Etikett-tárgyalási szabályok a sikeres tranzakciókhoz
- A tárgyalások előkészítése és etikettje
- Mik az üzleti tárgyalások hibái az orosz üzletemberekben
- Üzleti találkozók és tárgyalások etikettje. Hogyan készítsünk egy tárgyalót
- Tárgyalási etikett
A tárgyalások az egyenlő partnerek párbeszédét jelentik, és nem a saját helyzetüket. A tárgyaló feleknek készen kell állniuk arra, hogy kompromisszumokat hajtsanak végre, valaki más szempontjait megértsék és tiszteletben tartsák, és ésszerűen érveljenek, és ne terjesszék véleményüket. Más szóval, követni kell a tárgyalások etikettjét és az üzleti protokoll szabályait. Az üzleti találkozók etikettjének ismerete és tiszteletben tartása konstruktív megbeszélést, a szakmai problémák megoldására összpontosít, minimalizálja az érzelmi feszültséget.
TOP-5 legfontosabb cikk a menedzser számára:
A tárgyalások etikettje: az előkészítés szabályai
A tárgyalások, ellentétben egy üzleti találkozóval, egy szerződés aláírásával vagy legalább szándéknyilatkozattal zárulnak. Ezért kell alaposan előkészíteni a tárgyalásokat, figyelembe véve nem csak a tartalom oldalát, hanem szervezeti támogatást is. Ugyanakkor, ha az érvek megválasztása az Ön tudásától és képességeitől függ, akkor az értekezlet szervezeti támogatását az üzleti tárgyalások etikettjének szabályai határozzák meg. Ezeket a szabályokat csak tudnia kell.
1. szabály Előzetes konzultációk
A tárgyalások kinevezése csak abban az értelemben van értelme, ha mindkét fél érdekelt az együttműködésben. Ezért először is meg kell találni a partnerek céljait, és meg kell határozni a vita tárgyát. Az előzetes konzultációk segítenek megtalálni az érdeklődési kör metszéspontját. Ha megbizonyosodik róla, hogy a partnerek elvileg együttműködnek veletek, indítsa el a tárgyalások előkészítését. Ezt a feladatot egy speciális protokollcsoporthoz lehet hozzárendelni (nagyvállalatokban is léteznek állandó protokollosztályok).
2. szabály: Találkozási idő
Az idő kijelölése a tárgyalások várható időtartamától függ. Általában kényelmes választani a reggel - 10 vagy 11 óra. Ha az esemény reggel kezdődött, akkor azt 17-18 óráig kell befejezni. A pszichológusok és a fiziológusok a kedden, szerdán és csütörtökön tárgyalásokat folytatnak, mivel ezekben a napokban szükség van a személy szellemi és élettani aktivitására.
3. szabály: Találkozó hely
Súlyos üzletemberek tárgyalnak irodai környezetben. A szaunák és az éttermek nem a legjobb döntési helyek. Az étteremben meg lehet jegyezni a tárgyalások sikeres lezárását, vagy üzleti találkozót nevezhetek meg a partnerségek fenntartása és a kölcsönös érdekek tisztázása érdekében - de nem több.
Tárgyalások történhetnek mind az irodában, mind a partnerekben - mindkét lehetőség előnye és hátránya. Könnyebben és nyugodtabban kommunikáljon a területén, valamint a sport területén is. Ebben az esetben azonban nem kerülheti el a szervezeti problémákat. Másrészről pszichológiai stressz áll fenn valaki más területén. Ha a vállalatok sokáig együttműködnek és rendszeresen tárgyalnak, akkor megfigyelhetjük a rendet: ma nekünk vagyunk, holnap pedig nekünk vagyunk. Az is előfordul, hogy az esemény jobb, ha semleges területet jelöl ki. Ez különösen akkor hasznos, ha:
- a partnerek nagyon szorosan viszonyulnak egymáshoz, és egyikük sem akarja a másiknak olyan előnyt nyújtani, mint a mezője;
- biztosítani kell a tárgyalások maximális egyenlőségét, hogy mindkét fél egyenlő feltételek mellett legyen;
- a tárgyalások bizalmasak, és az egyik partner és a másik partner irodái nem rendelkeznek semmilyen technikai információvédelmi eszközzel.
