Hogyan szervezzen egy archívumot egy vállalkozásban?
A termelési folyamatok során minden vállalatnál sok dokumentum születik, amelyet egy ideig, néha több évig is meg kell őrizni. Ezért válik sürgetővé a kérdés - hogyan lehet megszervezni az archívumot?
Hogyan szervezzen egy archívumot egy vállalkozásban?
Az első lépés az összes szükséges feltétel megteremtése az archívumban tárolt dokumentumok tárolásához. Az Ön által kiválasztott helyiséget védeni kell a napfénytől, és a helyiségben a páratartalom nem haladhatja meg a megengedett szintet. Minden archívum bejáratát be kell zárni az archívumba.
Felhívjuk figyelmét, hogy az archív helyiségekre vonatkozó jelenlegi követelmények szerint nem helyezhető el faházak, nedves talajú épületek, romos szobák. Ebben az esetben a dokumentum tárolóhelyiségét szükségképpen el kell különíteni az épületben található egyéb helyiségekből. Továbbá tilos az archívum nyilvános helyiségekben való elhelyezése, tűzveszélyes vagy vegyi anyagokat tároló szervezetekben, élelmiszerüzletek közelében.
az archívumot egy speciálisan kialakított épületbe kell helyezni, vagy speciálisan az archívum dokumentációjának megsértésére kell építeni. A helyiséget távol kell tartani más veszélyes tárgyaktól. Ezek közé tartoznak a parkolók, garázsok, benzinkutak. Ráadásul az archívum közelében nem szabad olyan tárgyakkal szennyezni a levegőt.
Amikor kiválasztunk egy szobába, ahol szeretnénk szervezni egy archív, az archívum működik rendesen csak több különálló épületből: archív, hely a dokumentumok, a helyiség használatának dokumentumok, amelyek a tárolás, a munka hely az összes alkalmazottja az archívumban.
Az archív szobát el kell választani a termeléstől, a háztól, az archívumtól. Fontos, hogy a helyiségben nincsenek közös szellőzőcsatornák. Ezenkívül egy ilyen helyiségben a vízellátás és a szennyvízelvezető csövek elhelyezése kizárt.
A dokumentumok tárolásának megszervezéséhez "Dokumentumok tárolására vonatkozó rendelet" dokumentumot kell készíteni, majd a vállalkozás vezetőjének jóváhagyására. Szükség van továbbá egy speciális szakértői bizottság létrehozására, amely időről időre megvizsgálja a dokumentumokat a tárolási feltételeik általános megfeleléséhez. Az archívum megfelelő szervezéséhez gondosan tanulmányoznia kell a kérdést - hogyan kell megszervezni az archívumot a vállalkozásban. mivel a vállalkozás dokumentációját sértetlenül kell tartani több éven keresztül.
Ezzel a cikkel: