A "költségek csökkentésére irányuló intézkedési terv"
Szergej Shebek. A harcosok klubja a költségekkel
A költségcsökkentési intézkedések tervének kialakítása a "költségellenes" munka kulcsfontosságú eleme. Hogyan készítsük el ezt a dokumentumot?
Kezdjük azzal, hogy megvizsgáljuk a terv formáját. És miután meghatároztuk a tartalomra vonatkozó követelményeket, az is világossá válik, mikor létrejön az út, amelyet meg kell hozni.
A legáltalánosabb formában ez a dokumentum az alábbi szerkezettel rendelkezhet.
Tehát a "cselekvési terv" meg kell határozni:
- Mennyire csökkennek a költségek az esemény végrehajtása után?
- Miatt (milyen tényezők miatt) csökken a költségek. (A legáltalánosabb formában e tényezők két csoportját különböztetjük meg - vagy csökkentjük az elfogyasztott erőforrások mennyiségét, vagy csökkentjük az elhasznált erőforrások egy egységének költségét);
- Az esemény keretében végzett konkrét tevékenységek felsorolása;
- Felelős személy (kívánatos, hogy ne csak a rendezvény egészének végrehajtásáért felelős személyt, hanem az egyes tevékenységek vagy munkák elvégzéséért felelős személyeket is e tevékenység keretében kell meghatározni);
- Az esemény költsége, i.e. Milyen költségekkel jár a vállalat a tevékenység elvégzéséhez?
- A tervezett éves hatás (bruttó) - mennyi lesz a vállalat a következő évben, az esemény végrehajtását követően;
- A nettó tervezett éves hatás az, hogy a vállalat mennyit fog megtakarítani az esemény végrehajtása után, figyelembe véve az esemény költségeit;
- Az időzítés az esemény (Nyilvánvaló, hogy ezek a kifejezések lényeges hatással lehet a keletkező éves gazdasági haszon. Az egy dolog, ha tudnánk intézkedtek az elmúlt évben. Aztán a következő évben „lő hab” az eredmények ezt az eseményt. Az más kérdés, ha az esemény a jövő év nyár végéig teljesülnek, ebben az esetben nagyon kevés idő lesz a gazdasági hatás elérése érdekében.)
Milyen lenne a logikus "lánc", amely a "Költségcsökkentési Akcióterv" kialakításának folyamatát képezi?
Úgy tűnik, hogy a táblázat struktúrájából következik az esemény. Továbbá az esemény lényegéből kiindulva meg kell adni az elvégzendő műveletek listáját, meg kell határozni a felelős személyeket, figyelembe kell venni a hatást stb. De ez nem teljesen igaz.
Ezért a "cselekvési terv" kialakításának első szakasza a feladat meghatározásának szakaszának kell lennie.
Ebben a szakaszban minden olyan cikk esetében, amelyre csökkenteni kívánják, szükséges:
1. Tüntesse fel a felelős személyt, aki "generál" javaslatokat a költségek csökkentésére, valamint a költségek csökkentésére, amelyet a felelős személy fog használni. (Ne feledje, hogy a költségcsökkentés módjai attól függenek, hogy milyen tényezők határozzák meg a cikk költségeit, és amelyekre a felelős személy befolyásolhatja.)
2. Határozza meg ennek a cikknek a költségeinek csökkentésére tervezett értéket.
Úgy tűnik, minden nagyon világos. De a gyakorlatban, ebben a szakaszban mindig van néhány kérdés.
Az első nem értő kérdés:
"A közvetlen termelési költségek teljes értékét például 3% -kal csökkentjük. Ha feltételezzük, hogy a közvetlen termelési költségek két cikkek - „Az alapvető nyersanyagok” és „A bérek a termelési munkavállalók”, mennyit kellene csökkenteni a költségeit az egyes elemeket? "
Valójában követheti az "egyenletes elosztás" elérési útját. Ezután a "Alapvető nyersanyagok és anyagok" c. Cikket 3% -kal csökkentjük, és a "Fő termelési dolgozók fizetése" című cikket is 3% -kal csökkenti.
De meg lehet tenni, és a „egyenlőtlen elosztás”: a cikkben: „A fő nyersanyagok,” fogjuk csökkenteni 1,5% -kal, de aztán a cikk, „A bérek a termelési dolgozók” szerint a teljes értékű közvetlen költséget, hogy belépjenek a megtakarítás 3% akkor már 8% -kal kell csökkenteni. (Mint a költségáruk szerkezetében, a "súlyosabb" bérek.)
