Jelentés készítése
Számos módon hozhat létre jelentést az Access szolgáltatásban. Hatféleképpen hozhat létre jelentést. A következő eszközöket használják:
· Konstruktor. A legnehezebb módja, de lehetővé teszi, hogy jelentést készítsen bármilyen struktúráról.
· A számlák mestere. Kényelmes módja egy vagy több táblázaton alapuló jelentéskészítésnek.
· Automatikus jelentés: az oszlopban. Lehetővé teszi, hogy hozzon létre egy jelentést, amelyben minden mező egy oszlopba kerül.
· Automatikus jelentés: szalag. Olyan szalag formátumú jelentés készítésére szolgál, amelyben minden mező egy nyomtatott lap mentén helyezkedik el.
· A diagram varázsló. Létrehoz egy jelentést, amely diagramot tartalmaz.
· Adja meg a matricákat. Lehetővé teszi, hogy készítsen egy jelentést, amelyet a levelezőcímkék nyomtatásához használhat.
A tervezői mód a leghatékonyabb, de a legnehezebben használható is. Elvileg két Access mester elég ahhoz, hogy létrehozzák a legelterjedtebb jelentéseket. A jelentés legegyszerűbb módja az Access alkalmazásban az AutoReport varázsló használata. Ez a varázsló nem kérdez fel kérdéseket - ő maga igyekszik megteremteni a legmegfelelőbb jelentést.
Rugalmasabb a Report Wizard használata. Ez a varázsló leggyakrabban a dokumentum létrehozásakor használatos. Bármely jelentéskészítési módszerrel először válassza ki azt az adatforrást, amely alapján a jelentés generálódik (táblázat, több táblázat, lekérdezés). A Jelentés varázsló használata több lépésben történik:
1. A jelentés forrása be van jelölve.
2. Válassza ki a jelentésben szereplő mezőket. A mezőket ki kell választani abban a sorrendben, amelyben megjelenik a jelentés.
3. A csoportosítási szintek kiválasztása. Több szintet is kiválaszthat.
4. Megadja a sorrendet. Több mezőt is kiválaszthat.
5. Az összefoglaló értékek megjelenítéséhez kattintson az Eredmények gombra. Ezután megjelenik egy párbeszédpanel, amelyben a jelentésbe bevitt numerikus típusú mezők szerepelnek, ki kell választania a mezőt és az összesítő funkciót.
6. Az alábbi lépések segítségével kiválaszthatja a jelentés típusát és stílusát, és megadhatja annak nevét. Ha a jelentés neve nincs megadva, az alapértelmezett név ugyanaz, mint a táblázat vagy lekérdezés neve. A megadott jelentés neve két szerepkörben jelenik meg: a jelentésobjektum neve az adatbázisban, valamint a jelentés fejlécében megjelenő dokumentum neve. Ha átnevezi az objektumot létrehozása után, a dokumentum neve nem változik meg.
51. ábra: A varázsló által létrehozott jelentés töredéke