Üzleti találkozók és tárgyalások etikettje. Hogyan készítsünk egy tárgyalót
Mindenekelőtt tisztaságot és rendet kell biztosítani. Az íróasztalokon írásos anyagokat kell készíteni. Ezek megjelölhetők a cég szimbolizmusával, de ez nem szükséges. A hagyomány szerint a szobát virágok díszítik. Ha úgy dönt, hogy a virágokat az asztalra helyezi, akkor válasszon alacsony vagy fekvő csokrot: nem zárja le a résztvevőket egymástól. A tárgyalóasztalon magas csokrok nem lehetnek, de más helyeken is megtalálhatók. Az asztalon az ásványvízzel ellátott palackokat (nem nyitott állapotban) és hibátlanul tiszta üvegeket kell elhelyezni. Ne felejtse el követni a rendet a közös helyiségekben (folyosók, előcsarnokok, előcsarnokok, WC-k) az irodában. Azt is meg kell választani egy helyet a füst, és mondja el a vendégeket, hogyan kell menni oda.
Lehet bérelni irodát a tárgyalásokra sok üzleti központban. A helyi szakemberek vállalják a helyiségek előkészítését, a tárgyalások fenntartását és műszaki támogatásukat.
4. szabály A küldöttség összetétele
Az egyes oldalakról folytatott tárgyalások résztvevőinek és hivatalos szintjüknek közel azonosnak kell lenniük. A küldöttség vezetője az a munkavállaló, aki végleges döntést hoz a tárgyalások tárgyában és a jóváhagyott eljárás betartásáról. Általában a küldöttséget a vállalat vezetője vezeti, de vannak kivételek. Például ha egy szakértő jobb tárgyalási technikákkal, vagy ha a rendezőt nemrégiben nevezték ki, és még nem jutott elegendőnek a helyzetről, akkor egy másik személy vezetheti a küldöttséget. Ebben az esetben a tárgyalások idején és a döntések meghozataláért való minden felelősség a küldöttség vezetőjére esik, és a főigazgatónak tisztában kell lennie ezzel. A vállalat képviselőinek feltétlenül engedelmeskedniük kell a küldöttségvezető döntéseinek. Nagy hiba, hogy vitát kezdeményezünk magunk között, vagy megkérdőjelezzük a tárgyalóasztal döntését a tárgyalások során.
Szabály 5. Dokumentumok és kiadványok
Ezenkívül érdemes előzetesen információkat gyűjteni a partnerekről folytatott tárgyalások résztvevőiről, elsősorban a főigazgatóról. Ha mindent vagy mindent tudsz egy partnerről, könnyebb befolyásolni az ülés kimenetelét. Minden információ hasznos lehet - mind az általános igazgató kulináris preferenciáiról, mind pedig a közelmúltban olvasott könyvről.
Győződjön meg róla, hogy a delegáció minden tagjának elegendő névjegye van.
6. szabály. Ajándéktárgyak a partnerek számára
Kívánságra kis ajándékokat készíthet a tárgyalóknak. Az ajándéktárgyak nem lehetnek nehézkesek vagy drágák. Hasznos lehet a cég szimbólumainak ellátása. Általános a tervezett különbözik a többi ajándék, mint általában - az értékesebb. Jó hangja -, hogy figyelmeztesse partnerek főtt ajándéktárgyak (a protokoll csoportok vagy osztályok), hogy nincsenek kellemetlen helyzetbe, mert az képtelen megmutatni kölcsönös udvariasság.
