Az elosztott csapat irányításának tapasztalata, kommunikációs eszközei és munkájának ellenőrzése

1. Elosztott csapat létrehozása.

A kommunikáció megszervezésének módja egy elosztott csapatban a csapat minőségének, szakszerűségének és feladatainak a következménye. Az univerzális irányítási eszközök feltételezik a cél meghatározását, a feladatok meghatározását, végrehajtásának ütemezését, és szükség esetén azok kiigazítását. De ezeknek a folyamatoknak az alapja a csapatban összegyűjtött emberek, szakértelmük és motivációjuk. Elosztott csapat kialakításakor nagyobb követelményeket kell vállalni a munkavállalók kiválasztására.

A bérbeadás folyamatát sokkal felelőbb módon kell kezelni. A távoli munka drámai módon növelheti a munkavállaló negatív jellegét. Sok alkalmazott egyszerűen nem képes produktív módon dolgozni állandó felügyelet nélkül és a főnök fizikai jelenléte nélkül. Sajnos, mire megérkezett, a csapat már kialakult, már dolgozik több mint egy éve, az emberek „gyökerezik” a folyamat, és így könnyen a nem hatékony a munkavállalók már nem volt lehetséges. Most óvatosan és lassan kell változtatnunk a helyzetet, fokozatosan be kell töltenünk az embereket a megfelelő feladatokkal, hogy saját példájukból le lehessen következtetni őket az anabiózisról.

A távmunkások kiválasztásakor nagyobb figyelmet kell fordítani a kérelmező pszichológiai jellemzőire. Ha szükség lesz a rendszeres párbeszéd és introvertált személy nem tud azonnal válaszolni az üzenetekre a Skype-on, vagy e-mailben, akkor egy ilyen ember kellene hagyni, vagy válasszon egy adott feladat számára.

Egy elosztott csapat létrehozására egy plusz az, hogy Ön nem csak a földrajzra korlátozódik a legjobb jelölt keresésében. Az egész világ nyitva áll Önnek, és tényleg összegyűjtheti a legjobbakat. Ez minőségi szempontból eltérő eredményt ad mind a menedzsment, mind a csapat munkájának eredményeiben.

Mielőtt beírna egy csapatot, több kérdésre kell válaszolnia. Például több szabadúszó vagy állandó alkalmazott lesz a csapatban? A szabadúszó befogadása előtt alaposan meg kell fontolnia a kívánt eredmény minőségét. Minden új személy további kockázatot jelent, hogy nem fog érintkezni, nem szünetelheti a határidőket, vagy rosszul végzi a munkát. Ezen túlmenően, ha mélyen merülnünk kell a projektbe, meg kell értenünk egy adott piac finomságait, a szabadúszóval való munkavégzés nem kielégítő eredményeket eredményezhet. Ha nem szabványos feladatokkal rendelkezik, akkor a nagy koncentrációt igénylő megoldásoknak kell lenniük, akkor a szabadúszók, akik egyidejűleg több projektet futtatnak, nem alkalmasak Önnek.

Fel kell gondolni, hogy a feladatok és projektek megvalósításának folyamata miként fog megszervezni. Meg kell értenünk például, hogy ha két projektet rendel egy párhuzamosan egy előadóhoz, akkor a termelékenység és az időköltség 5050-ig nem osztható meg. A sebesség hármas lehet. Lesz idő és erőfeszítés a projektek közötti váltáshoz.






Szükséges válaszolni a kérdésre, hogy mi lesz a csapat optimális mérete. A csapat optimális mérete 2-4 fő lehet. Az 5-7 főből álló csapat már megköveteli a feladatok, ellenőrzések, további találkozók stb. Minél kisebb a csapat, annál kevésbé valószínű, hogy az információ elvész vagy torzul. A két emberből álló programozók csapatában nehezebb azt mondani: "Nem írom ezt a kódot" vagy "nem mondták meg nekem". A csapat növekedése a munkafolyamatok bürokratizálásához, a kommunikáció nehézségéhez vezet. De ez nem jelenti azt, hogy egy 2 emberből álló csapat dolgozhat, tárgyalhat "szavakban", ki, mikor és mikor fog tenni, és milyen eredményeket ért el. Még akkor is, nyilvántartást kell vezetnie, még a legegyszerűbb formában is. Szüksége van a feladatok listájára, a határidők meghatározására és az eredmények rögzítésére. Például egy menedzser megtartja a hívások listáját az ügyfelek számára, a rekordok eredményeiről. A napi feladatok teljesítésének nyilvántartását fenn kell tartani.

