Hr-audit a cégnél
HR-audit a cégnél
Audit ... A pénzügyi divíziók könyvelői és alkalmazottai számára ez a téma az egyszerű baj érzését okozza, és a kreatív kereskedelemben élő emberek számára unalmas. De minden menedzser számára nagyon fontos tudni, hogy mi történik a rábízott munkaterületen. Ráadásul ha ezt a kérdést "lélekkel" közelíted, akkor az unalom helye őszintén érdeklődik.
Az ellenőrzés lehetővé teszi a vezetők számára, hogy valós képet kapjanak: mit jelentenek az alkalmazottak az üzleti célok elérése érdekében? Számos anyag van a pénzügyi ellenőrzés megszervezésében, de hogyan kell HR auditet végezni? Szeretnék megosztani tapasztalataimat az olvasókkal.
Képzeljünk el egy háromdimenziós alakot, például egy kockát. Ha függőleges és vízszintes síkokba osztjuk egy bizonyos számú sejtbe, akkor n egyenlő kockát kapunk. Forgalomba a csúcsok egy kocka ízületek, tudjuk, miközben egy helyen egy bázis billentse a függőleges síkban - Bal / jobb vagy előre / hátra. Rugalmas struktúrát kapunk, amely minden változásra megtartja az összes fő paramétert: magasság, szélesség, mélység (1. ábra).
Ábra. 1. A mátrix struktúrák rugalmasságának ábrázolása
Mátrix szerkezete gazdaság „Atlant-M” lehet hasonlítani egy ilyen mozgatható kocka: ez irodákat - kereskedelmi és költségvetési (az osztályának cégünk - egy független vállalat kód).
A fő funkciók költségvetési hivatalok (pl, az emberi erőforrás menedzsment osztály. Department of Business Development) a kidolgozása, végrehajtása és nyomon követése a végrehajtás közigazgatási döntések, irányelvek, rendeletek, eljárások, és így tovább. N. Ezek az egységek keretet hozzon létre a „kocka” a tevékenységük biztosítja az erőt az egész építmények, mivel ezek:
írja le a felhalmozott tapasztalatokat; a meglévő üzleti folyamatok optimalizálása;
a legjobb gyakorlatok más
új vállalkozások munkájának megszervezése;
optimalizálja az üzleti folyamatokat az ERP-rendszer segítségével és szabályozza a kereskedelmi részlegek tevékenységét.
Cégünk "kockáinak" komponensei kereskedelmi részlegek - egyéni autóközpontok. A külső hatások nyomása alatt a tengelyei elmozdíthatók, adaptálva az aktuális eseményekhez (például a világ pénzügyi válságához). A költségvetési szervek által létrehozott és védett irányítási rendszer nem teszi lehetővé a gazdaság egész struktúrájának szétesését az egyes kockákon "elmozdulások" hatására. Ezek az eszközök, amelyeken keresztül a rendszer integritása fennmarad, tartalmaznak auditokat.
Az ellenőrzés lehetővé teszi a következő feladatok megoldását:
felügyeli az irodák tevékenységét az összes üzleti folyamatban;
információkat gyűjtsön az optimalizálható tevékenységi területekről;
elemezni a helyszíni innovációk hatékonyságát;
végezzen benchmarking tanulmányokat különböző piacokon működő fiókok sikeréről különböző márkájú autókkal.
Az ellenőrzéseket lefolytatni minden üzleti folyamat (alapján a vonatkozó rendelkezések) segítségével egy ellenőrző lista (ellenőrző lista - a lista a kérdésre, a vizsgálati terv), amely következetesen leírt milyen folyamatok és tranzakciók, amelyek egy adott osztályon. Az ellenőrzőlistát táblázatos formában hajtják végre (Excel fájl több "lapkal" - 2., 3. ábra).
