A költségvetés hátsó oldala, a számítógépes világ Oroszország, a "nyílt rendszerek"
Eljött az ősz, és sok vállalat nehéz háborús időszakkal küzd. A költségvetés jóváhagyása összehangolt fellépéseket és kölcsönös megértést követel minden rangsor vezetői közül. Sajnos, a költségvetési folyamat, mint általában, épül a pénzügyi mutatók (ezek elsősorban a támogatások beruházási költségek és a karbantartási költségeket a jelenlegi műveletek), és csak ritkán veszik figyelembe a helyzet az IT-szolgáltatás. Annak érdekében, hogy bemutassa a szervezet igényeinek megfelelően az IT a legmeggyőzőbb, meg kell próbálnunk, hogy felejtse el a beruházási és üzemeltetési költségek, és megvizsgálja a költségvetés szempontjából jellegű, nem diszkrecionális kiadások (az angol diszkrecionális - «eljáró saját belátása szerint”, »diszkrecionális«. - Fordítási megjegyzés).
Diszkrecionális költségvetés. Támogatja a rendszerek és az infrastruktúra támogatását és technikai támogatását. Ide tartozik a szoftveralkalmazások és a termelési szolgáltatások üzemeltetési költsége és technikai támogatása (például az e-mail rendszer támogatása a vállalat alkalmazottainak asztali számítógépén). Ez sok tekintetben hasonlít az autó karbantartásának folyamatához a vásárlás után. A benzin rendszeres megvásárlásán felül új olajokat kell pótolni, gumiabroncsokat cserélni, frissíteni kell a fékbetéteket stb.
A nem mérlegelési költségvetés több, mint csupán operatív becslés. Tartalmazza mind a tőke, mind a folyó költségeket. Különösen az infrastruktúra támogatásához szükséges eszközök és engedélyezési díjak tőkeköltségei csupán a költségvetés nem mérlegelési részét képezik.
Az Informatikai Szolgálat igazgatója teljes mértékben felelős a nem mérlegelési költségvetésért. Ő a feladata, hogy igazolja a költségvetést és minimalizálja a költségeket. A kiadások igazolásához először is meg kell vizsgálni a vállalat informatikai részlegének költségeit az iparágban elfogadott normákkal: a munkahely támogatásával, a számítógép telepítésével és a technikai segítséggel való kapcsolatfelvétellel. Az indoklás megkezdése előtt meg kell vizsgálni a költségek szerkezetét. Hasznos összehasonlítani őket az adott iparágra vonatkozó normákkal - természetesen, ha ilyen információ áll az Ön rendelkezésére. Ha a költségek magasabbak, mint az iparági mutatók, akkor a következő módszerek valamelyikével kell csökkentenie őket.
- Egyszerűsítse az architektúrát az informatikai infrastruktúra támogatásának költségeinek csökkentése érdekében. Ahol csak lehetséges, használjon szabványos megoldásokat és termékeket. A homogén rendszer fenntartása mindig könnyebb és olcsóbb.
- Végezze el a beszállítók összehasonlító értékelését a folyó évre megkötött valamennyi megállapodás tekintetében. Ez különösen a szoftveralkalmazásokra és a távközlési rendszerekre vonatkozik.
- Biztosítsa a szállítók leghatékonyabb menedzselését és a termékeik és szolgáltatásaik költségeit.
- Fontolja meg a kiszervezést, ha a minőség elfogadható szinten tartható.
Diszkrecionális költségvetés. A költségvetés ezen eleme új funkciók fejlesztésére és a rendszerek vagy infrastruktúraelemek cseréjére szolgál. A diszkrecionális projektek általában ígérik a vállalatnak legalább néhány előnyét.
- Pénzügyi előnyök elérése az értékesítés vagy a kiadások növelésével. A projekt nyereségét rendszerint a befektetés megtérülése határozza meg. A legtöbb vállalatnál a pénz csak olyan projektekbe fektet be, amelyek jelentős pénzügyi előnyökkel járnak.
- A kormányzati előírásoknak való megfelelés.
- Jelentős közvetett előnyök elérése. Például egy egészségügyi intézmény teljes mértékben finanszírozza egy olyan rendszer létrehozását, amely javítja a betegellátás minőségét.
A diszkrecionális költségvetés nem ugyanaz, mint a beruházások. A diszkrecionális költségvetés figyelembe veszi az egyes projektekkel kapcsolatos összes költséget.
A diszkrecionális projektek költségvetését az üzleti tevékenység hatékonysága határozza meg. Korábban a diszkrecionális projekteket szinte mindig igazolta az informatikai igazgató, de idővel kevésbé nyilvánította a szerepét. Először is, az üzleti vezetőnek, aki új alkalmazásra van szüksége, válaszolnia kell az üzleti folyamatok fejlesztésére és a projekt előnyeinek pontos számszerűsítésére üzleti szempontból. (Az átfogó hatékonysági tervre való realisztikusabb megítélés érdekében a közvetett előnyöket figyelembe kell venni.) Az egység vezetője jobban megérti a többieknél a projekt fontosságát, és meg kell védenie álláspontját a finanszírozási csatában.
Az informatikai szolgáltatással a projekt költségeinek pontos meghatározása nem távolítható el. A projekt életképességének biztosítása a költségvetési háborúk összefüggésében az informatikai igazgatónak és az üzleti egység vezetőjének közösen kell előkészítenie és bemutatnia a világos és átfogó üzleti folyamatok specifikációit.
Annak érdekében, hogy megnyerjük a költségvetésért folytatott harcot, a kéréseket felül kell vizsgálni a diszkrecionális és nem diszkrecionális összetevők költségvetésbe való besorolásának szempontjából. Ezenkívül, a pénzügyi szolgáltatás követelményeinek megfelelően, a folyó kiadásokat és a tőkeköltségeket a költségvetésben kell kijelölni. De a legfontosabb dolog az, hogy jól felkészüljünk a szervezet informatikai igényeinek megvitatására. Ebben az esetben a projektek sokkal nagyobb valószínűséggel maradnak fenn a költségvetési háborúk körülményei között, és a harc élvonalában az informatikai szolgáltatások vezetője nem fog magányosnak lenni.
Ossza meg az anyagot kollégákkal és barátokkal