Szabály 7. Tárgyalási etikett és ruhák kódja
A tárgyalások alatt álló férfiaknak sötét ruhákat és könnyű ingeket kell viselniük. A nyakkendő nem lehet színes és színes. Jobb, ha sötét nyakkendőt választasz egy apró borsóban vagy átlós fénysávban. Cipő - klasszikus fekete cipő csipkével (oxford); a díszítőelemek közül csak a cipő lábujját elválasztó varrás megengedett. Az egzotikus állatokból (krokodilok, kígyók, struccok) készült lakkozott cipő vagy cipő elfogadhatatlan.
A legjobb ruházat nők részt vesznek a tárgyalásokon, majd egy sötét öltönyt (kabát a szoknya vagy ruha). Amellett, hogy a ruha jobb, hogy válasszon egy világos blúzt, dzseki, átlátható hússzínű harisnya és fekete bíróság cipő alacsony sarkú (3-5 cm) minimális dekorációval. Tie mint a férfi, de divatos is lehet, a nő fel ilyen tevékenységet nem lehet - ez az íratlan szabály az üzleti világban. Elfogadható néhány dísz, szigorú és diszkrét. A fülbevalók, mint a cigány és a karkötők, kizártak.
Tárgyalási etikett
A tárgyalásoknak időben meg kell érkezniük. A késés a tárgyalások etikettjének megsértése; a másik oldalról való tiszteletlenségnek, sőt sértésnek tekinthető. Ha a küldöttsége rövid ideig váratlanul késik, kérjük, bocsánatot kérjen. Ha túl későn vagy több mint 15 percig, a fogadó fél főigazgatója teljes joggal rendelkezik a tárgyalásoknak az asszisztensekre történő átruházására, vagy nem fogadhatja el az adott napon.
14 hiba az orosz üzletemberek tárgyalási etikájában
Találkozó vendégek. Ha a cég a fogadó ország, akkor a kijelölt idő szerint a küldöttség minden tagjának összegyűlni kell a tárgyalóteremben. A vendégeket egy olyan alkalmazott veszi át, aki nem vesz részt a rendezvényen. Ő viszi őket a tárgyalóba. Először a fogadó ország küldöttségének vezetőjét üdvözölte, majd a vendégek küldöttségének vezetőjét. Ezt követően a házigazdák küldöttségének vezetője mindenkit felajánlja a helyükre.
A tárgyalók ülése. A fogadó küldöttség vezetője első helyen áll. A többiek az elhelyezett tablettáknak megfelelően ülnek. Az egyik leggyakoribb ülésrendezés ez. A küldöttségek egymással szemben helyezkednek el, elfoglalva az egyes (hosszú) oldalukat. Ebben az esetben a főigazgatók egymással szemben helyezkednek el. A jobb oldali a küldöttség vezetője ül második legfontosabb alkalmazottja, a bal oldalon - a harmadik, a következő a helyes - a negyedik, miután a bal oldalon - .. Az ötödik, stb szakértők és tolmácsok részt vesz a találkozón, de nem része a tárgyaló, található a bal oldalon, és egy kicsit a küldöttség vezetője mögött. Jegyezzük meg, hogy nem felelnek meg az előírt mesterek és ülésrendet ülni valaki másnak a hely minősül rossz formában. Ez csak George W. Bush számára lehetett, amikor az Egyesült Államok elnöke volt. Az egyik a csúcstalálkozók a „Nyolcak” ő teketória nélkül mellé Angela Merkel német kancellár, figyelembe véve a helyét a brit miniszterelnök, Gordon Brown. Az erőfeszítések a szervezők, akik megpróbálták felhívni a figyelmet, hogy a Bush-Place kártya, sem hiába. Úgy tett, mintha nem értette volna, mit akarnak tőle, és ez nagyon örült a világ közösségének.
