A lejárt tárolási idővel rendelkező dokumentumok - megsemmisítés
A lejárt tárolási időszakokkal rendelkező dokumentumok megsemmisítését bonyolítja a szervezetek azon kötelezettsége, hogy megfeleljenek a jogszabályok által meghatározott számos követelménynek és ajánlásnak. Figyelembe véve a különbözõ biztonsági idõszakos papírok nevének nagy számát, rendkívül fontos, hogy betartsák a raktározásra és leírásra vonatkozó valamennyi szabályt.
Mi a teendő a könyvtár túl sok számával az archívumban?
Milyen dokumentumokat kell formálni az irattári dokumentumok felszámolása után
Szabályok a levél írásáért
Hogyan helyesen helyezzük el a cselekmény napját
A bizonytalan biztonsági időszakokkal rendelkező dokumentumok megszabadulásának lehetőségei
A lejárt értékpapírok megsemmisítésének nehézségei
Mi a teendő a cselekmény elkészítése után?
Bizonyíték az archiválási tároló egy részének leirásáról
A dokumentumok megsemmisítésének lehetséges következményei
Az elektronikus tárolási dokumentumok megszabadulásának jellemzői
Mi a teendő a könyvtár túl sok számával az archívumban?
A jelentős gazdasági, gazdasági, személyes események dokumentációval történő rögzítése általános gyakorlatsá vált. Természetesen az így létrejövő archívumokat valahol el kell tárolni, szigorúan figyelembe véve azok számát és helyét. Ez mind a szervezetek, mind az egyének számára fontos.
Azonban a magánszemélyektől eltérően a vállalatok nem tudják egyszerűen leírni a lejárt dokumentumokat. Elég, ha az állampolgár megjavítja a meglévő bálákat otthon, elveszíti az összes feleslegeset, elveszti a szemetet, vagy átadja azokat az újrahasznosító papírnak. A vállalatok nem csak megszabadulhatnak a dokumentumoktól, anélkül, hogy számos jogalkotási eljárást betartanának. Egyébként büntetést kell szenvedniük.
E tekintetben jogi személyek számára bizonyos cselekvési sorozatokat biztosítanak, amelyeket feltétlenül be kell tartaniuk. A vállalat rendelésein, rendelésein, könyvelési nyilvántartásai csak az összes jogi formaság alkalmazását írhatják le. Ezenkívül az egyik legfontosabb feltétel a rögzített biztonsági időszak vége.
FONTOS! A normatív törvény rendelkezéseinek figyelmen kívül hagyásával a cégek nem kerülhetik el a büntetést.
Milyen dokumentumokat kell formalizálni, amikor a dokumentumokat törlik az archívumban?
A lejárt tárolási időtartamú dokumentumok megsemmisítésére irányuló műveletek sorozata. amelyet meg kell tenni:
- Elemezze azt az időtartamot, amely alatt az értékpapírokat az általa elhelyezett jogi időszak lejártáig tárolják. Emellett a jogi normák megváltoztatásával kapcsolatos számos dokumentum elveszítheti bizonyító erejét és relevanciáját.
- Egy ad hoc munkacsoport létrehozása megfelelő végrehajtó parancs kiadásával, amelynek meg kell vizsgálnia a vállalatnál elérhető archívumot.
- A "felesleges" okiratok törlését követően elkészül a létrehozott formanyomtatvány letétbe helyezett dokumentumainak megsemmisítése, amelyet feltétlenül a cég vezetője bocsátott ki.
- Az aktákban elnevezett értékpapírok teljes listáját megsemmisítik egy különálló dokumentum egyidejű elkészítésével, amely megerősíti ezt a tényt.
Ne hagyja figyelmen kívül azt a bizottságot, amely a dokumentumok vizsgálatát végzi, nem szabad, mert az egyik személy elég nehéz ahhoz, hogy teljes egészében végrehajtsa az intézkedéseket. A bizottságnak különösen azt kell feltárnia, hogy a korlátozott és korlátlan ideig tartó raktárak egy mappában vannak jelen. Ilyen körülmények között a kötet le lesz bontva, és az egyes dokumentumok típusa különböző cölöpökre bomlik. Ennek eredményeképpen az archívum egy részét, amely túl korai ahhoz, hogy leírhasson, újra kell varratolni.
Lehetséges, hogy az egyik mappában nem csak az eredetik, hanem a másolatok, a dokumentumok másolatai is szerepelnek. Ebben az esetben az összes ismételt információ (annak hordozói) megsemmisül, csak eredeti példányok maradnak, amelyek össze vannak kötve. Ezt a munkát a Bizottság is elvégzi.
