Könyvelés és archiválás - számvitel
Számviteli és archívumszervezés
A sikeres működéshez minden vállalkozás megköveteli végrehajtásának megszervezését. Ez közvetlenül kapcsolódik a számvitelhez. Számviteli van egy komplex és heterogén szerkezetű, más tartalommal és időzítése végrehajtása a lista a munka, az igény a harmonikus kombinációja egységének biztosítása a rendszer, kombinálva az irányítást számviteli feladatokat, a szükséges, hogy bemegy egy egységes jelentési.
Nem létezik egységes szabály az alkalmazottak számának meghatározására az egyes számviteli osztályokban, és a felelősségek megosztása közöttük.
A számviteli személyzet teljes számát általában a számviteli munkák bonyolultsága vagy a priori alapján határozzák meg, és osztályok, ágazatok és számviteli csoportok is létrehozzák.
A részlegek könyvelőinek köte- lezettségeit a számviteli objektum vagy az üzleti tevékenység helyszíne felé irányítják. Tehát az anyagi osztály minden könyvvizsgáló számára bizonyos raktárakat vagy anyagi értékeket rögzít, a számítási részben és a feldolgozóiparban - üzletek, osztályok és szolgáltatások, a pénzügyi csoportban - a műveletek típusai stb.
Nagyon fontos, hogy figyelembe vegyék az adott munkavállaló pszichológiai jellemzőit, amikor felelősséget rendelnek a számviteli részlegen belül. Például egy nem telekommunikációs könyvelő kiváló szakember lehet a gyártási ágazatban vagy a tárgyi eszközök és az immateriális javak osztályánál, de a számításnál komoly problémákkal szembesülhet a személyzet kezelésében.
Egy összefoglaló különböző számviteli műveletek egyetlen egységet biztosítja az egységességet a teljesítmény a jelentési időszak alatt egy speciális menetrend, amely számviteli osztályok és alkalmazottainak egy része meghatározott bemutatása elsődleges dokumentumok, mashinogramm, egyéb számviteli nyilvántartások, valamint formák belső és külső adatszolgáltatási .
Egyértelmű és operatív munkáját a számviteli osztály szempontjából a komplex kapcsolatok minden érdekelt fél és szempontjait a szervezet működésére, fontos a belső szabályozása tevékenységét. Ebből a célból ajánlott a számlavezetési szabályzat kidolgozása és jóváhagyása a vállalkozás vezetője által. Ez határozza meg a helyét és szerepét a számviteli osztály a szervezeti struktúrában a közigazgatási apparátus, alárendelték a fő feladatok és számviteli feladatait, jogait, kötelezettségeit és felelősségét, a belső szervezeti felépítését, teljesítménymutatók és ösztönzési formákat.
A számvitel szervezésének fontos feladata, hogy kedvező feltételeket biztosítson a számviteli személyzet normál működéséhez. A számviteli személyzet munkája egy kreatív, logikai és segédtechnikai műveletek komplexéből áll. Ez főleg az intellektuális tevékenység, amely koncentrációt, figyelmet, pontosságot és pontosságot igényel. A munkakörülmények befolyásolják a munkaerő termelékenységét, a feladatokat ellátó könyvelők minőségét, a fáradtság mértékét, a munka megelégedettségét.
A könyveléshez ugyanabban az épületben kell elhelyezni a cég igazgatóságát, amely a fő termelés közelében található. Minden egysége általában egy helyen található az alsóbb szinteken lévő szobákban, vagy külön helyiségekben 2-3 fő részére. Különálló irodákban vannak olyan alkalmazottak, akik folyamatosan látogatják a látogatókat: a főkönyvelő, a településvezető, a pénztáros vezetője. A leginkább elfogadható a téglalap alakú szobák, amelyek hossza legfeljebb kétszerese a szélességnek. A terület alkalmazotti létszáma az igazgatási hivatalokban legalább 3-5 négyzetméter.
A könyvelés helyiségeit olyan helyen kell elhelyezni, ahol elegendő természetes fény, normál páratartalom és hőmérséklet van, nem zavarják a termelési zajokat. A 300 lux megvilágítása normálisnak tekinthető. Ha a munkavállaló életkora több mint 50 év, ezt a normát meg kell növelni. A 20-30% -nál alacsonyabb megvilágítás elfogadhatatlan. A szoba legkedvezőbb hőmérséklete 18-20 ° C, nedvességtartalma 60-70%. A zajszint nem haladhatja meg a 45-50 dB-t.
