Gyorsított munkafolyamat, vagy a dokumentumok elkészítésével érdemes sietni
Minden dokumentum elkészíthető hosszú és részletesen?
Veszélyes a napi bejövő dokumentumok feldolgozása és csak a következő munkanapon a végső előadókhoz vinni?
A beérkező dokumentumok feldolgozásával sietek?
Milyen kimenő dokumentumokat kell gyorsan elkészíteni?
Egyes szervezetek, mert az egyes tevékenységek (például a bankszektorban), számos helyi szabályozást az eljárás és feltételeit dolgozik különböző típusú dokumentumokat. Elöntve a hagyományos felosztása a dokumentumokat a szervezeti, igazgatási, informatikai, referencia, az üzleti, az emberi erőforrások (személyi szervezet) elosztjuk az összes olyan dokumentumot, amelyek feldolgozása a szokásos üzletmenet szervezetek (beleértve a beérkező kívülről), a:
- normál munkafolyamat esetén;
- a gyorsított munkafolyamatnak megfelelően.
Anélkül besorolását meghatározó dokumentumok szerint a „List standard kezelésének levéltári dokumentumokat a tevékenysége során az állami szervek, a helyi hatóságok és szervezetek, megjelölve az eltarthatóság” [1], és nem befolyásolja a kialakulását a nómenklatúra esetben [2]. Határozza meg a dokumentumok típusát (mind a bejövő, mind a kimenő), amelyeket különböző tényezők miatt gyorsabban kell feldolgozni, mint másoknak.
AZ ELLENŐRZÉSI ÉS FELÜGYELETI SZERVEZETEK KÉRELMÉRE VONATKOZÓ DOKUMENTUMOK
Így a szervezet megkapta a felügyeleti hatóságtól a kérést. A beérkező dokumentumok feldolgozásának szabályai szerint ez a kérés:
- először rögzített;
- Ezután a menedzser kapja a végrehajtó ismeretét és meghatározását;
- tovább (leggyakrabban) - a kérelem legitimációjának vizsgálata a jogi osztályhoz;
- visszatér a titkárhoz az előadóművésznek történő továbbítás céljából;
- a kérelemben meghatározott követelményeknek megfelelően továbbítják a végrehajtónak a válasz előkészítéséhez, a dokumentumok másolatainak és egyéb akciókhoz.
A felügyeleti hatóság kérésére átadott meghatározott szakaszok általában nem haladják meg a két munkanapot. Ebben az esetben sok az idő áramlásától függ, attól függően, hogy a dokumentumot mikor fogadták. Ha például a dokumentumot 17: 50-ig kézbesítették egy 18:00 óra előtt működő szervezethez, akkor rendszerint ugyanazon a napon ugyanezen dokumentumot csak bejövő dokumentumként kell nyilvántartásba venni. A feldolgozás hátralévő szakaszai másnap kezdődnek. Eközben a felügyeleti hatóságok kérelmei bizonyos határidőkön belül igényelhetnek dokumentumokat, azok másolatát, információkat, beleértve a referenciaadatokat is. És ezeket a dokumentumokat még meg kell találni és fel kell készíteni.
1. Nem minden dokumentumot feltétel nélkül benyújtanak a kérelmezőnek.
2. A kérelemnek nem minden kérelmet kell benyújtania a dokumentumokhoz.
3. Minden egyedi esetben meg kell állapítani:
a kérelem kezdeményezőjének követelményeinek legitimitása;
a kérelem kezdeményezőjének hatásköre;
a kért információ helyzete (nyílt hozzáférés vagy korlátozott).
A dokumentum elkészítésének és benyújtásának időpontja attól függhet, hogy melyik állami hivatal, mi és milyen dokumentumokat kér a szervezettől. A legtöbb esetben a két munkanap időszaka igen elfogadható és ésszerű, lehetővé téve a dokumentumok minőségi előkészítését és átadását ellenőrző testületnek ellenőrzés céljából. A példa néhány szabályozási felhatalmazott hatóságok igénybevétel bizonyos dokumentumok / információk szervezetektől, hivatkozva a rendeletek megtudja, milyen időkeretben törvény által előírt előállítására válaszok kérésüket (lásd. Táblázat).
A szabályozó hatóságok kéréseire adott válaszok készítésének időkeretei
SZEMÉLYI SZÁMVITEL (INTÉZKEDÉSES SZEMÉLYES ÖSSZETÉTEL) DOKUMENTUMA; A MUNKAÜGYI KAPCSOLATOKHOZ KAPCSOLÓDÓ
Ezeknek vagy más dokumentumoknak az elkészítési ideje számos tényezőtől függ:
A dokumentum kezdeményezőjétől.
