Befejezése a nyilvántartási a személyzeti irodában kialakulását és nyilvántartási ügyek
Képződése ügyek - csoportosulása végrehajtott iratok szerint a nómenklatúra ügyek szervezet.
A szervezetek esetében a nyilvántartásba vételre figyelemmel saját intézményben, és a végén a papi év. Így ügyekért alkalmazottai a szerkezeti egységek, amelyek ki vannak alakítva.
Részleges és teljes eltűnése ügyek
Attól függően, hogy a tárolási idő, hogy végezzenek teljes vagy részleges végső esetben.
Részleges réshézagot minden esetben saját telephellyel irodai munka, a teljes kiürülés - esetében az állandó és ideiglenes (10 év alatt) tároló azok befejezése után nyilvántartás.
Esetekben az ideiglenes (legfeljebb 10 éves) tárolás befejezése után elírás marad részben bútorozott: Documents mappában tárol, a listák nem számozott, peresistematizatsiya iratokból nem hajtják végre, a belső leltárt megbízhatósági és a címke nem kerül sor (a fenti 189. Utasítás nyilvántartás.).
Dokumentumok küldésekor az archívumban esetén a teljes regisztráció, amely (a fenti 184. Utasítás nyilvántartás.):
- a kötőanyag vagy kötési az ügy;
- a lapok számát abban az esetben,
- leltárba a belső üzleti dokumentumok;
- előállítása a tanú-lemez az ügy;
- tervezés és specifikáció, az eset részleteit fedél;
- rendszerezése üzleti dokumentumokat.
Alapvető szabályok a belügyminiszter
Amikor képező üzleti szakember kell tartaniuk számos szabályt. Nézzük őket.
1. szabály esetében kell elhelyezni csak a végrehajtási dokumentumok. Kiemelkedő tárolt dokumentumok egy működő művész mappát.
Az ügy kell elhelyezni csak azokat a dokumentumokat, amelyek tartalmát a címnek az ügy nómenklatúra szerinti.
2. szabály Applications kell kialakítani abban az esetben, valamint a legfontosabb dokumentumokat, amelyekre vonatkoznak. A nagy térfogatú alkalmazások sorolhatunk kötetből.
3. szabály A dokumentumok az állandó és az ideiglenes tárolást kell külön csoportosítva az ügyben. Például kialakítására van szükség a különböző esetekben:
- megrendelések a személyzet a 75 éves megőrzési időszak, a személyzet 3 éves megőrzési időszak;
- éves, negyedéves és havi jelentéseket a személyzet;
- Az első, hogy másolatokat személyi és másolatait megrendelések személyzet, stb
4. szabály esetén dokumentumokat kell csoportosítani egy naptári évben, kivéve futólag, és a személyes fájlokat.
5. szabály Az eset nem hozhatók a dokumentumokat vissza kell juttatni, az extra másoláshoz, vázlatok.
6. szabály: Az eset nem tartalmazhat több, mint 250 db (3-4 cm). Ha a lapok számát abban az esetben meghaladja ez a szám, ez oszlik meg a kötetet.
Iratok vannak elrendezve időrendi sorrendben (növekvő sorrendjében napokon), illetve kérdőívek (kapcsolódó dokumentumok a döntés egyetlen kérdés, csoportosítva az ügyben) a sorozatot, és ezek kombinációja.
Kialakulása az esetben, attól függően, hogy milyen típusú dokumentum
Formation esetében egyes dokumentumok megvannak a maga sajátosságai.
Adminisztratív dokumentumok szerint vannak csoportosítva típus esetében a történelem, valamint a hozzájuk tartozó alkalmazásokat. Megrendelések személyzet alkotnak külön eset függően időzítése tárolására.
Protokollok (például értekezleteket a Minősítő Bizottság, az igazoló bizottság és mások.) Úgy vannak elrendezve időrendi sorrendben számot, általában együtt a dokumentumokat, amelyekhez készültek (napirend, jelentések, határozati javaslatokat, stb ..). A nagy mennyiségű dokumentumok vannak csoportosítva külön eset, rendszerezése, a számok ülések jegyzőkönyveinek.
Személyes beszámoló a munkások és alkalmazottak a bérek formájában önálló üzleti éven belül, és a nevek ABC sorrendben.
Ajánlott a nagy szervezetek nagy létszámú és részlegek kialakítására személyes beszámolók esetében egy éven belül a szerkezeti egységek, és azokon - alfabetikus sorrendben vezetéknevű.
Foglalkozzunk levelezés logikai és kronológiai sorrendben.
Ez fontos! Tilos generálni levelezés 2 esetben az az elv „a beérkező dokumentumokat” - „Kimenő dokumentumok”.
Ha egy új csoportot dokumentumok bármilyen témában és a nómenklatúra ügyek, a kérdés nem áll rendelkezésre, akkor elkezd egy új vállalkozás, függetlenül a megjelenésének időpontját dokumentumokat és a tartományban esetekben arra, hogy megfelelő kiegészítő az év során.
Azt, hogy az elemtartó fedelét
Ha az intézmény az esetek szükséges, hogy megfelelően gondoskodjon a fedelet. Részleges végrehajtása ügyek az intézmény kapcsolatában terjed kialakítás, az eset részleteit a nómenklatúra szerint az esetek (n. 182 utasításokat nyilvántartás).