Csere névjegykártyák. Végül is a fogadó fél képviselője képviseli küldöttségének tagjait (függetlenül attól, hogy a tárgyalások résztvevői ismerik-e egymást, vagy sem). Ezután a vendégek küldöttségének vezetője bemutatja csapatát. Ha kevesebb mint tíz ember van a tárgyalásokon, a résztvevők kicserélik a névjegykártyákat. Mindenki átadja névjegykártyáját a szemben álló ülő partnernek. A kapott kártya eltávolítható a kabát mellényzsebébe vagy elé, hogy tisztázza a partner nevét, ha elfelejtette. Ez különösen akkor hasznos, ha nem függőleges tablettákat használnak a tárgyalásokon való elhelyezéshez, hanem inkább a megírt lapokat. Ha a tárgyalópartnerek sokak, akkor az üzleti kártyák cseréje az asztalnál nem megfelelő. Ebben az esetben minden résztvevőnek teljes listát kell kapnia a partner delegáció tagjairól (nevekkel, teljes nevekkel és patronikumokkal, bejegyzésekkel). És a lehetőség, hogy névjegykártyákat cseréljen a küldöttség tagjaival, később, szünetben vagy az ülés végén.
A tárgyalások kezdete. A fogadó ország főigazgatója megkezdi a tárgyalásokat. Azt is biztosítja, hogy az esemény alatt ne legyenek hosszú szünetek. A megszületett csendet a vendégek a találkozó végén feltüntetik. A tárgyalások témáját nem szabad elkezdeni egyik oldalról a másikra sem. Először is meg kell változtatnunk néhány mondatot egy absztrakt témára: az időjárásról, a kölcsönösen előnyös együttműködésről a múltban. Az előzetes beszélgetésből ki kell zárni azokat a témákat, amelyek nem értenek egyet (vallás, politika, sportpreferencia, nemzeti jellemzők). Ezt követően a tulajdonosok küldöttségének vezetője azt javasolja, hogy folytassák a tárgyalások témáját. A főigazgató továbbíthatja a küldöttség többi tagjának, valamint a szakértőknek és a tanácsadóknak a szót. A partnerek teljesítményének megszakítása nem elfogadott.
Beszélgetés rögzítése. Az üzleti gyakorlatban szokásos a tárgyalások nyilvántartása. Ez különböző módokon történik: egyesek kézen fogják a protokollokat, mások számítógépen írják őket, míg mások diktafonon rögzítik előadásaikat. De a felvétel megkezdéséhez értesítenie kell mindkét felet, és beleegyezését kell kapnia. A tárgyalások rögzítése lehet technikai alkalmazott és a küldöttség tagja.
A tárgyalások befejezése. Az ülés végére meg kell szüntetni a légkört. Ehhez például meghívhatja a résztvevőket, hogy vegye le kabátjaikat. Ezzel a kezdeményezéssel csak a fogadó küldöttség vezetője beszélhet. Bár a rendezvény hivatalos, protokollrésze még nincs vége (és a felmérés is folyik), nem érdemes ilyen ajánlatot tenni. A tárgyalások befejezésére irányuló kezdeményezés továbbra is a vendégek küldöttségének vezetője. Általános szabály, hogy a tárgyalások véget vetnek egy elfogadott határozat elfogadásával. Mindkét oldalon a dokumentumot egy meghatalmazott (vagy személy) írja alá, amely után a dokumentum egy példányát mindkét fél számára kiadják. A megbeszélést követően elkészül egy jelentés, amely jóváhagyásra elküldhető a másik félnek. Szigorúan be kell tartani az írásbeli és szóbeli tárgyalások során elért megállapodásokat, mivel az üzleti etikett fő elve a szó fenntartása.
Az esemény végén cserélhetsz ajándéktárgyakat. A fogadott ajándékokat nem telepítik és nem veszik figyelembe.