Kattintson a képre a nagyításhoz
Ábra. 2. Az ellenőrző lista általános nézete
Kattintson a képre a nagyításhoz
Ábra. 3. A külön lapok fajtája
Cégünk irányítási gyakorlatában a könyvvizsgálat technológiáját az üzletfejlesztési részleg alkalmazottai mutatták be. Legjobb szakértőink - ászok az autók és pótalkatrészek értékesítésében, a szolgáltatási és jótállási szolgáltatás, a hajózás és a logisztika, a pénzügyek itt. Megjegyzem, hogy munkacsoportunkat folyamatosan használják új problémák megoldására vagy új technológiák létrehozására. Az audit módszertan fejlesztő csoport Minszkből, Moszkvából és Kijevből álló személyzet szakembereiből állt (8-10 fő, a kompozíció a munka színétől függően változott). A képzés egy speciálisan létrehozott virtuális oldalon zajlott le, az internet segítségével.
A kezdeti szakaszban összegyűjtötték a csoport résztvevői kezdeményezéseit - az ellenőrzési eljárásra vonatkozó javaslatokat és az ellenőrző lista tartalmára vonatkozó javaslatokat. Ezeket az információkat konszolidálták, strukturálták és bemutatták a csoport résztvevői számára tanulmányozás és kiigazítás céljából. Összességében több ilyen iterációt végeztünk a módszerek kifejlesztése során.
Az ellenőrző lista fejlesztésekor:
Minimalizálja a kitöltéshez szükséges időt.
Használjon fontos és mérhető (!) Kritériumokat, ne túltöltse túlságosan részletesen.
Számos kísérleti projektet hajtottak végre az ellenőrzési listák működőképességének ellenőrzésére a tervezett ellenőrzések megkezdése előtt.
Milyen előnyökkel jár ezek az ellenőrzések?
Az éven túli tevékenységek magas integrált értékelésével rendelkező egységek alkalmazottai bónuszt kapnak. (Az integrált pontszám megegyezik a fő és a végpont közötti (támogató) üzleti folyamatok funkcióinak ellenőrzésével, amelyeknek bizonyos súlya van.)
A szakértői vélemények és ajánlások bemutatják az üzleti folyamatok optimalizálási lehetőségeit.
Az ellenőrzési jelentés eredményei szerint minden részleg olyan cselekvési tervet kap, amely segít a munkájának optimalizálásában.
Nagy figyelmet fordítva a fő üzleti folyamatokra, nem felejtjük el a költségvetési szervezeti egységeket (pénzügy, informatika, marketing, személyzeti menedzsment), rendszeresen javítjuk tevékenységüket.
személyzeti menedzsment rendszer „Atlant-M” lehet vázlatosan a csillag alakban öt jelentős sugarak - tevékenységek (4. ábra): Kiválasztás és az emberi erőforrások felhasználásának; fejlesztés; értékelés; motiváció; biztonságát.
Kattintson a képre a nagyításhoz
Ábra. 4. A "Atlant-M" üzemben a személyzeti irányítás rendszere
* "Személyzeti ballaszt" - nem megfelelő alkalmazottak, akik szisztematikusan megengedik a munka során elkövetett súlyos hibákat és hibákat; alacsony motiváltságú emberek, sokáig nem megfelelően teljesítik feladataikat; Azok, akik nem akarják vagy nem képesek tevékenységük képzésére / átalakítására. Ha a menedzser úgy véli, hogy további munkája nem kivitelezhető, elindítja az elbocsátás eljárását, vagy (adott esetben) átadja az ilyen alkalmazottak listáját a HR osztálynak az átképzéshez.
Fiatal vezetők és szakemberek, akik nem rendelkeznek tapasztalattal a személyzet irányítása, „Star” program segít megtanulni az alapokat kezelő és fiatal eychary -, hogy készítsen engedélyezés. Cégünknél az engedélyezés egy belső vizsgálat, amely megerősíti a szükséges ismeretek rendelkezésre állását bizonyos tevékenységek végzéséhez.
