Az ülés jegyzőkönyvének mintái
Minden ülés, találkozó és üzleti találkozó protokollt követel meg. Ebben az anyagban közelebbről megvizsgáljuk a protokolok mintáit, és leírjuk a tervezésükre vonatkozó szabályokat.
A cikkből megtudhatja:
- milyen esetekben kell naplózni;
- milyen protokollok léteznek;
- hogyan készül a dokumentum;
- regisztrálás és naplózás.
Milyen esetekben szükséges a naplózás?
A titkárság számos tagja tudja először, hogy a protokoll tervezése és kidolgozása hosszú és fárasztó folyamat. Ez annak köszönhető, hogy ez a dokumentum óriási mennyiségű információt tartalmaz, amelyek köre nem korlátozódik egy vagy két oldalra. Ezenkívül a mintaprotokoll kialakítása volt a leginkább megfelelő, és maga a dokumentum is informatívabb, ezért ezt a folyamatot a lehető leghamarabb el kell indítani. Ennek ellenére először is meg kell érteni, hogy mely esetekben szükséges a dokumentáció elkészítése. Emiatt áttekintjük azokat a fő eseményeket, amelyek során protokollt kell fenntartani (egy minta letölthető).
Ismeretes, hogy a találkozó az egyik szervezet legfontosabb eseménye. Lehet tervezni, szervezni bizonyos időközönként, vagy sürgős lehet.
A menetrend szerinti megbeszélések kényelmessége (havonta, negyedévente, fél évente) az, hogy a titkárnak lehetősége van arra, hogy előzetesen programot készítsen az ülésről, meghatározza az esemény lefolyását, előadókat és a kérdések számát. Ezeknek az információknak a rendelkezésre állása lehetővé teszi a protokollok formájának előkészítését.
Ebben az esetben fontos megérteni, hogy az ülés mindig figyelembe veszi a jelenlegi problémákat és feladatokat, amelyekkel foglalkozni kell. Ez a protokoll alapja, pontosabban a tárgyalt kérdések, a meghozott döntések, a felelős személyek stb.
A rendezvény különböző formái: testületi testületek, részvényesek, szakértői bizottság stb. Ugyanakkor ebben az esetben nem feltétlenül szükséges olyan aktuális kérdéseket megvizsgálni, amelyekkel foglalkozni kell. Éppen ellenkezőleg, a találkozó általában szélesebb körű és hosszú távú. Például az esemény folyamán meg lehet határozni a szervezet tevékenységét az elkövetkező évekre, összefoglalva a vállalkozás hatékonyságát stb. Egyszerűen fogalmazva, az ülés megoldja a jelenlegi kérdéseket, és az ülésen a szervezet politikájával és tevékenységeivel kapcsolatos általános kérdésekre kerül sor.
Fontos megérteni, hogy az értekezlet jegyzőkönyve rögzítené a rendezvény menetét is. Ugyanakkor az esemény keretein belül nem lehet megoldás, azonban a különböző kérdések megvitatását tükrözni kell a vonatkozó dokumentumban.
Meg kell jegyezni, hogy a szakértői bizottság ülését rendszeresen (évente egyszer) kell megtartani, azzal a céllal, hogy figyelembe vegyék az évente felmerülő kérdéseket. Például az ügyek új nómenklatúrájának, a személyes iratok jegyzékének, a megsemmisítésre szánt dokumentumoknak stb. Ebben az esetben minden elfogadott EK-határozatot fel kell jegyezni a jegyzőkönyvbe, különben az alapvető dokumentumok (ebben az esetben a jegyzőkönyv) hiányában az iratok megsemmisítésével azonos eljárás válhat jogsértővé. Ugyanakkor a bizottság ülésének jegyzőkönyve nem változhat gyakorlatilag évről évre.
Olvassa el a témát az elektronikus folyóiratban
Az ülés mintavételi jegyzőkönyvei
A találkozó jegyzőkönyve nagyon hasonlít az ülésdokumentációhoz. A dokumentumok közötti fő különbség az eseményen van: ha a találkozót a felelős személyek vesznek részt, akkor a találkozó a szervezet összes munkatársa között megtörténhet. Ezért az esemény résztvevőinek száma meghaladhatja a találkozó közönségét, valamint az esemény időtartamát. Ebben a tekintetben célszerű rögzíteni mindazt, ami a rögzítési eszközökkel történik. Ezt követően az ülés jegyzőkönyveinek előformált formáját betöltik.
