja a projektmenedzsment fontosságát. Az igazi jelentőség a megbízható, koordinált folyamatok rendezett használatában rejlik.
A csapat tagjai félnek az ellenőrzéstől. Sokan szeretik kreatívan dolgozni, minimális gonddal. Félnek attól, hogy a formális projektmenedzsment módszerei szigorú kontrollhoz vezetnek, megfosztva a kreativitás és a lelkesedés munkáját. Bizonyos mértékig igazuk van. Valójában a közös folyamatok és eljárások kizárják a kreativitást azokon a területeken, ahol nem szeretné. Például nem kell kreativitással foglalkozni a projekt ellenőrizetlen proliferációjával. Csak be kell tartania a már végrehajtott szabványos folyamatokat.
A vezetés fél a kontroll elvesztésétől. Ha ténylegesen szeretné hatékonyan végrehajtani a projektmenedzsment fegyelmet a vállalatnál, akkor köteles egy bizonyos szintű hatóságot és felhatalmazást átruházni a projektmenedzserekre. Egyes szervezetek és egységek vezetői nem akarnak hatáskörük egy részével részesíteni. Az ilyen menedzserek projektvezetőket nevezhetnek ki a munka koordinálásához, ugyanakkor önmagukban fogják meghozni a döntéseket és teljes ellenőrzést gyakorolni. Formális projektmenedzsment nem lesz lehetséges olyan szervezetekben, ahol az ilyen félelmek uralkodnak.
A fenti aggodalmak egy része természetes és logikus, bár mások érzelmi és irracionális jellegűek. Annak ellenére, hogy valódi okok merülhetnek fel a formális projektmenedzsment alkalmazhatóságát illetően, azokat felül kell küszöbölni. A kritérium csak itt lehetséges: ha a formális projektmenedzsment eredménye a végrehajtás időzítésének növekedése, költségeik növekedése és az elért eredmények minőségének csökkenése, nincs értelme használni.
A gyakorlatban az ellenkezője igaz. A megbízható menedzsment módszerek és folyamatok használata a projektmenedzsment számára biztosítja, hogy a projektet időben, költségkereten és elfogadható minőségi színvonalon elvégezheti.
Csak, amint azt már említettük, a projektmenedzsment folyamatok alkalmazása során ésszerűnek kell lennie. Ne hajtson végre 10 millió értékű folyamatot, ha a projekted csak 10 ezerrel jár. Vegye figyelembe a projekt irányításának minden aspektusát, és építsen olyan folyamatokat, amelyek megfelelnek az Ön igényeinek.
A módszertan megszerzésének lehetőségei
A projektmenedzsment módszertan sikeres megvalósításához először is észre kell vennie magának az értékét, amit a projektjeire megfelelően alkalmaz. A vállalkozás menedzsmentjének módszertanának sikeres megvalósítása érdekében először az Ön számára kell. Másodszor, gyakorlati értékkel kell rendelkeznie a vállalkozás számára, vagyis a maximális hozam eléréséhez az Ön számára jellemző projektek irányításakor. Az esetek túlnyomó többségében a módszertan végrehajtásának elmulasztása összefügg azzal a csalódással, amely ellentmondásba hozható a vállalkozás sajátosságaival és az általa végrehajtott projektekkel. Van egy bölcs szabály: nagy módszertan nagy projektekre, kis módszerek kis projektekre. E szabálytól való eltérés a projektmenedzsment gondolatának elferdítéséhez vezet.
Ha a projektmenedzsmenthez megfelelő módszertanra van szüksége, két fő forrás létezik.
Hozzon létre önmagát. Kidolgozhat egy olyan egyedi módszertant, amely ideálisan tükrözi szervezetének filozófiáját és legjobb gyakorlatait. Sok különböző sikeres szervezet folytatja ezt a mai napig.
Természetesen, ha egy módszertant vásárol, még mindig testre kell szabnia a szervezet sajátos igényeit. Ugyanakkor úgy tűnik, az 1. számú lehetőség előnyei jelennek meg. De az ilyen alkalmakra fordított idő és pénz összege lényegesen kisebb, mint a kvalitatív módszertan független fejlesztésének költségei, ami a 2. lehetőség számottevő előnye.