Előfordul, hogy a lejárt tárolási időtartamú dokumentumok leírása során azonosítják a sérült példányokat, amelyek szövegét nem lehet azonosítani. Ilyen körülmények között a bizottságnak minden erőfeszítést meg kell tennie a tartalom visszaállítása érdekében, és ha ez lehetetlen, tegye meg a dokumentumot a listára a megsemmisítés céljából.
Szabályok a levél írásáért
Mielőtt megsemmisítené a dokumentumok lejárati feltételeit a raktározás, meg kell csinálni egy nagyon kemény munka. A csoport tagjai, olvassa el az ügyirat, kiemelve a lista későbbi törlését, amely rögzítve van a törvény „Az elosztás a pusztítás dokumentumok, amelyeket nem kell tárolni.”
Nem részletezi az esetek részletes összeírását, hanem meghatározza a dokumentummappák nevét és számát, valamint a biztonságuk biztosításának határidejét. Például a jelenlegi tevékenységek megrendeléseinek részeként a következőket jelölik:
- a név;
a tárolás utolsó évei; - index az ügy;
- mappák száma;
- a közzététel utolsó évében.
Ezenkívül a törvény rögzíti, hogy hány tétel tárolására van szükség, és milyen időtartamra terjed ki a felszámolandó iratok.
Ezenkívül a bizottság tagjainak vízummal kell rendelkezniük, hogy a jegyzéket valamennyi csoporttag jóváhagyja, a nyilvántartásba vétel időpontját és a jegyzőkönyv sorozatszámát. Ezután a cselekményt a rendező aláírja.
Hogyan helyesen tegye fel a cselekmény napját?
A lejárt tárolási időtartamú dokumentumok helyes megsemmisítéséhez az utolsó napot maximális pontossággal kell beállítani, ha feltétlenül az archívumban kell lenniük. Ehhez a következő fontos szempontokat kell figyelembe venni:
A bizonytalan biztonsági időszakokkal rendelkező dokumentumok megszabadulásának lehetőségei
Gyakran vannak olyan dokumentumok, amelyek eltarthatóságát Rosarkhiv és az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériuma nem határozza meg. Ennek megfelelően az ilyen iratoknak nincs hivatalos feltétele az archívumban való tartózkodásra. Hogyan lehet meghatározni a dátumot, amikor le lehet írni és elidegeníteni?
Mielőtt eldöntené a hasonló okmányok csomagjainak felszámolását, meg kell határoznia a lehetséges tárolásuk határidejét. E célból a szakbizottsági megbízás alapján létrehozott szakértői bizottságnak jogában áll kérelmet küldeni az archívum bármely intézményéhez. Csak a hivatalos válasz kézhezvételét követően, amelyben meghatározza az időtartamot, amely alatt az ilyen iratok tárolására van szükség, megsemmisítésre vonatkozó döntés meghozatala megtörténhet, és megkezdődhet a megfelelő technikai eljárások. Mielőtt megkapja a választ, jobb, ha nem tesz lépéseket a "késedelmes" dokumentációval.
A lejárt értékpapírok megsemmisítésének nehézségei
A könyvelési dokumentumoknak a lejárt tárolási idővel történő megsemmisítéséhez figyelembe kell venni a fenti megrendelésekben feltüntetett feltételeket is. Ezenkívül ezek mellett és a 125-FZ törvényben vannak más dokumentumok is, amelyek rendelkezései a számviteli nyilvántartásokra vonatkoznak.
Még érdekesebb lesz a helyzet, ha a vállalat tevékenységének pénzügyi eredménye veszteség. Emlékezzünk vissza, hogy a törvény követelményei szerinti veszteség átvihető a későbbi időszakokra. Ezért, hogy az összes kapcsolódó dokumentációt a veszteségek szükséges teljes időtartama alatt a transzfer a jelenlegi időszakban, valamint bizonyos idő után a veszteség kerül át teljesen. A megállapodás szerinti feltételek teljesítése után a számviteli dokumentáció a szokásos módon leírható.
Mi a teendő a cselekmény elkészítése után?
A dokumentáció törvényi megsemmisítésének konkrét módszertana nincs meghatározva. A jogi aktusok nyilvántartásba vétele után a papírok megszűnnek a raktározás kötelezővé tételéért, és a vállalat számára bármilyen módon megszüntethetők. E lehetőség gyakorlati megvalósításának példái lehetnek:
- Értékpapírok átruházása feldolgozás céljából egy olyan profi céghez, amely kapcsolódó tevékenységeket folytat. Ez a módszer meglehetősen drága, mivel az ilyen vállalatok megtérítik a munkát. Ezenkívül minden fél számára átadási bizonyítványt, számlákat kell készíteni, amelyek jelzik az átadott ügyek számát és a súlyukat. Felesleges lenne egy képviselőt küldeni az eljárás felügyeletére.