Ne feledje, hogy a találkozó jegyzőkönyve (a minta alább látható) nem tartalmazhatja a jelenlévők részletes kimutatásait. Rendszerint az ilyen skála szerinti eseményekre vonatkozó döntéseket szavazással kell meghozni. Ebben az esetben a felvétel a megfogalmazott kérdésekből és a szavazás eredményeiből áll.
Példa a megbeszélési jegyzőkönyvekre
Protokollok mintái
Amellett, hogy a jegyzőkönyvek, amelyek mintáját figyelembe vesszük, az események sokféleségétől függően különböznek, teljes és rövid formájuk is lehet. Javasoljuk, hogy fontolják meg, milyen különbségek vannak.
Rövid forma
Ez a fajta naplózás információt tartalmaz a tárgyalt kérdésekről és a meghozott döntésekről. A rövid jegyzőkönyvben azok a személyek is szerepelnek, akik beszéltek és felelősek a meghozott döntésekért. A rövid forma nem rögzíti a rendezvény teljes menetét, de csak tájékoztatást ad a döntéshozatalról bizonyos kérdésekben.
Rövid protokoll minta
Teljes forma
A protokoll ezen formája részletesebb információt tartalmaz az esemény lefolyásáról. Elmondhatja, hogy ebben az esetben a dokumentum az egész eseményt kronologikus sorrendben jeleníti meg. Ezen túlmenően a teljes naplózás a résztvevők jelentéseinek és beszédeinek részletes bemutatását, álláspontjukat, véleményüket és kérdéseiket részletesen bemutatja.
Teljes protokoll minta
Rövid szöveg
A bemutatott minta protokollt az esemény átiratának vagy egy diktafon rekordnak megfelelően tölti ki. Ennek a dokumentumnak a köre sokkal magasabb, mint a fenti formák, mivel szó szerint leírja az eseményt. Egyszerűen fogalmazva, minden eseményt, beszámolót és kérdést, amelyet az esemény során hangzott fel, ebben a formában rögzítik.
Dokumentum készítése
A mintavételi protokoll két részből áll: a bevezető és az alapvető. A dokumentum az "elnök" szóval kezdődik. A fejléc után két intervallumot kinyomtat, közvetlenül a táblázatok zérus pozíciójából származó mezőkből nagybetűvel. A kötőjel után adja meg az elnök nevét, kezdőbetűit. A "titkár" szót is elkészítik. Például,
Elnök - Matveyev VI A titkár Ivanova SB.
Következő a felsorolt személyek listája. Ezután fel kell sorolni a meghívott személyek nevét, jelezve pozícióikat. Szintén fontos megjegyezni, hogy a kibővített üléseken és ülések nagyszámú jelenlévők csak jelezték, hogy összetétele mennyiségileg, és egy lista vezetéknevű a jövőben alkalmazzák a protokollt.
A protokoll kitöltésének mintája a napirendi pontokhoz tartozó szakaszokból áll. Minden bekezdésben lehetnek ilyen részek: HEARD, REPORTED, DECIDED (MEGOLDVA). Ezek a szavak nagybetűkkel vannak írva, mindegyik egy új sorral, utána kettőspontot helyeznek el, és így vizuálisan megtörik a szöveget.
Protokoll (összeállítás példa)
Regisztráció és naplózás
A protokoll regisztrálási sorrendjét (a minta alább bemutatott) csak helyesen tudja teljes mértékben biztosítani a döntések érvényességét, amelynek elfogadásához egy találkozó, egy találkozó vagy egy találkozó volt. Ebben az esetben a regisztráció és a naplózás alapjai segítenek megérteni az eljárást.
Példa a protokoll egy jelentős adminisztratív okmány kollektív szabályozás és szinte mindig rajzolt, mint egy több oldalas dokumentumot. Ezért, ha forgalomba az első lap használata szükséges a gyakori formája a szervezet vagy vállalkozás, és ha nincs minta feldolgozása protokoll, a kiadott dokumentum A4-es papírt ki a hely adatait mentén általános formája.
Az alábbiakban egy protokoll, amelynek mintája letölthető a linken keresztül.