Hogyan készítsünk egy karrier titkárát antirekruter
Téves álláspont van, hogy egy titkár munkája nem tekinthető presztízsűnek és megfizethetetlennek. A praxisomban már többször találkozott alelnöke, kereskedelmi igazgató, HR igazgató, alelnök, marketing és PR és értékesítési igazgatója, aki a kezdeti szakaszában pályafutása dolgozott titkárnőként vagy asszisztens vezetők.
Az üzleti élet modern világában azonban az adminisztratív személyzetet segédnek tekintik, és a kollégák elfelejtik, hogy a távollét komolyan bonyolítja és néha "zavarja" az egész irodai munkát. Az irodavezetőt persze úgy értik, mintha valami ismerős kicsinyes "esik ki", és a fő irodai munka egész folyamatát megzavarták. Például rossz időben a papír kifogy, vagy a nyomtató leállítja a nyomtatást.
A cég titkárai és irodavezetői száma méretétől, belső szerkezetétől és tevékenységi körétől függ. Például sok állami struktúrában, a nagyvállalatok vagy gazdaságok alapkezelő társaságai, az adminisztratív személyzet külön részlegbe kerül, és összetett szervezet. A kisvállalkozásoknál viszont sok funkciót egy személy végez.
Úgy tűnik, hogy a titkár nem igényel különleges tudást, készségeket és képességeit, de valójában ez az egyik legnehezebb állás a toborzók számára. Nagyon sok pályázó van egy ilyen irreális állásba, de néha nagyon nehéz találni méltó és profi munkatársat.
Ha kompetens és céltudatosan közelít a karrierépítéshez, akkor egy titkár álláspontjából szisztematikusan építheti karrierjét.
Tekintsük a hivatalok hierarchiáját a közigazgatás területén
A karrier kezdeti szakasza a titkár a recepción vagy a recepción. Az ilyen szakember találkozik a vendégekkel, fogadja a bejövő hívásokat, nyilvántartja a dokumentációt, kölcsönhatásba lép a futárszolgálattal.
További karrier alakulhat ki, legalább két irányban a főosztályvezető és a tanszék titkára, vagy a Hivatal vezetője.
A fejléc titkára találkozik a vendégekkel, teát / kávét szolgál fel, leveleket nyomtat, feldolgozza a levelezést stb. Kombinálja a fej titkárának funkcióit. Az ilyen szakember egy 25 fős munkatársakkal karöltve pályafutást nyújthat az igazgatási vagy ügyvezető igazgatói posztra, és vannak olyan ügyek a kereskedelmi igazgató előtt. Egy nagyvállalatnál a titkár ezután léphet a következő lépésre, mint ügyfélszolgálati menedzser. Ezen struktúrákban is lehetőség nyílik arra, hogy az irányító titkársággá váljanak és irányítsák az embereket.
Az iroda vezetője adminisztratív és üzleti ügyekkel foglalkozik. A kisvállalatoknál ez egy fontos szakember, amelynek professzionalizmusától függ a vállalat életének szervezése.
Az adminisztratív asszisztens (ügyintéző) szükséges a nagy munkafolyamatú vállalatok vezetői számára. Feladatai közé tartozik a menedzser munkatervének ütemezése, kirándulások szervezése, dokumentumok készítése, anyagok készítése találkozókra és tárgyalásokra.
Személyes asszisztensre van szükség a nagyvállalatok vezetőinek, és a munka és a menedzser munkájának részévé válik, ezért főnöke tevékenységének tárgykörében különleges ismeretekkel és képzettséggel kell rendelkeznie.
Vezetője személyes üzleti menedzser igényeit vezetője, aki sok időt tölt a munkahelyen, míg a vezető aktív életet az irodán kívül, egy nagy család, gyakran megy nyaralni külföldre, és hajlandó bízni néhány funkciója a szervezet személyi fájlok segédje. És gyakran a felelősséget a fejét a személyes fájlok szervezni turistaúton a vezető és családtagjai, a teljesítmény az egyes, független szakmai kötelezettségeiket. Ez egy megbízható személy, aki ismeri felügyelője minden személyes kérdését.
Az igazgatási és gazdasági tevékenységek vezetője felelős az iroda működéséért. Alárendeltségében a cég irodavezetői, a biztonság, a helyiségek karbantartása.
Az adminisztratív igazgató irányítja a nagyvállalatok gazdasági egységeit. Alárendeltségében technikai támogató szolgálat, kiszolgáló egységek, biztonság, titkársági menedzsment és irodavezetők, szállítmányozási részleg és személyzeti szolgálat is lehet. Rendszerint alárendelt az általános igazgató vagy helyettese.
Ahhoz, hogy karriert építsen az adminisztratív szférában, a személyes tulajdonságok nagy jelentőséggel bírnak. A sikeres titkár, asszisztens, irodaigazgató olyan személy, aki strukturált, szervezett, felelős, független, magas szintű hatékonysággal és stressz-ellenállással rendelkezik. A személyi asszisztensnek briliáns kommunikációs készséggel, jóakaratú, írásos beszédekkel, gyors reakcióval kell rendelkeznie. Az asszisztens menedzsernek rövid időn belül gyorsan kell navigálnia, és nagy figyelmet kell fordítania figyelmének a területén.
Annak érdekében, hogy karrierjét az adminisztratív területen megismerhessük, lehetőséget kell biztosítani a szakmai fejlődésre. Vegye meg a kezdeményezést, bővítse felelősségvállalási területét, vegyen részt a vállalati életben, segítse munkatársait, és szakemberként emelje szintjén.
Adjon az irodában ilyen rendet, hogy a környezõ alkalmazottak kényelmesen érezhessék magukat és tudják, hogy mindig támogatni fogják õket.
A titkárok és a személyes asszisztensek számára fontos az idegen nyelv magas szintű ismerete, felsőfokú végzettséggel és a tárgyalások, az üzleti levelezés kérdéseinek megértése. Az asszisztensek és az irodavezetők mindig be kell tartaniuk a kommunikáció üzleti stílusát, és be kell tartaniuk az üzleti etikettet.
Az én gyakorlatomban volt egy olyan eset, amikor személyes asszisztenseket választottam egy nagy külföldi olaj- és gázipari vállalat vezetőjének. Nagyon gondos választást hajtottunk végre. A keresési folyamatban nem csak a szakember képzettségét, tudását és készségeit, hanem a külső adatokat is figyelembe vették. Ha a közigazgatási szférában szeretné elérni a legmagasabb szintet, tartsa szemmel a megjelenését, fokozza professzionalizmusát és készen áll arra, hogy szigorú határidők és magas követelmények mellett dolgozzon.
Végezetül azt szeretném mondani, hogy egy menedzser szakmai titkára, irodavezetője, asszisztense vagy személyes asszisztense nagyra értékeli a munkaerőpiacot, és fizetése gyakran egyenlő egy középszintű vezető vagy osztályvezető fizetésével.