- Papírzörlés speciális automata gépekkel.
- Égetés (azonban ezt a módszert szélsőségesnek kell tekinteni, mivel lehetséges a tűzoltóság igényei).
Bizonyíték az archiválási tároló egy részének leirásáról
Amint azt feltételezhetjük, a tárolásnak a tároláshoz nem tartozó dokumentumok elosztására vonatkozó aktus nem az utolsó a nem kívánt dokumentumok felírása során. A felszámolás tényét is dokumentálni kell, ennek érdekében még egy aktus is hivatalos. Bár nincs kitöltve hivatalos formanyomtatványa, meg kell jegyeznünk, hogy szükség van bizonyos követelményekre.
Így a megsemmisítésnek a következő adatokat kell tartalmaznia:
- annak a cégnek a neve, amelyik a papírt tartotta és a kijelölt cselekménynek minősül;
- a dokumentum dátuma;
- a tények feltüntetésével, feltüntetve a mérési egységeket és a feljegyzett dokumentumok teljes számát, feleslegessé válik az ártalmatlanítás módja;
- A résztvevő személyzet aláírása átiratával és bejegyzéssel.
A dokumentumok megsemmisítésének lehetséges következményei
A rendelkezésre álló nyilvántartási szóló törvény visszavonása által létrehozott dokumentumok speciálisan erre a célra kialakított követően a Bizottság által alapos tanulmányozását levéltárában tartalom, nem garantálja, mivel további követelések része az ellenőrök. Az a tény, hogy a törvényben felsorolt listában nem kell felsorolni olyan iratokat, amelyek eltarthatósági ideje lejárt. Ha ez megtörténik, az értékpapírok megsemmisítése után a nagy valószínűségű fejét felelősségre vonható. Büntetés, az Art. Az Orosz Föderáció közigazgatási kódexének 15.11. Pontja értelmében közigazgatási bírságot szabhat ki.
A kisvállalkozásoknak nincs módjuk a teljes körű archívumok fenntartására, de ez nem lehet mentség a megfelelő biztonsági körülmények hiányában. Ilyen célból külön helyiséget rendelhetnek ki, és kinevezhetnek olyan alkalmazot, aki rögzíti a nyilvántartásokat, nyomon követi a tárolási időt és végrehajtja az ártalmatlanítási eljárást.
Az elektronikus tárolási dokumentumok megszabadulásának jellemzői
A jogszabályok nem tartalmaznak különbséget a tárolási feltételek és módszerek biztosításában, attól függően, hogy milyen típusú médiát tartalmaz. Ugyanakkor az Art. Törvény 29. № 402-FZ előírja, hogy az összes elektronikus média, hogy az azonosítani digitális aláírás Reader legalább 5 évig az év, amikor az abban foglalt információ az utoljára használt.
A technológiafejlesztés jelenlegi szintje lehetővé teszi, hogy jelentős mennyiségű vállalati adatot tároljanak az elektronikus médiában vagy az adatbázisokban. Ha létrehozott leltár levéltári szakértői bizottság arra a következtetésre jut, hogy az időszak kötelező információk tárolására lejárt, akkor meg kell szüntetni, hordozóval együtt. A felszámolási módszerek hasonlóak lehetnek az értékpapírokhoz. Ezenkívül a régi és az új adattárolók egyidejű eltávolítását is használhatja a médiában.
Ami a dokumentáció kialakítását illeti, nincsenek külön követelmények vagy formák is. A biztonság biztosítására szolgáló módszer sajátosságai miatt azonban figyelembe kell venni a következő pontok számát:
- A fájlokat nem törölheti és a médiát nem hozhatja be anélkül, hogy megfelelő aktust kellene benyújtania;
- Tilos megszabadulni a bírósághoz szükséges adatoktól;
- Tilos a megsemmisített iratokban található információ nyilvánosságra hozatala, amennyiben kereskedelmi vagy hivatalos titoknak minősül;
- minden felszámolásra felhatalmazott információ minden adathordozón megsemmisül, beleértve a másolást vagy másolást is.
Az archívum egy részének felszámolása a lejárt raktározási időszakra csak akkor lehetséges, ha a szakértő szakbizottsága a végrehajtott tanúsítvány alapján dönt. A fizikai megsemmisítés ténye alapján egy listát, a papírok számát és az alkalmazott módszer leírását is össze kell állítani. A megsemmisítésre használt gyakorlati technológia nem jogilag megalapozott, a vállalat ezt választja. Ehhez hasonló szolgáltatásokat nyújtó harmadik felek is részt vehetnek.