A borítón az esetben jelöli:
- a név az anyaszervezet (teljes név a alanyeset összhangban megyei alárendelés, ha a szülő szervezet által hivatalosan elismert rövidített nevét, azzal azt jelzi, miután a teljes);
- a szervezet neve (teljes név a alanyeset a törvény szerint (szabályozás) a szervezet, ha a szervezet által hivatalosan elismert rövidített nevét, azzal azt jelzi, miután a teljes);
- a név a szerkezeti egység (teljes név a alanyeset összhangban rendelkezéseinek alrovat);
- az index az üzleti a nómenklatúra ügyek (összhangban az elfogadott nómenklatúra áll a nómenklatúra részlege az index (általában szerkezeti egység) és egy soros ügyszám ebben a részben);
- a cím az ügy (összhangban a jóváhagyott nómenklatúrájának ügyek);
- az év, amelyben a növényi anyagot;
- esetében eltarthatóság (összhangban a dokumentumok listája jelzi az eltarthatóságot).
Az év folyamán során üzletvitel a fedelet tovább lehet kifejezettebb kötet számát (ha az oldalak számát a csatolt dokumentumokat abban az esetben, több mint 250, és az ügy van osztva kötetek). kötet száma van feltüntetve arab számokkal.
A dokumentumok az állandó és hosszú távú eltartható folyamat, és arra készül, hogy adja át a levéltár a szervezet.
Az előkészítés során az esetek transzfer a levéltár ki kell töltenie a regisztrációs kiterjed.
Rovatok benyújtott ügyek fedél, össze kell egyeztetni a fejlécét meghatározott esetekben a nómenklatúra.
Ha így finomítások a felirat a borítón?
Ha szükséges, a felirat a fedél javításokat:
- ha az intézmény nevét, szerkezeti egység vagy a szülő szervezet változott az évek elírás vagy az ügy átkerült a másik lehetőség a végén (szétválás), a borítóján jelzik az új nevet, és a régit zárójelbe;
- a fejlécek esetek tartalmazó közigazgatási iratok (megrendelések, jelentések, rendeletek), így számuk, ha az ügy van osztva egy kötetet.
Feltételek üzembe dolgokat dátum
A fedél jelzi a dátumot az ügy, amelynek meg kell egyeznie az év végéig, az intézmények és az üzleti. Tény, hogy a rendelkezésre álló dokumentumok a korábbi évek, mint egy évvel a megalakulása, a felvétel alatt végzi időpontja: „Vannak dokumentumok ____ év.”
A burkolatok az esetek, amelyek több kötetek (rész), valamint a dokumentumok, amelyek a különböző időpontokban (megrendelések, jelentések, igazolások, információk, levelezés, stb), tegye le a dátum a szélsőséges esetben dokumentumokat.
Ezután a burkolatot, letette a lapok számát az ügyben. Úgy kell tenni a fedőlapon a tanú esetében szabályok felállításakor a fent említett.
Az alábbiakban, a borítóján jelzik eltarthatósága a helyzet, ami átkerül a nómenklatúra ügyek szervezet.
Sample Cover esetben végrehajtott a folyamat előkészítése esetén át kell adni az archívumot, hogy a cím a „Hasznos dokumentumok” c. 23. A magazin.
Minden a feliratokat a borítóján az ügy áttételét az archívum, világossá tette, halványuló festék, tinta vagy golyóstollal.
Mi az archív kódja vagy te?
Ha a design a tok rajta a bal alsó és a jobb felső sarkokban kell tenni további archiválási rejtjel ügyben, amely a következőket tartalmazza:
- stock száma (csak a szervezetek listáján szerepelnek Beszerzési nyilvános archívumok forrásból - van rendelve a megfelelő archívumok);
- leltári szám;
- ügyszám a leltár.
Archív kódszám esetben az archívumban szervezet után leltározásakor ügyek osztályok és összefoglaló készletek esetben állandó, ideiglenes (10 év alatt) eltartható és az alkalmazottak.
Esetében állandó, ideiglenes (10 év alatt) a tárolás és lichno¬mu készítmény benyújtott kemény fedél kartonból 4 szúrás vagy görbül a lehetőséget a szabad olvasás a szöveg valamennyi dokumentum, dátumok, vízumok és állásfoglalások. Fém kötés (eens, gemkapocs, csapok, stb) el kell távolítani az eseteket.
A lapok számozása arab számokkal számozni bruttó jobb felső sarokban, anélkül, hogy a szöveg, egy fekete grafitceruza. Sheets esetekben amely több mennyiségek vagy alkatrészek, számozott mindegyik térfogata vagy részben külön-külön.
A mintát a belső leltárt kell kezelni a megrendeléseket személyzet, lásd a „Hasznos dokumentumok” c. 23. A magazin.
Végén az esetben egy külön lapon díszíteni egy lap tanú az esetben, meg kell határozni azt az összeget betűvel és számmal számozott lapok, adja meg a funkciókat és számozási hiba (nem fogadott és szó szerinti szám) és fizikai állapotának az iratokban.
Nyelvtani és nem fogadott számok szerepelnek a címkén megbízhatósági abban az esetben, hibák fordultak elő a folyamat számozása lap. Ezzel elkerülhető újraszámozásával lapokat, és egy nagy időt takarít. Például, ha a lemezek közötti alatti számok „14” és „15” találtak egy másik lapot, ez meg van számozva, mint lap „14a”. Hasonlóképpen meg kell szűnnie a hibaüzenetet, ha a 2 lap a számozási folyamatot arra jelöljük ugyanazt a számot.
Lemezek belső nyilvántartási számmal külön-külön, így a több bizonyosság a felirat után jelölik összes lap száma az ügy, a „+” (plusz).
Olvashatóan aláír aláírt igazoló tagjai által alkalmazottja helyzetét jelző és a készítés dátumát a felirat. Amikor pályaszámokból lapokat képeznek új jele biztosítást és a régi vonalat rajta.
Minta lap tanú esetében, lásd a „Hasznos dokumentumok” c. 24. a magazin.