Az alapvető ergonómiai követelmények listáját, amelyek biztosítják a regisztrált alkalmazottak szokásos munkakörülményeit, a táblázat tartalmazza. 5
A könyvelő munkahelyének szervezésére vonatkozó alapvető követelmények listája
A könyvelő a munkaóráinak nagy részét egy asztalnál tölti, amelyet ajánlatos az ablakra merőlegesen elhelyezni, vagy úgy, hogy a fény balra esik. Helyezze el a könyvelőket a szobában, lehetőleg a dokumentáció és a nyilvántartások mozgásának útvonala szerint. Az egy munkahelyhez kapcsolódó alkalmazottak tábláit egymás mellett kell elhelyezni. A táblák közötti távolságnak legalább 55 cm-nek kell lennie.
Az asztal ajánlott magassága az ember növekedésének 3/7-e, a széklet a növekedés 2/7-e. A táblákban lévő dobozoknak lehetővé kell tenniük, hogy a dokumentumok mappáját függőleges helyzetben találják meg.
A számvitel belső szervezésének egy része a számviteli részleg munkanapjának sorrendje. Közvetlenül a könyvelési részlegnél a látogatóknak ajánlott a munkanap második felében elkezdeni a munkát, és általában 10-15 percig, egy reggel és kettő a másodikban. Kívánatos kombinálni egy ebédszünetet aktív pihenéssel (friss pihenés, torna). A számviteli dolgozók ebédidője nem eshet egybe a munkavállalók ebédszünetében.
A számviteli üzletág szerves része a könyvelési archívum megszervezése.
A feldolgozott könyvelési dokumentumok mind a szervezetben, mind pedig a speciális intézményekben - az állami és magán archívumokban - tárolhatók. A tárolóhely kiválasztásának kérdése a vállalat vezetősége dönt. A könyvelési dokumentumok közvetlenül a szervezetben történő nyilvántartását a főkönyvelő állapítja meg.
Az elsődleges dokumentációt, számviteli nyilvántartást, számviteli beszámolót és egyenlegeket általában az első 2-3 évben közvetlenül a könyvelési részlegben, egy speciális helyiségben vagy zárható szekrényekben tárolják, a főkönyvelő által felhatalmazott személyek felelőssége mellett. Ezután átkerülnek a vállalati archívumba vagy állami és magánarchívumba.
Az elsődleges dokumentáció egyes típusaira vonatkozóan a számviteli és adózási előírások tartalmazzák a rendszerezés és tárolás speciális rendjét. Például a beszállítóktól kapott számlákat és a vállalat által a vásárlóknak küldött számlák második példányait külön mappákban kell tárolni az értékesítési és vásárlási nyilvántartásokhoz. A szigorú elszámoltathatósági formanyomtatványokat és dokumentumokat széfekben, fém szekrényekben vagy különleges helyiségekben kell tárolni annak érdekében, hogy teljes biztonságot nyújtsanak.
Az elsődleges és kimeneti dokumentumok géppel olvasható adathordozón történő tárolására vonatkozó eljárást a vonatkozó jogszabályok és iránymutatások határozzák meg, amelyek szabályozzák a könyvelést a gazdasági információk feldolgozásának automatizálásával összefüggésben.
Ha a gazdálkodó vezetése úgy dönt, hogy könyvelési nyilvántartást vezet egy nyilvános vagy magán archívumban, akkor a szolgáltatásnyújtásra irányuló szerződést kötött vele. A szabványos szerződések területfelosztások Rosarkhiv kimondja, hogy szükség van időszakos ellenőrzés állapotát levéltár a cégnél, és hozzájárulásukat a megsemmisítése dokumentumok a raktározási idő után. Magántulajdonban levő archív intézmények esetében engedélyt kell adni az ilyen tevékenység elvégzésére. Általában nem csak tárolják, hanem megsemmisítik a dokumentumokat a lejárt biztonsági idővel. Amikor a felszámolás a cég jogutód nélküli vonatkozó valamennyi dokumentum a személyi (index kártyák, személyes beszámolók, stb), és a dokumentációt, amely a szavatossági ideje még nem járt le, szükséges, hogy átadja a területi irodája Állami Levéltárban. A felszámolt szervezet alkotó dokumentumai is ott vannak.
Az elsődleges dokumentumok, könyvelési nyilvántartások, számviteli beszámolók és a társaság könyvelési és archívumai közötti egyenlegek biztonságáért a könyvelő feladata az archiváló intézmény időben történő átadása. Ennek a dokumentációnak a kiadása a gazdálkodó archívumból a többi strukturális részleg alkalmazottainak általában nem megengedett. Bizonyos esetekben a dokumentációt csak a főkönyvelő megbízása adja ki.
Visszavonása elsődleges dokumentumok, számviteli nyilvántartások, számviteli beszámolók és ellensúlyok végezhetjük a szervek vizsgálatot, előzetes vizsgálat, az ügyészség és a bíróságok a döntések alapján e szervek összhangban az alkalmazandó eljárási törvény. A visszavonást egy jegyzőkönyvvel kell elkészíteni, amelynek másolatát átvételi elismervénynek kell átadni a vállalkozás tisztviselőjének. A képviselőinek jelenlétében szervek végeznek a visszavonás, az érintett tisztviselők a vállalkozás tehet lefoglalt dokumentumok másolatainak az ok és a visszavonás időpontjától.