Melyik úton menni? Tegyük fel, hogy elfogadjuk az "egyenletes eloszlás" változatot: mindegyik cikket "vágjuk" 3% -kal.
És a következő kérdés merül fel:
- És mennyire felelősek lesznek ezek a tisztviselők?
Kétségtelen, hogy néhányan azt mondják: "A" mi "cikkünk szerint az ilyen megtakarítások nem érhetők el, legfeljebb 1,5%. A hiányzó megtakarítást kell átadni egy másik cikk a „személy, viszont felelős a” másik „cikk is felháborodott:” szerint a „saját”! Cikke kötelező csökkentést 3% fogunk. De miért kellene többet megtenni ahhoz, hogy ellensúlyozzuk az "idegen" cikk hiányzó megtakarításait? "Ezen túlmenően mindegyik félnek saját módja lesz.
Sokat beszéltünk a felelős személyekkel kapcsolatban, és ezzel kapcsolatban felmerül egy harmadik kérdés:
"És ki lesznek ezek a leginkább felelősségteljes személyek, akikért mi vagyunk felelősek a" konkrét költségek csökkentésére irányuló intézkedésekkel "?
A legáltalánosabb formában a kérdésre adott válasz a következő lesz:
"A konkrét költségek csökkentésére irányuló intézkedések végrehajtására irányuló javaslatok előkészítése a vezetők felelőssége:
- akik olyan döntéseket hoznak, amelyek közvetlenül befolyásolják a jelen cikk szerinti költségek összegét;
- vagy amelyek alárendeltségében vannak olyan egységek, amelyek tevékenysége közvetlenül befolyásolja a jelen cikk szerinti költségek összegét. "
És ez alól a szabály működik, akkor szükség van egy úgynevezett „mátrix közlés” (Mátrix „CFA - kiadások”), amelyben minden cikkhez költségek egyértelműen meg kell határozni a személy (vagy személyek) felelős a költségcsökkentés és a kiemelés (módszer), amely befolyásolja, hogy ez a személy (személy) csökkenti a költségeket.
Így az 1. fázis végrehajtásához a következő szervezeti előfeltételek szükségesek:
1. A motivációs rendszer jelenléte, "élesítve" a költségek csökkentése érdekében. beleértve a költségcsökkentésből származó gazdasági hatás részesedésének normája, amely a felelős személyek díjazására irányul;
2. "Felelősségi mátrix" elérhetősége.
Így az 1. fázis eredményei alapján a vezetők "feladat-feladatokat" kaptak a költségek csökkentése érdekében. Mi a következő lépés? Ez a második szakasz fordulója - az események "generációjának" színvonala.
Ebben a szakaszban a felelős személyek minden "becsült" eseményt (vagy több eseményt) választanak ki az e cikk szerinti költségek csökkentésére.
Ugyanabban a szakaszban az előzetes szűrés (még inkább az események szűrése) végezhető el. Különösen a cselekvések azonnal kizárhatók:
- jelentős végrehajtási határidőkkel;
- a "dacosan obszcén" végrehajtási költségekkel;
- amely eddig még soha nem volt felismerhető, és amelyre nincs kétértelműség - hogyan kell megközelíteni őket.
- "Lehetséges" tevékenységek létrehozása;
- Tevékenységek elsődleges kiválasztását végezze el.
Először is a "tevékenység" létrehozása.
Természetesen feltétlenül szükséges, hogy a vezetők és alárendeltjeik ismerjék az eszközökkel kapcsolatos költségeket és készségeket csökkentő eszközöket.
Azonban csak a vezetők tudásának és tapasztalatának elérhetősége nem garantálja, hogy a költségcsökkentő intézkedésekre vonatkozó javaslatok maguk több tucat jelenik meg. Ehhez valamire van szükség, amely felkéri a vezetőket a lehetséges megoldásokra, és ezek közül a menedzserek kiválasztják a megfelelő lehetőségeket. Ez a "valami" a "Tartalékos keresés", amely:
- Egyrészről a vállalat munkájának eredménytelenségeit tárja fel, és tartalékokat keres a költségek csökkentése érdekében;
- Másrészt olyan intézkedéseket határoz meg, amelyek kiküszöbölik a hatékonyságát és mozgósítják a tartalékokat.
