1) Papír és helyét az ellenőrzési rendszer
„A dokumentum - a fizikai közegben felvett rajta semmilyen formában információt a szöveg, hang, kép, és (vagy) ezek kombinációja, amely részletesen, amelyek lehetővé teszik, hogy az azonosítható, és ez vonatkozik az átviteli időben és térben nyilvános használatra és tárolás . „A szövetségi törvény № 77-FZ” On kötelező dokumentumok másolatát.
Mivel a tárolóeszköz dokumentum szolgál lényeges eleme a belső szervezete bármely intézmény, vállalkozás, cég, amely zavartalan együttműködése az alkatrészeket. Az információ az alapja a menedzsment döntések, ez azt bizonyítja, hogy a teljesítmény és a forrás általánosítások, valamint anyagok referencia és kutatási munkát. A dokumentum menedzsment tevékenységek, és ez szolgál a tárgy a munkaerő, és ennek eredményeként a munka, mint határozat felvétel rögzített a dokumentumban.
Dokumentáció, ami szorosan összefügg valamennyi formájának kezelése, tükrözi ezt a tevékenységet, és ezzel egyidejűleg a készülék ellenőrzés módon és eszközöket nyújt a ráruházott feladatokat. Ezen túlmenően, a dokumentáció gyakran kötelező, a törvény által előírt, és a cselekmények közigazgatás.
Rendkívül fontos, hogy a vezetői tevékenységek jogi okmányok érvényességét, mivel az utat kell bizonyítania a bennük tárolt információk és predstavlyayuto alján a kifejezési formák jogokat.
Azonban egy dokumentum - egyetlen aktus dokumentálása. De a tevékenységét az intézmény e célból elismert összessége számos dokumentumot egy bizonyos módon kölcsönhatásba, általában összefüggő funkciókat. „A gyűjtemény dokumentumok alapján a kapcsolódó származási hely, típus, hatókör, egységes követelményeket a tervezés” dokumentációs rendszerrel.
A hatalmas létrehozott dokumentumok számát pontosan a menedzsment területén, ahol az összes szükséges dokumentumokat nem csak létrehozni és helye vagy fogadhat a külső, hanem figyelembe kell venni, hogy adja át a cél, végrehajtásának ellenőrzéséhez, kivéve, határidőt állapít meg a további tárolása, továbbítása archivált vagy ártalmatlanítani összhangban megállapított szabályokat.
Dokumentum menedzsment áll, négy fő összetevő együttesen lehetővé teszi, hogy elérjék a hatékonyságát „dokumentumfilm” tevékenységek és fejlődésének elősegítése, a szervezet révén rendszeres használata dokumentált információkat. dokumentáció ellenőrzés, amely a teljes életciklusát dokumentumokat.
A dokumentumok. Ez az elem értendő jegyzék létrehozását a szükséges dokumentumok használata, nevüket és a funkcionalitás, a tervezés okmány, monitoring azok használatát, a modern információs technológia dokumentumok elkészítése.
Tárolása és felhasználása dokumentált információkat. Ez az elem azt értjük, hogy a formáció az esetek fájl létrehozása és visszakeresése dokumentumok és információs rendszerek fejlesztése kommunikációs rendszerek, a távközlés, a másolás és sokszorosító dokumentumok; A központok létrehozásának dokumentumok tárolása vagy közigazgatási nyilvántartások.
Az iratok továbbítása az állandó (nyilvános) tárolására. Ez az elem úgy értjük, hogy dolgozzon ki egy olyan dokumentumok listáját, amelyek eltarthatósága, értékelési dokumentumok azonosítása és leírása az egyes dokumentumok, és állítsa be a dokumentumokat. Az érték és meg kell őrizni elismert dokumentumok, amelyek arra szolgálnak, hogy bizonyítani a meglévő ügyletek vagy a történeti kutatás.
Archives Management. Ez az elem érteni a tervezési és építési levéltárak, javítása módszerek megőrzése és helyreállítása, elrendezése és leírás levéltári gazdaságok, a dokumentumokhoz való hozzáférés, összeállítása tájékoztató eszközök és a tájékoztatás a vállalat archívumából.
Jellemző átmeneti szakaszban a hagyományos iroda iratkezelési.
Tehát a fentiek alapján, megértjük dokumentumkezelés, mint a teljes menedzsment funkciókat a szervezet, amelynek végrehajtása valamennyi szakaszában fennállásának életciklusának dokumentumok, mindenféle dokumentumok és nyilvántartások a szervezet. Dokumentum menedzsment alapja a gazdaságosság és a hatékonyság, valamint széles körű alkalmazása az új információs technológiák.