Visszavonása esetén a megkezdett mennyiségű dokumentum (nem tűzve, nem számozott, stb), az engedélyével, valamint a képviselői jelenlétében ható rohamok, az érintett tisztviselők a vállalkozás, intézmény is teljes megalakult a mennyiség (teendők, számozott listák, ugrál, a pecsét , biztosítsa aláírásával).
A jelenlegi adójogszabályok a számviteli nyilvántartások biztonságosságáért felelősek. Ha hiányoznak vagy hiányoznak, a társaságnak a következő összegekben bírságot kell fizetnie:
- 5000 rubel. ha nincs egyetlen számviteli dokumentum egyetlen adózási időszakra;
- 15 000 dörzsölje. ha nincsenek dokumentumok több adószakasz számára;
- A be nem fizetett adó 10% -a, de legalább 15.000 rubel. ha a dokumentumok hiánya az adóalap alulbecsléséhez vezetett.
A szankciók nem alkalmazandók, ha a gazdálkodó bizonyítja, hogy a dokumentumok elvesztése vis maior miatt történt, például a természeti katasztrófák következtében. A számviteli nyilvántartások veszteségének vagy elvesztésének minden esetben a vállalkozás vezetője kinevez egy jutalékot a dokumentumok elvesztésének okainak meghatározására. Szükség esetén felkérik a bűnüldöző szervek képviselőit és az állami tűzvédelmi felügyeletet, hogy vegyenek részt a bizottság munkájában. A bizottság munkájának eredményeit a szervezet vezetője által jóváhagyott aktus határozza meg.
A számviteli dokumentáció veszteségének vagy elhalálozásának oka tiszteletben tartottnak minősül, a szankciók enyhítését, ha a törvény előírja, hogy a dokumentumok elhelyezkedésének helyiségei biztonsági és tűzjelző rendszerekkel vannak felszerelve. A tanúsítványt mellékelni kell a rendőrségnek a bűncselekmény elkövetésével történő megindításáról szóló igazolással vagy a tűzoltóság bizonyítékával és annak következményeivel kapcsolatban.
A megbízás által a megbízás alapján létrehozott aktussal a dokumentációt a lejárt érvényességi dátummal megjelölik, megsemmisítik vagy kiadják. Egyéb elsődleges dokumentumok, számviteli nyilvántartások, könyvelési jelentések és egyenlegek kötelező átruházásra kerülnek az archívumba. A vállalati archívumba történő átvitel előtt a fő könyvelő által felhatalmazott személyek felelőssége mellett egy speciális szobába vagy szekrénybe kell helyezni a könyvelési osztályba.
A szigorú jelentések formáit széfek, fém szekrények vagy különleges helyiségek tárolják. Az adott számviteli nyilvántartással kapcsolatos aktuális hónap elsődleges dokumentumait időrendi sorrendben, a vállalati archívum igazolásával együtt kell kitölteni.
A készpénzes megbízásokat, az előzetes jelentéseket, a bankszámlakivonatokat és az azokhoz kapcsolódó elsődleges dokumentumokat időrendi sorrendben és egymással összefonódva kell továbbítani.
A gyakorlati felhasználáshoz szükséges dokumentumokat legfeljebb öt évig az egyesület könyvelési archívumában tárolják, majd a levéltár megsemmisítése nélkül megsemmisítik. A tudományos-történeti és gyakorlati értéket képviselő dokumentumok, amelyek tartós tárolásra vonatkoznak, átkerülnek az állami archívumba. Az irattári dokumentumok általában mappákban (fájlok) vannak tárolva, amelyek regiszternevekkel vannak felosztva. A mappában a dokumentumok abban a sorrendben vannak elrendezve, hogy egy vagy másik regiszterbe íródtak.
Az elsődleges dokumentumok, könyvelési nyilvántartások, könyvelési jelentések és egyenlegek tárolásának időtartamát a vállalkozás archívumában, az intézményt az Orosz Föderáció Fő Archívumi Hivatala határozza meg, de nem kevesebb, mint 5 év. A könyvelési számlák, egyéb számviteli politika dokumentumok, kódolási eljárások, számítástechnikai adatfeldolgozó programok munkatábláját legalább öt évig meg kell őrizni azon számviteli év után, amelyen a számviteli nyilvántartásokat legutoljára használták.
Az elsődleges dokumentumok, számviteli nyilvántartások, számviteli beszámolók és egyenlegek megőrzése, nyilvántartásba vétele és az archívumba történő átvitel a vállalkozás, intézmény fő könyvelője.