Más szóval, ez a rendszer folyamatosan "vizsgálja" a vállalkozás gazdasági tevékenységét, és két kérdésre ad választ:
- "Hol és hogyan tudjuk javítani hatékonyságunkat?"
- "Hogyan tehetjük ezt?"
Ami a tevékenységek kezdeti kiválasztását illeti, egyértelmű kritériumokat kell megfogalmazni, amelyek alapján a menedzserek azonnal megszüntethetik a "siket" (életképtelen) tevékenységek szűrését.
Tehát a 2. fázis megvalósul. Kialakult a lehetséges tevékenységek listája, és még elsődleges vetítések is megvalósultak. Mi következik? Ezután megkezdődik a 3. szakasz, amelynek bemenetét minden egyes tevékenységre az esemény sajátos paramétereként határozzák meg, és az esemény végrehajtásából kapott hatást.
Emlékezzünk vissza, hogy az esemény paraméterei a következők:
- A tevékenység végrehajtása során végzett tevékenységek listája, feltüntetve a tevékenység végzéséért felelős személyeket;
- Az esemény végrehajtásához szükséges erőforrások költsége (azaz az esemény végrehajtásának költségei);
- Az esemény feltételei.
Ez a paraméterlista nem más, mint egy olyan paraméterek klasszikus listája, amelyek bármely projektet jellemeznek! Ezért a 3. fázis sikeres megvalósításának első szervezeti feltétele a menedzserek projektmenedzsmentjének ismerete és készsége.
A 3. fázis sikeres végrehajtásához szükséges második szervezeti feltétel közvetlenül a végrehajtandó intézkedések gazdasági hatásának kiszámításához szükséges. Annak érdekében, hogy a számítások helyesek legyenek:
- A gazdasági hatás kiszámításához alkalmazott módszertan (vállalati szabványként megfogalmazott);
- A tudás és a készségek (a vezetők és alárendeltjeik) elérhetősége a technika alkalmazásával kapcsolatban.
Tehát feltételezhetjük, hogy megkaptuk a "költségcsökkentési terv" végleges változatát?
Nem, amíg csak e dokumentum tervezetét kaptuk. Annak érdekében, hogy a dokumentum egy "projektről" egy "jóváhagyott munkamódra" változtasson, még két lépést kell végrehajtania.
4. szakasz - a vizsgálat szakasza. E szakasz célja akkor válik világossá, ha több kérdést tesz fel és válaszol rájuk.
Lehet-e a kezelő az esemény paramétereinek meghatározásakor hibát követni a számításokban? Különösen hibát követ el az esemény végrehajtásához szükséges erőforrások mennyiségének meghatározásában, és az esemény végrehajtásából eredő hatáshoz? Talán. Ezért a számításait teljes mértékben vagy részben meg kell vizsgálni.
Feltételezhetjük, hogy a vállalatnak nincs elég erőforrása az összes javasolt tevékenység végrehajtására?
Ezért a javasolt tevékenységek megvalósításának vágya összefüggésben áll azzal a lehetőséggel, hogy ezeket a tevékenységeket erőforrásokkal biztosítsuk. A leggyakoribb példa a pénz. Az intézkedések végrehajtásának finanszírozásához "el kell távolítanunk" bizonyos mennyiségű "viszonylag szabad" készpénzt a jelenlegi működési tevékenységektől. De ezeknek a létesítményeknek a mérete mindig korlátozott. Természetesen igénybe veheti a kölcsönzött forrásokat, de méretük is korlátozott.
Hasonló a helyzet más típusú erőforrásokkal is. Például a technológiai vezérigazgató-helyettes munkatársainak éves alapja határozottan korlátozott. Ezen túlmenően, még ebből a korlátozott alapból is, a legtöbb idő a közvetlen feladataik ellátásához vezet, és egyáltalán nem támogatja a költségek csökkentésére irányuló technológiai intézkedéseket. Mivel az erőforrások mennyisége korlátozott, a cég kiválasztani a leginkább érdekes magad tevékenységek működő három fő paraméterei - a végrehajtásához szükséges intézkedések erőforrások, a végrehajtási határidők, a kapott hatás.
Így az események lefolytatására irányuló javaslatok vizsgálata a következőket tartalmazza:
- A számított paraméterek helyességének ellenőrzése;
- A leginkább "finom" események kiválasztása.
Valójában az utolsó szakasz marad, az 5. szakasz. A főigazgató jóváhagyja a "cselekvési terv" működési változatát.