A "Személyzeti Menedzsment" (UE) üzleti folyamat végrehajtásának ellenőrzése az irodákban, melyeket teljesítményértékelés formájában végzünk. Ennek okai:
az összegyűjtött adatok összehasonlítása a szabályzatok / teljesítményszabványok szabályozási és alapvető követelményeivel a vezetés területén.
Az ellenőrzés céljából - a megbízható információt nyújt az elvégzett tevékenységek szerint a vállalati szabványok lefolytatása munka, ha szükséges -, hogy dolgozzon ki intézkedéseket, hogy megszüntesse hiányosságok a munkát a személyzet. Az ellenőrzési folyamatot a vonatkozó rendelet írja le, amely a bizottság tagjainak útmutatója. A rendelkezés segíti az osztályvezetőket és a bizottsági tagokat, hogy meghatározzák az egyes kritériumok követelményeit, és megvizsgálják a vitatható kérdéseket.
A HR-tevékenység minden iránya - a "csillag" sugár - több blokkból áll, és az ellenőrző lista külön lapján (3. ábra) tükröződik. Az ellenőrzési program a következőket tartalmazza:
a gazdálkodó gazdasági mutatóinak kiszámítása és becslése;
a jogszabályoknak való megfelelés ellenőrzése;
a munkafolyamat ellenőrzése.
Az EU-ban a terv / tényleges arány alapján becsüljük meg a gazdasági eredményeket az EU-ban: ellenőrizzük a jelenlegi mutatók eltérését a tervezettől - a termelékenység, a jövedelmezőség és a személyi állomány forgalma. A munkavállalók forgalmát viszont két mutatócsoport becslése jelenti - a személyzet teljes forgalma és a személyi állomány forgalma kulcspozícióban. Az értékelést hárompontos skálán végzik, ahol:
"1" - a munka teljes mértékben megfelel a dokumentációban leírt követelményeknek;
"0.5" - a munka nem teljes, vannak megjegyzések;
"0" - a munkát minimális mennyiségben, vagy egyáltalán nem.
Az ellenőrzést legalább két emberből álló bizottság végzi. Az ellenőrző listában két kritériumcsoport létezik:
a dokumentumok hozzáférhetőségének és a regisztráció helyességének ellenőrzése;
interjúk lefolytatásához.
Interjúk három személyzeti csoport képviselői: vezetők; szakértők munkások. A megkérdezett alkalmazottak számának szükségszerűnek és elegendőnek kell lennie ahhoz, hogy a könyvvizsgálók egyértelmű képet kapjanak az értékelendő kritériumokról. Ahogy azt a tapasztalataink is mutatják, ehhez elég az interjú 10-20% -a az osztály részéről.
Külön lapon ellenőrző listát bemutatott értékelési modell (5. ábra): Minden kritérium van rendelve egy bizonyos súlyt, indikátor kiszámítását végzik alapul lehetséges maximális értékelési. Így a számítás egyértelműen megmutatja az eltérést a lehető legjobb eredménytől.
Kattintson a képre a nagyításhoz
Ábra. 5. Üzleti folyamatok értékelésének modellje "Emberi erőforrás menedzsment"
Ábra. 6. A becslések megjelenítése
Értékelések benyújtásakor a bizottság minden tagja külön-külön dolgozik. A munka végén a bizottság találkozik az eredmények megvitatása, közös megoldás kidolgozása és ajánlások készítése céljából. Az értékelés eredményei alapján összeállít egy jelentést. Az ellenőrzést követő egy hónapon belül az ellenőrzött iroda személyzetének vezetője tervet készít a további munkákról, az egyes tevékenységek feltüntetésével (az ajánlások listájával összhangban).
Minden vállalkozásunk egy üzletágban vesz részt, és szabványos struktúrákkal rendelkezik. Ugyanakkor a vezetés oly módon van kialakítva, hogy a szervezeti egységek vezetői elegendő szabadságot élvezzenek a stratégiai és működési irányításban (annak érdekében, hogy a piac sajátosságait a lehető leg rugalmasabban figyelembe lehessen venni). A gazdaság alosztályainak szervezeti felépítése különbözik egymástól, mivel a vállalkozások, mint vezetők, a fejlesztés különböző szakaszaiban vannak. Az ilyen egyenlőtlenségek gyakran elfedték az egyes osztályok nehézségeit, nem engedték meg, hogy értékeljék (és összehasonlítsák) az igazgatói által hozott vezetői döntések hatékonyságát.
