Az adatbázis létrehozása és munkája
Ha egy meglévő adatbázis nem nyílik meg, az Access indításakor megjelenik egy párbeszédpanel, amely felkéri Önt, hogy hozzon létre egy új adatbázist vagy nyissa meg a meglévő adatbázist. Az Új adatbázis opció kiválasztásával üres adatbázist hozhat létre, amelyhez táblák, űrlapok, jelentések és egyéb objektumok adhatók hozzá.
A javasolt sablonok adatbázisának létrehozásához válassza a varázslók, oldalak és adatbázisprojektek lehetőséget ebben a párbeszédpanelen. kattintson az OK gombra, majd kattintson duplán a megfelelő adatbázis sablon ikonra az Adatbázisok lapon. Adja meg a létrehozandó adatbázis nevét és könyvtárát, kattintson az Új gombra. Ha egy meglévő fájl megnyílik az Access indításakor, akkor a programablak jelenik meg a képernyőn, és az adatbázis ablak benne van.
Ugyanakkor csak egy adatbázissal dolgozhat, bár az Access lehetővé teszi importálás / exportálás más adatbázisokkal. Amíg a Hozzáférés ablakban dolgozik, különböző adatbázis objektumok ablakait nyithatja meg
Az adatbázis létrehozása több lépést tartalmaz:
1) az adatbázis szerkezetének meghatározása. amikor megállapítást nyer, hogy mely táblázatoknak tartalmaznia kell mind a táblák közötti kapcsolatokat, mindegyik táblázatból mely mezőkből áll, milyen típusú és méretű minden mező. Ugyanaz a mező az összes bejegyzésben azonos. Ezért elegendőnek kell lennie ahhoz, hogy a mező tartalma bármely rekordban legyen elhelyezve. A Microsoft Access kétféleképpen hozhat létre táblázatot. Saját adataid megadásához egy üres táblát hozhat létre. Egy másik forrásból származó meglévő adatok felhasználásával is létrehozhat táblát.
Mivel az asztalok olyan objektumok, amelyek a legtöbb alkalmazásadatot tárolják, minden táblán meg kell közelíteniük a táblák tervezését. A táblák helyes kifejlesztése sok olyan szempontot tartalmaz, amelyek alapos megfontolásra érdemesek. Az alábbiakban néhány alapelv található a táblázatok fejlesztéséhez.
2. Ne tároljon olyan értékeket, amelyek könnyen kiszámíthatók a meglévő értékekből. Például nem kell a vevői rendelésben szereplő összes elem összegét tárolni, mivel egyszerű képlet segítségével számítható ki.
3. A mezők esetében meg kell adnia a megfelelő adattípust. Ez segít csökkenteni az adatbázis méretét és növelni a műveletek sebességét. A mező leírásakor meg kell adnia a legkisebb méretű adat típusát, amely lehetővé teszi a szükséges adatok tárolását.
4. Minden létrehozott táblázatban meg kell próbálnia az oszlop vagy az elsődleges kulcs oszlopainak beillesztését. Elsődleges kulcsok szükségesek a táblák közötti egy-sok kapcsolathoz. Ezenkívül számos adatbázis támogatja az elsődleges kulcsot olyan index használatával, amely jelentősen növelheti a keresési sebességet és a válogatási műveleteket. Egy olyan összetett kulcsban, amely több mezőt is tartalmaz, annyi mezőt kell használnia, amennyire szüksége van.
Új táblát hozhat létre, és meghatározhatja annak struktúráját az Adatablak egyik opciójának kiválasztásával a Táblák lapon:
vagy az Új gombra kattintva (a "Beszúrás \ táblázat" menüpont futtatásával). Az utóbbi esetben megjelenik egy párbeszédpanel, amelyben kiválaszthatja a kívánt módszert:
Ezután a varázsló segítségével adja meg a táblázat nevét, a kulcsmezőt, és hozzon létre kapcsolatokat más adatbázis-táblákhoz.
