Archív szervezet kezdeni
Előbb vagy utóbb, minden szervezet van egy kérdés: hol és hogyan kell tárolni a dokumentumot, hogy a generált a tevékenysége során. Muszáj tennie, hogy hozzon létre egy speciális archív? És ha azt szeretnénk, akkor mi szabványos dokumentumokat egyidejűleg irányítani? Szükség van-e közzé külön rendelkezés az archív? Milyen követelményeknek kell megfelelnie a kijelölt helyet az archívum? Nézzük válaszolni ezekre a kérdésekre, és hasonló, amelyek a közelmúltban érkezett a szerkesztőségbe.
Előbb vagy utóbb, minden szervezet van egy kérdés: hol és hogyan kell tárolni a dokumentumot, hogy a generált a tevékenysége során. Muszáj tennie, hogy hozzon létre egy speciális archív? És ha azt szeretnénk, akkor mi szabványos dokumentumokat egyidejűleg irányítani? Szükség van-e közzé külön rendelkezés az archív? Milyen követelményeknek kell megfelelnie a kijelölt helyet az archívum? Nézzük válaszolni ezekre a kérdésekre, és hasonló, amelyek a közelmúltban érkezett a szerkesztőségbe.
A jogalap létrehozására archív
A szervezet vezetője utasította, hogy hozzon létre egy speciális egység tárolására belső dokumentumokat. Tanácsot, hogy mit normatív kell használni, hogy az archívum létrehozása?
Amennyiben a dokumentumok tárolásához
Szervezetünk - kereskedelmi célra, hogy létezik több mint három éve. Ezalatt az idő alatt, én felhalmozott tömege dokumentumok, amelyeket egyszerűen porosodik a szekrényben. Elég, ha csak szervezni papír bővülő őket mappákba, vagy létre kell hozni egy külön fájlban erre a célra?
Ön szabadon dönt a kérdést, hogy hogyan szervezzük meg a dokumentumok tárolására. A szövetségi törvény „A Archive” nincsenek szabályok kötelezik a kereskedelmi szervezetek archívum létrehozására. A probléma azonban itt más. Az a tény, hogy a benyújtott dokumentumok a cég tevékenységét, minden esetben nem lehet megsemmisíteni, mert szükség lehet a különböző ellenőrzések a szervezet. Azaz, minden esetben dokumentációt kell megalkotni megfelelően és letétbe kell helyezni. Leggyakrabban, a döntés a szerkezet egységek mennyiségétől függ munkafolyamatot.
Helyi aktusok által archív munka
Szeretnénk létrehozni egy külön részleg tárolására dokumentumok. Mondd el, milyen papírokat kell erre design?
Ha úgy dönt, hogy hozzon létre egy archív önálló szervezeti egység, emlékeztetni kell arra, hogy a működési eljárást kell meghatározni a külön törvény a helyi, amely az úgynevezett rendeletek a szervezet az archívumban.
A fejlesztés a rendelkezéseket, amelyek szükségesek, hogy vegye figyelembe a jelenlegi jogszabályok és útmutatók ajánlásait tartalmazó levéltári tevékenység. A dokumentum kívánatos, hogy tükrözze olyan tételek, mint az általános rendelkezések az archiválási műveletet, az összetétele a levéltári dokumentumok, funkciók és fő feladatok, archív jogait és kötelezettségeit személyek elnöklő szervezet archívumban. Ha az archívum a szervezet által létrehozott, független egységként, ez vezeti a vezetője az archívum, más esetekben pedig a funkciók vannak hozzárendelve a felelős személy a dokumentumok tárolása. Ezt az információt is meg kell jelennie a rendelet a szervezet az archívumban. Az eset - gyűjteménye kapcsolódó dokumentumok egy tárgyat vagy tevékenységi területe, és pomeschenennyh külön fedelet.
Mivel az archívumban tárolt dokumentumok is használható a folyamat a szervezet, amellett, hogy a rendelet a szervezet az archív, akkor létre kell hozni a rendelet kibocsátása dokumentumokat a levéltár a nyilatkozatok a szervezet munkatársai és a szükséges egyéb szervezetek. Release iratokat kell jegyezni a könyve kiadását ügyek.
