Az adatok megjelenítésének konfigurálása egy megfelelő mező létrehozásával
Szükség esetén a táblázatban, az űrlapon vagy a jelentés módban lévő mezők egy adott érték megjelenítéséhez a mező másik értékének idején tárolják. Helyettesítő mező létrehozása. A helyettesítési mező hasznos, ha szükséges egy számszerű értelemben vett mezőben, például azonosító (vagy egy idegen kulcs másik értéke). Például a Microsoft Office Access névjegyazonosító megjelenítés helyett megjelenítheti a név nevét. Ebben az érintkező példában az azonosítót a csatolt érték vagy a forrás táblában, lekérdezésben vagy listában tárolt értéknek nevezik. A kapcsolat azonosító számát automatikusan megkeresi a forrás, és felváltja a kapcsolattartó nevét. A név nevét a megjelenített értéknek nevezik.
Megjegyzés: A helyettesítő mező kijelzett és csatolt értéke közötti különbség az, hogy a megjelenített érték táblázat üzemmódban jelenik meg, de a csatolt érték a mezőben van tárolva.
A helyettesítési mezők egyszerűek vagy összetettek lehetnek. Egy egyszerű helyettesítési mező lehetővé teszi, hogy csak egy értéket tároljon. A komplex vagy többértékű helyettesítő mezők több értéket tárolhatnak, amelyeket "kombinált" vagy "lista" vezérlésként jelenítenek meg. Minden értéket egy többértékű mezőben a kijelzett érték helyettesít a hozzá tartozó érték alapján. A helyettesítési értékek megadása lehetővé teszi a hibák elkerülését az adatok beírásakor azáltal, hogy korlátozza a beadandó értéktartományt.