Hogyan szervezzük meg a dokumentumot, és szervezni a saját tároló, munkavédelem
Objektív és nem rajtunk kívülálló okokból, minden nap, minden szervezet van egy bizonyos számú dokumentumot. Ha nem sikerül, akkor rendezni őket teljesen lehetetlen. Mindezek dokumentumokat hoznak létre egy adott célra, és hogyan lehet megtalálni egy dokumentumot, hogy hirtelen szükség van egy főnök, vagy ellenőrzi, hogy ha az összes papír hajtogatott egyetlen nagy halom.
Úgy döntöttünk, hogy megosztjuk dokumentumokat a beérkező (más szervezetek vagy más egység) és kimenő (küldendő). Kimenő dokumentumok általában sem készült, két eredeti példányban, vagy éppen csak egy példányt. Ezt követően, az eredeti rendeltetési helyre küldik, és a másolat (vagy a második eredeti) van az irodában.
Ahhoz, hogy egy darab papírt a megfelelő időben megtalálható, van egy dokumentum tároló rendszer. Minden dokumentumot terjesztett üzleti és minden vállalkozás fogja egy mappát vagy több mappát, ha valójában egy csomó dokumentum. A mappák legjobb tárolása speciális szekrények tárolására dokumentumok.
Általában gyakorolják a dokumentumok tárolását az irodai munkában. De amikor a papír túlságosan sok, akkor ajánlott elvégezni vizsgálatának értéke dokumentumokat. Az összes dokumentum megvan a megőrzési idő. Például az eltarthatósága személyi okmányok, valamint az összes személyes adatokat tartalmazó dokumentumokhoz - 75 év. A tárolás időtartama jogszabály szabályozza és helyi dokumentumok a vállalat. Attól függően, hogy az időzítés a dokumentum tárolás, a szervezet végzett a divízió dokumentumok csoportokba. Minden csoport készített egy listát a dokumentumok raktározási időszak. A dokumentumok már nem szükséges meg kell semmisíteni. Akkor speciális szerszámok - köszörű. Ha a dokumentumok tartalmaznak érzékeny információkat, ajánlott, hogy hozzon létre egy speciális bizottság, és elkészíti az aktus megsemmisítését.
Ha az értékpapír, amely már nem használt, de meg kell tartani, ez túl sok, akkor archiválás dokumentumok tárolása. Azaz, egy külön szobában megjelent, zárható, és minden dokumentumot raktározták hosszú távú tárolására. A dokumentumok az archívumban tárolt, de ez folyamatosan használják a munka, akkor ajánlott, hogy egy példányt. Így. képes lesz megőrizni az eredeti zavarása nélkül a gyártási folyamatot.
Ha nincs lehetőség kiosztani egy külön szobában, vagy nem tudja létrehozni a szükséges dokumentumokat tartósításra üzemmódban ajánlatos használni a dokumentum tárolási szolgáltatások. Ehhez meg kell adni a szerződés dokumentumot tároló a cég, amely egy speciálisan felszerelt tároló, az infrastruktúra és a személyzet. Off-site dokumentum tárolás számos előnye van. Bármikor, akkor annak egy példányát a szükséges dokumentum vagy megrendelhető a szállítás eredeti. És a végén a tárolási időszak a dokumentumokat bizalmasan semmisíteni.