Amikor táblázatot hoz létre adatok bevitelével, adja meg az adatokat közvetlenül a megjelenő üres táblázatba. Táblázat mentésekor a Microsoft Access elemzi az adatokat, és automatikusan hozzárendeli az egyes mezőkhöz a megfelelő adattípust és formátumot.
Az új tábla struktúrájának meghatározása, ha a Designer módban hozza létre, megjelenik egy olyan ablakban, amely a következőképpen jelenik meg:
Itt minden egyes mezőben beírja a nevét, a mezőben tárolt adatok típusát (a listából kiválasztottat), leírás. amely az állapotsorban jelenik meg, ha ezt a mezőt a Táblázat módban választja ki, a mező tulajdonságai.
Az alábbi típusú adatok vannak:
· Szöveg (legfeljebb 255 karakteres alfanumerikus adatok),
· MEMO mezők - 65 555 karakter hosszúságú szövegek,
· 4 tizedesjegyű monetáris,
· Számláló - az Access által létrehozott egyedi hosszú hosszú szám, amikor minden új bejegyzést létrehoz,
· Logikai mezők, amelyek csak két lehetséges értéket tartalmaznak: "Igen / Nem", "Igaz / hamis", "Be / Ki" (1 bit),
· OLE objektumobjektumok (például Microsoft Word dokumentumok, Microsoft Excel táblázatok, rajzok, hangok és egyéb bináris adatok), amelyek más programokban vannak létrehozva, amelyek OLE protokollt használnak.
· Permutation Wizard - létrehoz egy mezőt, amely lehetővé teszi egy érték kiválasztását egy másik táblázatból vagy egy értéklistából a kombinált doboz segítségével. Ha ezt az opciót választja, a varázsló elindul az adattípusok listáján, hogy automatikusan meghatározza ezt a mezőt.
A mező tulajdonságai a kiválasztott adat típusától függenek, és a következőket tartalmazzák:
· Field size (mezők mérete) - ezt az eljárást használhatja a szövegmezőbe beírható karakterek maximális számának megadásához, és megadhatja a numerikus mezőbe beírandó numerikus adatok tartományát és típusát.
§ Szöveges és emlékeztető adattípusok esetén a felhasználó megadhatja saját formátumát;
§ numerikus típus, pénz, van egy szabványos számláló beállított formátumok (normál 12.345,678, pénz P 1 234,56 1234,56 rögzített, körülhatárolt ezer 234,56 1 százalékos, 20%, exponenciális.);
§ logikai típus esetén Igen / Nem, Igaz / hamis, Be / Ki;
Tizedesjegyek száma;
· Beviteli maszk. amely akkor jelenik meg, amikor az adatokat beveszik erre a mezőre, például a dátumra (__.__.__);
· Field signature - egy leíróbb mezőnév, amelyet formában és jelentésben fog megjelenni;
· Érték. amely az alapértelmezett mezőben jelenik meg;
· Állapot az értéken. például, <100 означает, что значение поля должно быть меньше 100;
· A hibaüzenet akkor jelenik meg, ha a bemeneti érték nem felel meg a feltételnek az érték szerint;
· Kötelező mező - megadja a szükséges adatbevitelt
· Üres vonalak - egy üres karakterlánc beírása egy pár közvetlen idézőjel beírásával ("") jelentése: "ismert, hogy hiányzik az érték".
· Az indexált mező meghatározza az indexmező építését.
A relációs adatbázisok hatalma az, hogy segítségük segítségével gyorsan megtalálja és összekapcsolja az adatokat a különböző táblákból a lekérdezések segítségével; űrlapok és jelentések. Ehhez minden táblának tartalmaznia kell egy vagy több mezőt, amelyek egyedileg azonosítják a táblázatban szereplő összes bejegyzést. Ezeket a mezőket a táblázat kulcsmezõinek nevezik. Ha a táblázathoz kulcsmezők jelennek meg, akkor az adatbázis-feldolgozó (Access-Microsoft Jet) megakadályozza a másolást vagy a null értékek bevitelét a kulcsmezőben.