2. Eszközök az elosztott csapat kommunikációjához és ellenőrzéséhez.

A menedzsment eszközök kiválasztása közvetlenül a menedzsment feladataitól függ. Az eszközök kiválasztása a projekt sajátos követelményei szerint történik. A csapat mérete, a "minőség", a motiváció módszerei, a vállalat vezetésének általános stílusa, a csapat előtt álló feladatok, a versenykörnyezet agresszivitásának mértéke - mindez befolyásolja az eszközök kiválasztását.

Szintén hasznos lehet bizonyos órákat beállítani az e-mailek ellenőrzéséhez. Mivel a folyamatosan bejövő e-mailek nagyon zavaróak, lehetséges például, hogy két óránként ellenőrizze a levelek ellenőrzését. Ha nincs elegendő információ szöveg vagy hang formájában, akkor telepíthet egy olyan programot, amely távoli hozzáférést biztosít az asztalhoz.

az időeltolódás problémái és nem a személyes kapcsolat megoldani az első esetben, a pontos tervezését idő, amikor meg kell lépni, és a második - és időszakos ülések offline vagy helyesek a szempontból a pszichológia a válogatott alkalmazott, aki nem lehet megunni egyedül dolgozni és ne hagyja ki a kommunikációhoz.

Fontos hangsúlyozni, hogy ha nem tudja ellenőrizni, hogy ki és mennyi, hatékonyabban dolgozik, akkor a csapat termelékenysége egy hónap múlva csökken. Ha növeli a parancsot, amikor 2-3 embert jelent, akkor a naptárakban, az excelben, a szellemekben vagy a Google-dokumentumokban lévő rekordok nyilvántartása már nem megfelelő. Szükség lehet például napi jelentések bevezetésére a munkaidő órákra vonatkozóan, rekordokkal, például napi legalább 3 feladattal. Az időt nyomon követheti az időkövető szoftver használatával végzett feladatok, például az időkövetés elsőrendű vagy Toggl. Be kell állítania a jelentés küldésének határidejét a felügyelőnek (pl. 12 óra). Szükséges határidőket szabni a késedelmekre vonatkozóan egy jelentéssel, miután meghaladta, hogy a munkavállalónak részt kell vennie. Vagy, humánusabb lehetőségként, ne fizessenek munkanapokat ezen a napon. Időmérő bizonyos mértékig szervez munkavállalókat, nem engedheti meg őket, hogy pihenjenek.

Mindig a munkatársak, az irodában dolgozó és a távmunkát végzőknek fel kell jegyezniük az időt. A kontrollnak mindenki számára azonosnak kell lennie. Ha a munkavállaló halogatással szenved, akkor az irodában végzi.
A következő hónapok terhelésének ellenőrzése és tervezése érdekében számos feladatkezelőt használhat: Trello. Basecamp, stb. A Trello meglehetősen jó alkalmazás a projekt megvalósításának iteratív megközelítésével. Minden egyes iteráció esetében kiválaszthat például egy hétet, és rögzítheti a feladatok állandó listáját. Ha a feladatok ez idő alatt sikerülnek balról jobbra mozogni, akkor a hét sikeres volt. Egy egyszerű táblázatot használhat, amely rövid távú, középtávú és hosszú távú célokat és célkitűzéseket fog leírni. Ha nem rögzíti a célokat és a feladatokat írásban, akkor a célok és a prioritások "lebegnek". A vállalat megkezdi a munkavállalók számára kényelmes irányba való elmozdulást, nem pedig az üzletmenethez szükséges irányba.