Amikor létrehoz egy archívumot szervezet figyelmet kell fordítania a munkaerő. Ez a dokumentum felül kell vizsgálni, és ezzel a helyzetben, hogy elfoglalja az alkalmazottak fájlt. Ugyancsak tanácsos, hogy a munkaköri leírások, a munkavállalók és meghatározza, hogy milyen lesz a munkaerő-funkció regisztrálni jogaikat és kötelezettségeiket.
Válogatás a helyiségeket a archív
Mi legyen a hely az archívum, és arról, hogy a fájlt a mosókonyha mellett a raktárba?
Abban az esetben, ha egy külön helyiség a fájl nem szerepel az építőiparban az épület, az archívum is található a kiigazított helyiségeiben csak a vizsgálat után. Az eredmények a vizsgálati helyiség tesztelésére alkalmasságának kritériumai, mint a tűzállóság, a tartósság, a szerkezeti szilárdság, a jelenlétét a szobában szellőztető és fűtési rendszerek, azokat ki kell adni egy speciális jogszabály.
Az ügyek átadása
Dolgozom a személyzeti osztály csak két hónap. Saját feladat - készíti el a dokumentumokat azok átadása a levéltárnak. Mondd, hogyan kell csinálni?
Előállítása esetek személyzet áthelyezésének szolgáltatás a cég archívumában van osztva alapvető lépésben: megalakult ügyek szolgálatában a személyzet; Belsőépítészeti; Dokumentumok érték vizsgálata. Formation Affairs nevű csoportosulás iratok szerint a nómenklatúra és ügyek rendezési dokumentumok esetében.
Kialakulását az esetek kezdődik az év elején az aktuális naptári évben (kivéve azokat az eseteket, amelyek dokumentumok nem kerülnek végrehajtásra egy éven belül), összhangban az elfogadott nómenklatúra ügyek. A dokumentumok keletkeznek abban az esetben megfelelően eltartható. Dokumentumok, amelyek a hosszú távú - nem kevesebb, mint 10 éve - a tárolási időszak szerepel a versenykiírásban. Ezek a dokumentumok, például a munkaszerződések és kiegészítő megállapodást hozzá; személyzeti szervezet számlakönyveket részesülő, mozgó, elbocsátás az alkalmazottak. Emellett a hosszú távú tárolás lenni dokumentumok például listákat alkalmazottak részt vesz a termelés a káros munkakörülmények; és a táblázat ruhák káros szakma; cselekmények munkahelyi balesetek.
Attól függően, hogy a tárolási idő, hogy végezzenek teljes vagy részleges végső esetben. Teljes bejegyzés feltétele az esetben állandó, ideiglenes (10 év alatt) a tárolás és a személyzet. Esetekben átmeneti (legfeljebb 10 éves) tárolás alá részleges távolság, miközben nem szabad folytatni peresistematizatsiyu dokumentumok valójában nem számozott lapokat és az ügy nem lesz megbízhatósági felirattal.
Felelősség archív dolgozók
A felkészülés a ügyek átadása az archív kiderült, hogy sokat vesztettünk a dokumentumokat. Azt mondják, az archív felelős alkalmazottak nem megfelelő kezelése az archívumot, és a rendetlenség az ügyek?
fájl alkalmazottak, valamint a szervezet vezetője, felelős elvesztése vagy megsemmisülése esetén a dokumentumot, a hozzáférés megsértése és be nem tartása tárolási körülmények a dokumentumokat. Cikke 13.20 A közigazgatási törvénykönyv előírja felelősséget a tisztviselők szabályok megsértése tárolás, beszerzés, könyvelés és használata levéltári dokumentumok. Ezek a rendellenességek jár figyelmeztetés vagy kivetett igazgatási bírságot polgároknak az összeg 100-300 rubelt; A hivatalnokok - 300-500 rubelt.
* Next - a törvény "A Archive".
** További információt az eljárás regisztrációs esetben látni. Az alapvető szabályok a levéltár szervezetek.
Közlemények a jövőbeli számok