Mi az irodai munka automatizálása?
A nyolcvanas években szinte minden szakszervezet, nagy gyár, szervezet rendelkezett saját számítógépes központtal. A programozók számos csoportja dolgozott azon vállalatok számára, amelyek az ASKID titokzatos nevével megteremtették a vállalatot, amelyet megfejtett: az automatizált rendszer a dokumentumok végrehajtására. Már minden nagy szervezet és vállalat megpróbálta automatizálni az irodai munkák ellenőrzését.
A pénzt elköltötték fejleszteni, a rendszereket létrehozták, de amint a kizsákmányoláshoz jutottak, csendben haltak meg, mivel a rendes tisztviselők szabotázzák. Az automatizált rendszer elvette fontosságát és pótolhatóságát. Egyrészt a tisztviselő köteles tájékoztatni az elektronikus irodát, amelynek tulajdonosa hagyományosan ő és csak ő volt. Másrészről kiderült, hogy most, az adatbázisra vonatkozó egyszerű kérelem esetén, a menedzser megkapta az ügyintézőt, és megkerülte egy tisztviselőt valamilyen számítógépes üzemeltető kezéből. Ráadásul a rendszer gyorsan tájékoztatta lassúságát művészként.
Természetesen vannak objektív tényezők is, amelyek akadályozták az irodai munka automatizálását. A legfontosabb az információ átadásának rendkívül kényelmetlen módja - a mágneses adathordozón, de a meghatározó tényező minden bizonnyal szubjektív.
Példa ASKID rendszerek azt sugallja, hogy a jelenléte sikeresen működő irodai automatizálási rendszerek és dokumentum szerint a jóléte az intézmény és a vezetés nem kevesebb, mint a jelenléte hatszázadik Mercedes az „új orosz”. Ez azt jelenti, hogy az alárendeltek teljes mértékben ellenőrizhetőek a készülék irányításával, kompetenciájával, szolidaritásával, fegyelmével és érdeklődésével a kijelölt ügy legsikeresebb végrehajtásában.
Általános információk
Az irodai automatizálás és dokumentumkezelés (beleértve az elektronikus irodai DIS: osztályt is) jól tervezett rendszere lehetővé teszi:
· A munkafolyamat folyamatának központi irányításának nyomon követése - a végrehajtók munkahelyi dokumentumaihoz való hozzáigazítása érdekében - a kontroll eredményeinek rendszerezése és ezáltal a munkafolyamatok és a személyzet munkájának szűk keresztmetszeteinek azonosítása.
· A dokumentumok elektronikus másolataihoz való kapcsoláskor teljesen kiküszöbölik a veszteségüket, és csökkentik a dokumentum lekérdezését a rendszer néhány másodpercen belül végrehajtott lekérdezéséhez. Ebben az esetben nem feltétlenül szükséges emlékezni a dokumentum nevére vagy regisztrációs számára - elegendő a keresés tárgyát vagy kulcsszavait feltüntetni. A cég szerint a Delphi (eredményességének értékelésére való átmenet dolgozó papír dolgozni elektronikus dokumentumok) - mintegy 15% -a az összes papíralapú dokumentumok elveszett, és az alkalmazottak töltenek akár 30% -át az időt próbálják megtalálni őket. A CoopersLybrand becslései szerint a szervezetek átlagosan 19 példányban készítik az egyes dokumentumokat, és hogy az összes dokumentum közel 7,5% -a elveszett visszavonhatatlanul.
· A dolgozók termelékenységnövekedésének növelése a dokumentumokkal való együttműködés technológiájának racionalizálásával, ami drasztikusan csökkenti a dokumentumok helyi hálózaton vagy e-mailen keresztüli átvitelének idejét. Annak érdekében, hogy erősítse meg - néhány adatot: az Nortan Nolan Intézet átmenet során elektronikus dokumentum feldolgozási idő dolgozók a munka termelékenységének növekedése 25-50% -kal csökkent ugyanazt a dokumentumot több mint 75%, és csökkenti a területalapú támogatási költségeinek dokumentumok tárolása akár 80%.
Tehát a következtetés ELSŐ. Az iratkezelés automatizálása szükséges a vállalati menedzsment mobilitásának és a vállalkozás munkájának biztosításához.
Milyen irodai automatizálási rendszerek jobbak a hazai vagy a külföldiek számára?
Az irodai automatizálás szükségessége vitathatatlan. Van egy kérdés, amelyen az elektronikus iroda leáll: a külföldi vagy a hazai?
Első pillantásra, a válasz nyilvánvaló - a Nyugat, hogy megértsük ezt a problémát jött egy hosszú ideig (akár vette a fáradságot, hogy végezzen kutatást), irodai automatizálási rendszerek által tesztelt idő és könnyen vásárolt, mondjuk, e-iroda a Lotus Notes vagy személyzeti vigyáz. És néhány hónap múlva, hogy megértsük, hogy ezek valóban nagyon jó rendszerek, de csak nem illenek bele a hazai valóságainkba. És ez az orosz irodai munka nemzeti koncepció.
Az orosz papírok fő jellemzője az első hazugság a legmagasabb rangú vezető asztalára, majd állásfoglalásokkal - az azonnali előadóművészhez. Akkor, miután a megbízás végrehajtásra került, az ellenkező irányba megy ugyanúgy. Az irodai munka Oroszországban szigorúan vertikális irányba mutat. Nyugaton horizontálisan törekszik - a dokumentumnak azonnal el kell jutnia az előadóművészhez, megkerülve a vezetést.
Az orosz iratkezelés másik egyedülálló tulajdonsága ugyanazon Nagy Péter óta az, hogy nyomon kövesse a naplóban lévő dokumentumok munkáját, amely rögzíti a dokumentumok mozgásáról, a főnök állásfoglalásáról, az előadóművészek jelentéseiről stb. Csak az írógépek megjelenésével volt a lap alternatívája a regisztrációs kártyákkal ellátott kártyafájlban. De az ügy lényege nem változott. A hazai forgalomban dokumentumok egyértelmű munkamegosztás vezetők és művészek dolgoznak közvetlenül a dokumentumot (vagy azok másolatait), és irodai személyzet felügyeli tevékenységüket segítségével regisztrációs kártya, amely elkülönül az irodai munkát maguk a dokumentumok.
Ez gyakorlatilag nem a világ bármely más országában van. Mint azt magyarázta, nehéz megmondani.
És még egy ok a hazai rendszerek mellett. A nyilvántartás sarokköve a dokumentum regisztrációs kártya. A kártya részleteit a GOST szabályozza, amelyet senki sem töröl. Az egyéb GOST-ok meghatározzák a dokumentumokhoz való munka szervezését. Természetesen az orosz irodai automatizációs rendszerek ezeket a GOST-okat veszik figyelembe.
Tehát a MÁSODIK KÖVETKEZTETÉS. Az orosz intézmények hagyományos irodai munkájának automatizálása csak a hazai fejlesztések segítségével valósítható meg. Például az elektronikus irodai DIS: osztály használatával.