A tárgyalások nem mindig érik kielégítően mindkét fél számára. Néha az ülés résztvevői úgy döntenek, hogy elhalasztják a megállapodás aláírását annak érdekében, hogy jobban tükrözzék a tranzakció feltételeit vagy következményeit. Ebben az esetben tárgyalni kell a partnerekkel a következő tárgyalási forduló dátumával. Ha világossá válik, hogy most vagy később sem sikerül megállapodni, akkor ne helyezzen ultimátumot, vagy ne nyissa ki az ajtót. A vendégek küldöttségének vezetőjének egyszerűen kijelentenie kell, hogy a véleménykülönbség túl nagy, köszönetet mond a közös munkának, a búcsúzásnak és az alárendelt munkatársaknak való elhagyásnak.
Szakértői vélemény
Nicholas Corot, a Reland Group of Brand Management és Brand Technologies Research Center igazgatója, a Marketers Guild igazgatóságának tagja, az orosz marketingszakemberek nemzetközi ügyek bizottságának elnöke, az RF CCI marketing bizottságának tagja, Moszkva
Sajnálatos módon az orosz üzletemberek általában csak egy idõben külföldi partnerekkel találkoznak az üzleti tárgyalások etikettjével. Az utóbbi években azonban az üzleti tárgyalások lebonyolításának megszűnése egzotikus - legalábbis a régiók megacitáiban és fővárosaiban. Az üzleti közösség által elfogadott magatartási szabályokat követve a vállalkozó státusza igazolható. Ilyen, bár kissé torz, az etikett céljának ötlete pozitív változásokat eredményezett. Emellett több új generációs menedzser is rendelkezik a modern oktatásban. A tárgyalások etikettjét az üzleti élet szerves részeként érzékelik.
A tárgyalások etikettje ma nem olyan nehéz
Igor Berezin, a Marketing Céh elnöke, a Semperia MS partnere, az Orosz Marketing Szövetség igazgatótanácsának tagja, a "Romir" kutatási holding elnökének tanácsadója, Moszkva
A mai tárgyalások etikettje nem olyan kemény, mint a múlt század diplomáciai jegyzőkönyve. Ezek nem szigorú szabályok, hanem az üzleti gyakorlat általánosságának és formalizálásából adódó ajánlások. Megjegyzéseim szerint a legtöbb orosz üzletember ismeri az üzleti etikett alapvető normáit. De az árnyalatok nem ismertek mindenki számára. A tárgyalások során nagymértékben függ a rangidős ranglista. Ha ismeri és betartja a protokollt - a többi résztvevő megnéz rá, és ugyanezt teszi.
Középméretű vállalatoknál a fiatal vezetők gyakran nem vesznek részt a protokoll finomságaiban. A leggyakrabban előforduló hiba, amikor a vendégek kénytelenek várni a tárgyalóteremben több mint 5-7 percig (és néha akár 15-20-ig is), amíg a "főnök" meg nem jelenik. Gyakran a tulajdonosok ugyanúgy viselkednek, ha a látogatók érdeklődnek megrendelés vagy szerződés megszerzéséhez.
Amikor egy asztalnál ülnek, a hibák ritkák, de előfordul, hogy a fogadó nem hagyja a vendégeknek, hogy együtt üljenek az asztal egyik oldalán. Ez gyakorlati kellemetlenségeket és erkölcsi kényelmetlenséget okoz.
Emellett a tárgyalások elején gyakran felmerül problémák - nem mindig gondoskodnak a belépésről, vannak csuklók, míg a felek határozzák meg, ki fog kezdeni.
Amint látja, a tárgyalások etikettje nem olyan egyszerű - sok finomság van benne. Mindazonáltal logikusak és célravezetőek, könnyen megjegyezhetők; tapasztalattal, betartása szokássá válik. Ez jelentősen megkönnyíti a tárgyalásokban való részvételt, és versenyelőny lesz.
Feliratkozom és megkapja az "Általános igazgató" magazin legfrissebb számát, amelyben: