E-mailben írja le, hogyan kell létrehozni a kívánt képet az ügyfél számára
Eugene Baidakov, az Avicom Business Technologies vezérigazgatója
Ma a levelezés e-mailen keresztül határozott helyet foglal el mindennapi életünkben, és olyan természetes, hogy nem mindig gondolunk arra, milyen képet alkotunk napi levelünkben.
Az e-mail létezésének meglehetősen hosszú története ellenére az e-mail levelezés művészete társadalmunkban még mindig fejletlen, még az üzleti szektorban is, ahol ez a fontos folyamat nem kap első helyet. Az elektronikus hírközlés kultúrájáról, valamint a biztonságuk és megbízhatóságuk ellenőrzéséről szól.
Mit jelent ez a "terhelés" a postai szolgáltatásokban? Vegyünk egy ügyvédi iroda tevékenységébe. Naponta a jogi cégek által használt levelezőkiszolgálón keresztül sok bizalmas információ átadódik. És ha ez az információ, amelyet az ügyfél bízott rájuk, harmadik felekhez jut, akkor a vállalat nemcsak nagy pénzügyi veszteségeket szenvedhet el, hanem hírnevet is okozhat.
Az ilyen kockázatok ellenére azonban számos ügyvédi iroda használja a szabad postafiókokat és szervereket a munkájuk során. Ehhez hozzátesszük, hogy a vállalatok alacsony szintű ellenőrzése az alkalmazottak elektronikus kommunikációjáról és általában a levelezés alacsony kultúrája. Melyik portré jelenik meg ebben az esetben az ügyfél előtt, aki megbízik a hírnevével?
Figyelembe véve cégünk széles körű tapasztalatait az információs technológiák hazai piacán és a jogi ügyekkel való szoros együttműködésben, szeretnék megosztani az ügyvédi irodáim kollégáival az e-mail programok használatával kapcsolatos tippeket.
Először is, ne feledje, hogy akár ingyenes szervereken is létrehozhat vállalati leveleket. Elfogadom, hogy ha egy partner vagy ügyvéd esetleges ügyfelet ad ki egy névjegykártyának, ahol a [email protected] elérhetősége meg van adva, akkor ez nem ad neki szilárdságot. Sokkal jobb, ha írják ivan_ivanov@vasha_firma.ru.
Ezek a lehetőségek általában nem ismeretesek az ingyenes kiszolgálókról, de szinte minden nagy levélrendszerben léteznek.
Lépjünk át az elektronikus levelezés kulturologikus összetevőjére. A kommunikáció bármely más formájához hasonlóan itt is figyelembe kell venni az üzleti etika általános szabályait. Annyira kicsi, hogy hangzik, a stílus, a tonalitás és a levelek írása nagy hatással van az üzleti kommunikáció sikerére.
Ha a munkavállaló távol van az irodától, automatikus válaszadásra van szüksége postafiókjának beállításaiban. Ráadásul ez nem csak azokra az esetekre vonatkozik, amikor egy személy több napig nem tartózkodik a munkahelyen; ez a szabály akkor is hatékony, amikor a munkavállaló elhagyja a vállalatot. Az ügyfél tudnia kell, hogy levele nem veszett el, hanem átirányított egy másik alkalmazottra, aki kapcsolatba lép a közeljövőben.
Ideális esetben minden elektronikus levelezést át kell másolni és hozzá kell adni a munkafolyamat-rendszerhez. Ez lehetővé teszi számodra, hogy az ügyfelekkel való kapcsolattartás története továbbra is fennmaradjon, és ez segít elkerülni az esetleges konfliktusokat és félreértéseket. Mindig elmagyarázhatja az ügyfélnek, hogy kérte, hogy módosítsa a dokumentumot, és nem sértette meg a megállapodásokat.
Természetesen az elektronikus levelezés nem helyettesíti az élő kommunikációt. A levelezés útján történő kommunikáció elindítása miatt az emberek személyesen nem ismerik egymást - ebben az esetben a levelek lesznek az első "látogatói kártyájuk". És ahogy Ön képviseltetik magukat - szigorú és üzletszerű, vagy "piros" és komikus - részben attól függ, hogyan néz ki a levelezésben. Tehát mit akarsz látni az ügyfelek szemében?
Az 1960-as évek első felében az első olyan programokat hoztak létre az Egyesült Államokban, amelyek lehetővé tették a felhasználók számára, hogy többfelhasználós módban dolgozhassanak a "fő kereten", hogy szövegfájlokat cseréljenek egymással.