Ha a munkaviszonyhoz kapcsolódó okmányt az e szervezetben dolgozó vagy már korábban alkalmazott alkalmazott kérésére készítik el, a termelés időtartama nem haladhatja meg a kérelem benyújtásának napjától számított három munkanapot.
Ha a dokumentumot a bűnüldöző szervek a hatóságuknak megfelelően kérik, az iratot a kérelemben megadott időpontban kell benyújtani.
Ha a dokumentumot nyugdíjas kérte, és már archiválási adatokat (pl. Bizonyos évekre vonatkozó béreket) képvisel, akkor a válasz a szervezet által a levéltári bizonyítványok és kivonatok elkészítésére meghatározott határidőn belül elkészül.
Az eseményből, amely magában foglalja a munkaügyi kapcsolatokhoz kapcsolódó másolatok és eredetik kiadását.
Ha a dokumentum előkészítése a munkavállaló elbocsátásával függ össze, az iratok elbocsátásának napján készen kell állnia, és ugyanazon a napon a munkavállalónak ki kell adni. Ha bizonyos helyzetekben nem lehet őket kiadni, akkor az Art. Az LC RF 84.1.
Természetesen leggyakrabban az elbocsátással kapcsolatos iratok kiadását a személyzeti szolgálat (vagy hiányában a titkár) végzi.
Ha egy munkavállaló, aki a szabadságnapon van, nem ment dolgozni (vagy távoli munkavállaló stb.), Akkor a munkaviszony megszűnésével kapcsolatos valamennyi dokumentumot postai úton küldik el neki. A legtöbb esetben a titkár felelős a dokumentumok küldéséért.
Annak érdekében, hogy pontosan meghatározható legyen a személyi állományra vonatkozó dokumentumok (személyzeti nyilvántartások iratainak) elküldéséhez szükséges idő, kérésre:
1) meghatározza és osztályozza a feltételeket a nyilvántartáskezelés (vagy más helyi törvény) (5. példa). Lehetséges, hogy a kérelmet küldött hatóságtól függően nem határozzák meg a feltételek minősítését, hanem a felügyeleti és felügyeleti hatóságok kérelmeinek végrehajtására vonatkozó egyetlen gyorsított határidőt (6. példa).
2) minden alkalommal, amikor ezeket a kéréseket a gyorsított dokumentumforgalomhoz nyújtja, hogy a végrehajtónak a lehető legrövidebb időn belül átadja azokat. Ugyanakkor a kérelemre adott válasz előkészítésének határidejének helyes meghatározása az előadóhoz tartozik (7. példa).
Megjegyzendő, hogy a munkafolyamat felgyorsításának leghatékonyabb módja a feltételek kidolgozása és módszeres rögzítése helyi aktusban.
A végrehajtó elfelejtheti a határidőt, nem ismeri az időzítés finomságait egyes dokumentumok elkészítéséhez stb. Az emberi tényező, sajnos, senki sem törölte. Eközben a nem benyújtásának a dokumentum az idejében arc finom szervezetek, soron kívüli ellenőrzések ellenőrző szervek, perek alkalmazottak (múlt és jelen), és még abban, hogy az adminisztratív felelősség megsértése miatt munkaügyi törvényeket és más normatív jogi aktusok (Art. 5.27 Az igazgatási kódex). Artist, mint a szabály, akkor lehet, hogy vonzza (és akkor sem mindig) csak fegyelmezett.
A SZERVEZET SZERVEZETI ÉS SZOLGÁLTATÁSAI BELSŐ DOKUMENTUMAI
A szervezet sok belső dokumentumot készít, köztük hivatalosakat harmadik felek számára:
- az alapító okiratok, a végrehajtó testületek kinevezésére vonatkozó dokumentumok (alapokmány, alkotmányszerződés, résztvevők közgyűlésének jegyzőkönyvei stb.);
- belső események lebonyolítására szolgáló dokumentumok (az igazgatótanács, a testület ülése stb.);
- szervezeti és adminisztratív, helyi szabályozási aktusai (belső munkaügyi szabályzat szabályai, fizetési szabályok, személyi állomány, munkaköri leírások, megbízások, megrendelések);
- a belső segédfelhasználású dokumentumok, beleértve a hivatkozási és információs karaktereket (cselekmények, feljegyzések, hivatalos vizsgálati jegyzőkönyvek, levelek, faxok stb.).
E dokumentumok elkészítését a szervezet által meghatározott határidők határozzák meg. A törvény szerint ezek a kifejezések nem rendeződnek. Kivétel csak néhány, a személyzeti nyilvántartás kezelésével kapcsolatos ügyekkel kapcsolatos dokumentum.
