A dokumentáció a személyzeti irodában
A dokumentáció egy rekord a hitelesítő a dokumentum a regisztrációs űrlapot, rögzítés az a tény, az alkotás, a fogadó vagy küldő *. Figyelemmel a regisztrációs dokumentumokat igénylő számviteli és a teljesítmény. Ezek rögzített módjától függetlenül azok létrehozásának, átadásának vagy szállítás.
A regisztrációs folyamat lép részleteket a dokumentum egy adott jelentkezési lap (magazin, kartoték). A regisztráció során a dokumentum van rendelve egy regisztrációs kódot, amely a sorszámmal és ki lehet egészíteni egy index a nómenklatúra esetben alkalmazott index osztályozó (levelező, kérdések és tevékenységek, stb) és egyéb szimbólumokat.
Szabályok és nyilvántartási rendszer dokumentumok fejlesztését minden szervezet önállóan és rögzítse őket a helyi jogi aktus (a továbbiakban - LNPA), mint például a nyilvántartások kezelése manuális vagy utasítást HR outsourcing.
Ez azt jelenti, hogy az összes dokumentumot, vagy egy részük által létrehozott személyzeti szolgáltató lesz rögzítve közvetlenül a személyzeti irodában.
Például, ha a regisztráció elszigetelt külön tömbök megrendelések személyzet, levelezés adott riporter vagy egy adott kérdésben, cselekszik, jegyzőkönyvek, stb
Minden dokumentumot meg kell jegyezni, lehet osztani:
- a bejövő;
- kimenő;
- belföldi;
- adminisztratív.
Attól függően, hogy az elfogadott regisztrációs technológia regisztrációs formák használhatók naplók vagy nyilvántartási és ellenőrzési kártyák (a továbbiakban - RCM).
Minden formában megvannak a maga előnyei. Magazine regisztrációs űrlap könnyen kezelhető korlátozott hozzáférésű dokumentumokat (titkos, bizalmas), amikor a számviteli dokumentumok mellett az első helyen. Azonban ez a formája vezet párhuzamos nyilvántartások, ezért nagyon időigényes referencia munkát a dokumentumok megnehezíti fenntartani ellenőrzés Srokowo végrehajtását dokumentumokat, mivel szükség van, hogy az összes bejegyzés a folyóiratban.
A kártyák használatára kiküszöböli ismétlődő rekordok, lehetővé teszi, hogy meg tudják szervezni különböző kritériumok szerint, hozzon létre a különböző iratszekrények, megkönnyíti az információ és referencia munkák, így azonnal alkotnak Srokowo iratszekrény, hogy ellenőrizzék a végrehajtását dokumentumokat.
Kereseti regisztrációs űrlapok (folyóiratok és lapok, a hely adatait őket) is be lehet állítani, a szervezet, és rögzíteni a nyilvántartásban menedzsment a szervezet utasításait.
Regisztráció adminisztratív okmányok
Belső igazgatási dokumentumok (megrendelések, rendeletek, határozatok, stb), és jegyzőkönyv készül elkülönítve az egyéb belső dokumentumok típusainak és fajták.
Adminisztratív dokumentumok elsődleges tevékenysége, a személyzet az adminisztratív és gazdasági kérdések külön rögzítjük (cop. 1423 p. 142. Utasítás 4. számú). Adminisztratív személyzet dokumentumok, különböző tárolási idők vannak beállítva, amelyek a cselekmények jogszabályok Belarusz is külön nyilván.
Megrendelések személyzet osztva 2 alcsoportra:
1) a felvételi, transzfer (mozgás), elbocsátás, promóció, bónuszok a munkavállalók, a hosszú távú és a külföldi missziókban;
2) szabadságot engedélyezhet, büntetéseket hozzárendelése vám küldetése.
Minden megrendelést a csoportok eltérő megőrzési időszakok:
- a személyzet (. Welcome, transzfer, elbocsátás, stb) - 75 év;
- a személyzet (szabadság, büntetés, stb.) - 3 év után az adó ellenőrzés.
Ebben a tekintetben az összes megrendelések a csoport külön nyilvántartást kell vezetni, és a forma önálló üzleti. Az egyes csoportok a szellemi megrendelések, a hozzárendelt egyedi sorszámmal kezdve az első. Ez azt jelenti, hogy a szervezet az év fogják kiadni több megrendelést személyzet számozott „1”, „2”, „3”, stb
A félreértések elkerülése érdekében, hogy a sorszám a megbízás személyzeti (fajtól függően a sorrendben), akkor hozzá kell adni egy kötőjelet írni „a” vagy „l”. Az kell hozzá a betűk a sorszámát megrendelések személyzet csatlakozik a rendőr. . 142,4 142 n utasításokat a 4. számú bejegyzése index megrendelések személyzet (75-évig eltartható) fogják egészíteni a „K” betű, a személyzet megrendelések 3 évig eltartható - a „L” betű.
Adminisztratív dokumentumok egyes fajok, amikor jelentős mennyiségű lehet rögzíteni külön-külön. Például, a következő csoportok lehet rögzíteni külön:
- rendelések felvételi ( "n");
- Az átutalási megbízás ( "PD");
- megbízás elbocsátás ( "HC").
A csoport rövid távú tárolása megrendelések általában osztja ki a megrendelést, hogy elhagyja ( „O”) és megrendelések üzleti utak ( „km”).
