Az, hogy a mozgás a dokumentumok egy szervezet - studopediya
A fő szabály munkafolyamat gyors mozgás van a dokumentum a legrövidebb úton, kevesebb időt és energiát, ezért a szervezet egy katonai formáció magában, elsősorban a létrehozását és megszilárdítását nagyságrendű mozgását dokumentumok valamennyi szakaszában, kezdve a nyugta vagy dokumentum létrehozása és kezelés befejezését teljesített vagy elküldött dokumentumokat.
A mai napig, a hosszú távú gyakorlata a megszervezése és végrehajtása az iratkezelés a különböző célú, terjedelmét és szerkezetét a szervezet kidolgozott egy jól meghatározott sorrendben mozgás ezekben a dokumentumokban; Továbbá, annak az általános jellemzői vannak rögzítve a meglévő előírások (például, a GDLN és EGSD) és a különböző kézikönyvek.
E szerint a általános eljárás létre a szervezet a mozgás alkotó dokumentumok megfelelő szekvenciákat a karakter információáramlás (bejövő vagy kimenő belső) állapotok, mint például:
- vétel és az elsődleges dokumentumok feldolgozása
- Előzetes vizsgálatok és dokumentumok terjesztése;
- az irányt a teljesítmény és a végrehajtás dokumentumok;
- nyilvántartási és azonosítási dokumentumok
A mozgalom a beérkező dokumentumok
A beérkező dokumentumok léphet levélben, távirat, e-mailben, faxon vagy futárral szállítás. irodai szolgáltatás feladata -, hogy megszervezze a számla kézhezvételétől dokumentumok, elsődleges feldolgozását, majd koordinálja azok mozgását.
Feltételek elsődleges feldolgozását iratok a következők.
Kézhezvételét követően a dokumentumok ellenőriznünk kell helyességét szállítás, és a integritását a csomagolás. Misrouted dokumentumok alkalmazottak expedíció haladéktalanul vissza kell küldeni a feladónak. Ha sérült a csomagolás nagyon óvatosan teljességének ellenőrzésére anyag mellékletek, nincs mechanikai sérülés. Ha szükséges, a dokumentumokat kell csatolni egy listát azonosított hibák.
Megnyitása után a csomagolás megsemmisül, kivételt tettek a következő esetekben:
- A dokumentum nem kelt, és azt kell telepíteni a postabélyegző dátuma;
- előkészítése során rövid fizetett felelnek;
- Ha a fogadott dokumentum abban az értelemben, személyes jellegű, valamint a csomagoláson (boríték) jelölt „személyes” (R) nem volt.
Információ az összes beérkezett üzenetek és dokumentumok rögzítik speciális folyóiratokban. Ezt a folyamatot nevezik az elsődleges fiók (regisztráció) dokumentumokat. Tekintettel arra, hogy a regisztrációs végzik nemcsak a bejövő, hanem a kimenő és belső dokumentumok, és azt is fontos szerepet játszik az információ-visszakereső rendszer dokumentumok a szervezése, végrehajtása és ellenőrzése mások. Úgy véljük, részletesen a vonatkozó fejezetben a tankönyv.
Dokumentumok készítése a jelentés elvégzett során azok előzetes megfontolásra a POC szolgáltatást. Ennek eredményeképpen meg kell határozni, hogy hol és kinek kell küldeni a dokumentumot. GDLN állítja ebben a szakaszban a dokumentumok terjesztése az áramlás, azaz a megküldött dokumentumokat a feje a kötelező felülvizsgálat megfelelően feladataikat, és a dokumentumokat közvetlenül a végrehajtó egység nem igénylő indítvány vezetője.
Előzetes felülvizsgálat bízott a legtapasztaltabb munkavállaló óvodai szolgáltatások, valamint ismerve a szervezet felépítését és feladatait személyzet. Hatékony segítség az előzetes vizsgálat alapján úgy tűnik, hogy dolgozzon ki egy sor referencia anyagok: az indikatív listáját dokumentumokra vonatkozó kötelező felülvizsgálat kezelése; tisztviselők listáját és azok feladatait; folyamat grafikus ábrák sorrendben továbbítása feldolgozás és forgalmazás különböző beérkező dokumentumok, stb
Értékelésekor a beérkező dokumentum figyelembe venni:
- annak fontosságát, hogy annak tartalmát;
- összetettsége és újdonsága a felvetett kérdések;
- az igazi sürgősségét a végrehajtás a dokumentum;
- dokumentum típusa: order levelek, jelentések, és így tovább ..
Ha nem egyértelmű közötti hatáskörmegosztás az egyedi ellenőrzések, megsértve szabályokat állapított levelezés és egyéb okok miatt, egy jelentős része a leveleket lehet dokumentumokat kérdésekben nem hatáskörébe a címzett. Szakaszában előzetes vizsgálat ezen dokumentumok vannak kiválasztva, és a standard fedezeti levélben a cél.
Létrehozása után a kompetencia és a felelősség megoldásához szükséges a kérdések a dokumentum kiválasztott azokat ellenőrzésre, és meghatározza a sorrendben azok végrehajtását kell küldeni kezelése. Management, mint általában, elküldte a dokumentumokat kapott a kormányzati szervek és testületek képviseleti és végrehajtó hatalom. valamint a dokumentumok nagyobb szervek irányítási és panaszokat az intézkedések alárendelt tisztviselők.