Például a személyzet csökkentési intézkedéseinek végrehajtására vonatkozó megbízást legkésőbb két hónappal a munkavállalók elbocsátásának tényleges időpontja előtt ki kell bocsátani (és ennek megfelelően elkészíteni kell). Figyelembe véve a törvény által a munkavállalóknak a következő elbocsátásról való értesítésére rendelkezésre álló időtartamot, az ilyen megbízás előkészítésének határideje előzetesen és a munkavállalók elbocsátásának tényleges időpontja előtt két hónappal korábban megtörténik. A jogi aktusokat általában azonnal elkészítik, hogy rögzítsék egy bizonyos tényt (például egy ajánlott levélbe való befektetés hiányáról szóló aktus a csomagküldés után azonnal elkészül, és ezt a tényt megállapítják).
KÜLÖNLEGES LEVÉL
A kimenő üzenetek a következők:
Mindezeket a leveleket a szokásos módon készítik el egy külön végrehajtó utasítás által meghatározott időpontban, beleértve a szóbeli utasításokat is, például egy reggeli tájékoztatóban.
LETÖLTÉSEK ÉS DOKUMENTUMOK
- végrehajtó lapok;
- a végrehajtó végrehajtó döntései;
- bűnüldöző szervek;
- a bűnüldöző és ellenőrző szervek kérelmei.
REFERENCIÁK ARCHÍVUMBÓL
A más szervezetekben vagy levéltárakban való nem tagsági kérelmek átruházását, valamint a kérelmező tájékoztatását a kérelem benyújtásától számított 5 napon belül kell megtenni.
AZ ELŐKÉSZÍTÉS HATÁRÉRT ÉRINTŐ DOKUMENTUMOK FORMÁJA
Természetesen a legtöbb esetben arról szól, hogy példányokat és kivonatokat szolgáltassanak a dokumentumokból, és ritka esetekben - az eredetiekről. Az utóbbi esetben például az eredeti dokumentumot (munkadokumentumot) a munkavállaló kezébe adják, amikor elhagyja. Az eredetiket a vizsgálatot végző hatóságoknak is kiadják a lefoglalás készítésében (a másolatok eltávolításával és elhagyásával). Megjegyzendő, hogy az eredetik biztosításának eljárása minimális.
A DOKUMENTUMIRÁNYÍTÁS MÓDSZEREI
Az alábbi módszereket gyakran használják:
1. oktatás irodai munka (vagy más helyi törvény szabályozza a kérdést dokumentum néhány vagy minden dokumentumot a szervezet) előírt típusú dokumentumokat igénylő gyorsított munkafolyamat, valamint az időzítése a kezelés / képzés.
Amikor dokumentumot regisztrál és a beolvasott példányt a programadatbázisba helyezi, a dokumentum feldolgozásának és a kérelemre adott válasz készítésének eljárása automatikusan elindul. A határidők automatikusan beállítódnak (a program előre beállítja). Az egyes előadóművészek által elkövetett cselekmények teljesítésének határidejének megsértése fegyelmi felelősséget fenyeget a hivatali kötelességeinek elmulasztása miatt.
3. A szervezetben meglévő helyi jogi aktusokban (például a nyilvántartásba vétel utasításaiban) a különböző szervek különböző kéréseire adott válaszok mintái kerülnek bejegyzésre. Sok szervezet szívesebben adja be az üzleti levelek mintáinak külön albumát.
Meg kell jegyezni, hogy a program és a későbbi végrehajtás költségei miatt a második út nagyobb mértékben alkalmazható egy olyan nagy szervezetnél, ahol számos ágazat és megosztottság van, beleértve azokat is, amelyek területi szinten messze vannak egymástól.
1. Szabályként a szervezet ellenőrzése során az ellenőrző szerv dokumentumait a szervezetnek a kérelemben meghatározott határidőn belül kell benyújtania. Rövidebb időtartamot adnak a dokumentumok benyújtására egy nem tervezett ellenőrzés esetén.
2. Bizonyos esetekben a személyi nyilvántartásokat (személyzeti nyilvántartásokat) egy bizonyos napon (néha rendkívül rövid képzési idővel) elküldi a munkavállalónak. Ezek a dokumentumok, valamint azok kérései gyorsított okmányforgalmazás tárgyát képezik (kivéve az archivum-tanúsítványok és kivonatok készítését).
3. A szervezeti és adminisztratív dokumentumokat a szervezet dokumentumkezelésre vonatkozó utasításainak (vagy más helyi normatív aktusának) megfelelően elkészített szokásos ütemtervekben készítik el. Bizonyos típusú dokumentumok létrehozása a lehető legrövidebb idő alatt történik (például valamilyen típusú cselekményt haladéktalanul formalizálni kell).
5. A hivatkozások és kivonatok, valamint a szervezet archívumából származó információk a szokásos módon készülnek el, de a szabályoktól való eltérések a szervezet saját belátása szerint lehetségesek.