Az ellenőrzések segítettek abban, hogy azonosítsuk a nem hatékony felső vezetőket, valamint azokat, akik "szubjektív érdekeket" követnek. Például a rendelkezésre álló autonómia keretében rendelkezésre álló lehetőségek kihasználásával egyesek a szervezeti struktúrában olyan módosításokat vezetnek be, amelyek túlzott szintű vezetési és kettős feladatokat eredményeznek. Másrészről világossá vált számunkra, hogy minden egyes részlegben be kell vezetni az igazgatóhelyettes tisztségét, aki funkciókat (back office) lát el. Mindezek a problémák az ellenőrzések eredményeit követően nyilvánvalóvá váltak.
Az értékelések azt is megmutatták, mennyire fontos a HR menedzser képzett és stabil munkájának hatékony kezelése, a vállalat iránti lojalitás, valamint az ágazat és a gazdaság egésze szintjén folytatott tevékenység következetessége és folytonossága.
A HR-audit eredményei meggyőzően bizonyították:
a személyi állomány százalékos arányának csökkenése csak a rendszerrel végzett munka során lehetséges;
A személyzeti irányítás elfogadott stratégiája közvetlenül befolyásolja az osztály egészének eredményeit.
Az ellenőrző lista értékelései segítettek nekünk a vonalvezetők munkájában. Például folyamatosan elmondjuk nekik az alkalmazkodási időszak fontosságát: minél kevesebb figyelmet fordítanak az új alkalmazottak számára a munkahelyi első napokban, annál nagyobb a valószínűsége, hogy elhagyja a vállalkozást, vagy alacsony termelékenységgel dolgozik. A szakbizottság objektív értékelése, amely a személyzet 10% -ával készült interjúk alapján készült, sokkal vonzóbb volt a vezetőknél, mint a szavaknál.
Hogyan reagáltak az alkalmazottak az ellenőrzésekre? Először az emberek aggódtak, kérdéseket tettek fel a csoport tagjai számára: "Ellenőrzik-e őket? Van valami baj? "Az interjú során ismét elmondtam az embereknek az Atlant-M általános irányítási rendszerét, amelynek az ellenőrzések az üzleti folyamatok helyességének rész-rendszerellenőrzését jelentik. Végrehajtásuk során semmilyen "elnyomó" célt nem követünk ("igazolás" - büntetés "), az értékelések eredményei csak a szervezeti felépítés és a szervezeti felépítés javítására szolgálnak.
Az egyik kollégám megnyitotta a Vállalati Kódex és a Belső Munkaügyi Szabályzat szövegét, és kiadta azokat az alkalmazottaknak az ellenőrzés előestéjén, a bérekkel együtt. Ez az információ segített tisztázni a munkavállalókkal kapcsolatos dolgok lényegét, ennek következtében enyhébbé vált az ellenőrzési eljárás. Mivel az interjúk során feltett kérdések nem az egyén munkájának eredményeit, hanem a személyzeti irányítási rendszereket általában, az emberek szívesen és őszintén szóltak a problémákról és az eredményekről. Ennek eredményeképpen visszajelzést kaptunk a munkatársaktól a HR részleg munkájának minőségéről, valamint az osztály vezetőinek és személyzeti vezetőjének értékeléséről. Eicharam, azt javaslom, hogy rendszeresen javítsd a beszélgetés készségét!
A cégünkben elvégzett auditok (beleértve a HR auditokat is) nagyon jól teljesítettek; eredményei segítettek azonosítani a hiányosságokat és rejtett tartalékokat találni a további fejlesztéshez és fejlődéshez.