Regisztrációs rendelések különböző csoportok külön kell tartani naplók. Speciális kialakítása megrendelések rönk normatív jogi aktusok nem állapítható meg. Azonban (feltételezve, hogy a megbízások belső dokumentumokat a szervezet) regisztrációjukat, akkor a forma napló kimenő és belső dokumentumok által biztosított Instruction szám 4:
Dátum és index dokumentum
Ennek alapján a gyakorlati igényeket a szervezet, és tükrözik a kényelmet figyelembe adatlap dokumentum lehet más lehetőségek a regisztrációs űrlapot.
Regisztráció belső dokumentumok
A regisztráció feltételei belső dokumentumok függ, hogy milyen típusú dokumentumot. Jegyzőkönyvek cselekmények által rögzített azonos szabályok szerint a megrendelések: elszámolásukra lapokon vagy - kis mennyiségű munkafolyamat - a magazinokban. Regisztráció index E dokumentumok soros regisztrációs számokat rendelt hozzájuk keretein belül az ilyen típusú dokumentum nyilvántartás az év. Ennek megfelelően, ha a magazin regisztrációs űrlap minden dokumentum típusa van rögzítve egy külön magazin.
Az egyéb belső dokumentumok (feljegyzések, igazolások, stb) kerülnek rögzítésre általános alapon ugyanazon szabályok vonatkoznak, mint a kimenő dokumentumok. Regisztrációs ezeket a dokumentumokat, akkor létrehozhat egy külön naplót, vagy csak nagyon kis részük regisztrálni egy magazin kimenő dokumentumok.
Attól függően, hogy a szervezet a munkafolyamat technológiák lezárása regisztrációs űrlapok az egyes típusok belső dokumentumokat.
Ezek néhány példa az ilyen formák.
Forma bejelentés napló
Regisztráció index munkaszerződés mellett a sorszámot az év elején, ki lehet egészíteni írni index vagy egyéb megjelölése, hogy a szervezet.
Regisztráció beérkező dokumentumok
Regisztráció index beérkező dokumentum soros regisztrációs számot az egyházi év, hogy a kivégzés után a dokumentum egészíti ki az index eset a nómenklatúra esetek szerint egy megjegyzés a végrehajtását a dokumentum, és azt eljuttatja a helyzet például 512 / 1-29:
ahol 1-29 - ügyszám, amelyet varrjuk bejövő dokumentumot a kivégzés után;
512 - Gross sorszáma bejövő dokumentum (a papi év).
Egy beérkező dokumentum lehet rögzíteni az RSC vagy jelentkezzen a beérkező dokumentumokat, formái, amelyek rögzítik a 4-es számú utasítás.
RSC előlapon
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Regisztráció kimenő dokumentumok
Kimenő által készített dokumentumok a szervezet és meg kell küldeni a regisztráció után, és aláírásával nyilvántartás az RSC vagy kimenő dokumentumok nyilvántartási naplót.
Az index a kimenő dokumentum kerül a 2 fokozatban.
Első lépés. Művész, elkészíti a dokumentum benyújtása előtt a vezetőjének aláírásával védjegy szerkezeti egysége index és az ügyszám a nómenklatúra, amely tartalmazza egy másolatot az eredeti dokumentum, például szám 5-14.
Második lépés. Aláírása után a dokumentum feljegyezzük, és hozzáadjuk az index a sorozatszámot a kimenő dokumentum, például száma 5-14 / 346.
Sorszámnevek kerülnek dokumentumok bruttó rend a papi év függetlenül attól, hogy a szerkezeti osztály készített egy dokumentumot, amely esetben ez lesz varrt.
Ez fontos! RCM regisztrációs űrlap kimenő iratok azonos formában a ALAC beérkező dokumentumokat. A különbség a kitöltő RSC kimenő dokumentumok abban a tényben rejlik, hogy a „levelező” jelzi a szervezet nevét, amelyhez a dokumentum küldésre.
Regisztráció kimenő dokumentumok lehetnek jellemzők attól függően, hogy a dokumentum egy válasz, vagy kezdeményezést.
Ha a kimenő dokumentum proaktív, akkor regisztrálni külön kártyán. Attól függően, hogy az elfogadott dokumentum menedzsment rendszer külön lapra hagyjuk, hogy regisztráljon és dokumentum válaszokat, de ebben az esetben ki kell töltenie további példányait a PKK a kimenő dokumentumok és válaszok.
Ebben az esetben a regisztrációs kódot kimenő dokumentum áll egy ügy index nómenklatúra és sorozatszáma a kimenő dokumentum és a kimenő sorszámot a válasz dokumentum más lesz a sorozatszáma a bejövő dokumentumot.
Minden proaktív dokumentum, amelyre választ, általában díszíteni egy RSC mintának, hogy kerül a referencia index kártya. Ha a dokumentum alapján hozott különleges ellenőrzési, tele van egy további példányt a PKK kerül egy kontroll kartoték a várt napon megkapta a választ (a dátum jelzi a kezdeményező a dokumentumot a másolat, ha nincs idő van megadva a szövegben).
Információ az iratok, a válaszokat rögzítettük egy kártyát, amelyen a vonatkozó dokumentumokat kérelmet regisztráltak.
Hasonlóképpen, tele grafikonok jelentkezzen kimenő dokumentumokat.
Shape kimenő dokumentumok