Tulajdonképpen a mozgás a beérkező dokumentum a szervezeten belül kezdődik a figyelmet a fej és a kényszerítő létrehozásáról szóló állásfoglalást annak további mozgását, és a végrehajtás sorrendje; dokumentumok, amelyek nem igényelnek felbontású vezetője, ez a mozgás kezdődik az irányt az ügyvezető (egy adott osztály vagy tisztviselő).
Áttekintése után a dokumentumot, és a fejét a sablon dokumentum felbontása visszatér az óvodai szolgáltatást, ahol regisztrált fej felbontás, a dokumentum kerül a teljesítmény ellenőrzése és tevékenységének operatív hozza a művész. Ha több előadó, megismerkedett egy tisztviselők száma egy dokumentum másolatát célszerű bízni egy dedikált személyzet tagja, és ha a dokumentum előírja, jelentős időt, hogy dolgozzon a tanulmány azt kell ütemezni a időzítését és sorrendjét a folyosón a dokumentumot a szervezet.
A Bizottság a végrehajtását a dokumentum meg van adva, mint általában, egy hivatalos. Tisztviselők, akik végre a dokumentum az ehhez szükséges alapján a végrehajtás által megállapított határidő felbontás (vagy más megrendelések a Head).
Miután ez teljesült, és a regisztráció a megfelelő dokumentum visszakerül a helyére tartós tárolása. A végrehajtását benyújtott dokumentumok és második példányát.
Dokumentumok idővel elvesztette gyakorlati érték és nem a történelmi és tudományos értéke, valamint a dokumentumok a lejárt eltarthatósági meg kell semmisíteni, és írt le.
Így összegezve a fentieket, hangsúlyozni kell, hogy a POC szolgáltatás biztosítását célzó intézkedések érdekében a mozgás beérkező dokumentumok tartalmazzák:
- elsődleges fogadott dokumentumok feldolgozásának különböző csatornákon, és nyilvántartásba vétel
- dokumentumok elkészítése a jelentést;
- felülvizsgálatát a dokumentumot, és regisztráció a felbontás, a regisztrációs;
- beállítás okmányok ellenőrzésére;
- a dokumentum küldése a teljesítmény, illetve, hogy a figyelmet az érintett tisztviselők;
- ellenőrzés végrehajtásának a dokumentum;
- vétel végrehajtása dokumentumok és kiveszi a szabályozás;
- irányú a betéti vagy szállítás az archívumban.
Egy példa a mozgását a bejövő dokumentumot a szervezet ábrán látható. 4.1.
Mozgása kimenő dokumentumok
Kimenő dokumentumok - a dokumentum Szervezet által kidolgozott és elküldte túl az alárendelt hatóságok útmutatást, vagy a felső vezetői testületek értelmében kapott utasításokkal, vagy más szervezetek módon a kölcsönös tájékoztatás, stb Mozgása kimenő dokumentumok egy szervezet kezdődik megkapta a fejlett, jóváhagyja, és ha szükséges, és a reprodukció dokumentumokat a szolgáltató a DOW.
Munka kimenő dokumentumok, mint egy kezdeményezést, és a számláló, ez egy dokumentum tervezetét, annak alkalmazása, dekoráció, összehangolásáról (látvány), valamint a minősítés, regisztráció és elküldése a szervezet.
Ebben az esetben a dokumentum tervezetét megküldik az érintett szervezetek vagy különleges tisztviselői ezeknek a szervezeteknek. Az előzetes vizsgálat és konzultáció számos tisztviselők a dokumentum tervezetét lehet sokszorosítani, és eljut minden részt vettek annak elkészítésében, szervezetek és magánszemélyek (párhuzamos megállapodás). Néha azonban úgy következetes jóváhagyás szerint a funkciók más szervezetek vagy szerkezeti egységek a szervezet.
Kézhezvételét követően a dokumentum tervezetét minden vízum dokumentum továbbítása a vezetőjének aláírásával, mellékleteivel együtt. Kimenő dokumentumok által aláírt vezetés vagy osztályvezetői. Level dokumentumok aláírása közvetlenül befolyásolja a mozgását kimenő dokumentumok: minél magasabb, annál több esetben meg kell felelnie a dokumentumot. Ezért célszerű, ha lehetséges, hogy a jogot, hogy írja alá a fej szerkezeti egységek megfelelően feladatukat.
Aláírása után a kimenő dokumentum továbbítása a szolgáltatás vagy DOW titkár regisztrálni és szállítás.
Minden dokumentum és egy másolatot az elküldött dokumentum vízum harmonizáció nyújtottak be az ügyben. A dokumentum és a regisztrációs űrlapot kerülnek megfelelő jeleket a teljesítményt.
Nem regisztrált vagy nem megfelelően előállított dokumentumok visszatért a szerkezeti egységek a előadóművészek befejezését.
Az ajánlott postai levelezési lista készül, amelyre rögzítve van a neve az expedíció munkatársai és a feladás időpontját. Dokumentumok géppel olvasható média elfogadott Önhöz csomagolás, előírásoknak való megfelelés jelenlétében kísérőlevél kiadott és a regisztrált az előírt módon. Az a kérdés, a dokumentum postán vagy futárszolgálattal DOW megoldható szerint a jelenlegi konkrét helyzetet.