Absztrakt ellenőrzés az irányítási rendszerben - banki kivonatok, esszék, beszámolók, kurzusok és oklevelek
Javaslatok a bank irányítási rendszerének javítására
I. Elméleti rész
Az irányítás lényege és jelentősége az irányítási rendszerben. Ellenőrzési típusok.
Az ellenőrzés az a folyamat, amely biztosítja a szervezet céljainak elérését. Szükség van a problémák felderítésére és megoldására, mielőtt túl komolyabbá válnának, és a sikeres tevékenység ösztönzésére is felhasználhatók.
Az ellenőrzési folyamat szabványok megállapításából áll, az elért tényleges eredmények megváltoztatásával és kiigazításokkal, ha az elért eredmények jelentősen eltérnek a megállapított szabványoktól.
A vezérlés kritikus és összetett irányítási funkció. Az ellenőrzés egyik legfontosabb jellemzője, amelyet elsősorban figyelembe kell venni, hogy az ellenőrzésnek átfogónak kell lennie. Minden vezető, rangjától függetlenül, kötelességeit szerves részeként gyakorolhatja, még akkor is, ha senki sem utasította őt erre.
A vezérlés az irányítási folyamat egyik alapvető eleme. Sem a tervezés, sem a szervezeti struktúrák létrehozása, sem a motiváció nem tekinthető teljes mértékben az ellenőrzéstől elkülönítve. Valójában gyakorlatilag mindegyik szerves része a szervezet általános irányítási rendszerének. Ez a körülmény könnyebben érthetőbbé válik, miután tanulmányozta a három alapvető típusú ellenőrzést: előzetes, aktuális és végleges. Végrehajtás formájában az összes ilyen típusú ellenőrzés hasonló, hiszen ugyanaz a célja: segíteni abban, hogy a ténylegesen elért eredmények a lehető legközelebb álljanak a szükségesekhez. Ezek csak a végrehajtási időben különböznek egymástól.
Az előzetes ellenőrzés általában bizonyos politikák, eljárások és szabályok formájában valósul meg. Először is a munkaerő, az anyagi és a pénzügyi erőforrásokra vonatkozik. Az aktuális ellenőrzést akkor hajtják végre, amikor a munka már folyamatban van, és általában az alárendelt munkájának irányítása alatt áll közvetlen felettesén keresztül. A végső ellenőrzést a munka befejezése után végzik el, vagy a lefoglalt idő lejárt.
Az aktuális és a végleges ellenőrzés visszajelzés alapján történik. A szervezetek irányítási rendszerei nyitott visszajelzéssel rendelkeznek, mivel a menedzser, aki a rendszerhez kapcsolódó külső elem, zavarhatja munkáját, megváltoztatva mind a rendszer célkitűzéseit, mind a munkája jellegét.
Az ellenőrzés folyamatában három különböző szakasz van: a szabványok és kritériumok kifejlesztése, a valóságos eredmények összehasonlítása velük és a szükséges korrekciós intézkedések elfogadása. Minden szakaszban különféle intézkedések végrehajtására kerül sor.
Az ellenőrzési folyamat első szakasza a szabványok telepítése, azaz Specifikus, mérhető célok, időhatárokkal. A menedzsment szabványokat követel a teljesítménymutatók formájában a menedzsment objektum számára a kulcsfontosságú területeken, amelyeket a tervezési folyamat határoz meg.
A teljesítménymutatók meghatározott szabványokkal való összehasonlításának második szakaszában meghatározzák a megengedett eltérések nagyságát. A kirekesztés elvének megfelelően csak a meghatározott szabványoktól való jelentős eltérések indíthatják el az ellenőrző rendszer működését, ellenkező esetben gazdaságtalan és instabil lesz.
A következő lépés - az eredmények mérése - általában a leginkább problémás és költséges. A mért eredmények összehasonlítása a meghatározott szabványokkal, a vezető képes meghatározni, hogy milyen intézkedéseket kell tenni.
Ilyen intézkedések lehetnek változások a rendszer egyes belső változóiban, a szabványváltozásokban vagy a rendszer működésében való nem zavarással.
Az emberek szerves részét képezik az irányításnak, mint valójában a kormányzás minden más szakaszában. Ezért az ellenőrzési eljárás kidolgozása során a vezetőnek figyelembe kell vennie az emberek viselkedését.
Sajnálatos módon, bár a legtöbb vezető tisztában van azzal, hogy az ellenőrzési folyamat pozitív hatással lehet az alkalmazottak viselkedésére, egyesek elfelejtik, hogy az ellenőrzési képességek nem szándékosan zavarják az emberek viselkedését. Ezek a negatív jelenségek gyakran a kontrollrendszer láthatóságának mellékhatásai.
A szabályozás gyakran erősen befolyásolja a rendszer viselkedését. A sikertelenül tervezett vezérlőrendszerek a munkavállalók magatartását orientálhatják, azaz az emberek arra fognak törekedni, hogy megfeleljenek az ellenőrzés követelményeinek, és ne érjék el céljukat. Az ilyen hatások is vezethetnek a helytelen információk kiadásához.
Az ellenőrzési rendszer hatásából eredő problémák elkerülhetők az értelmes elfogadható ellenőrzési szabványok meghatározásával, a kétirányú kommunikáció megteremtésével, a szűk, de elérhető ellenőrzési szabványok megteremtésével, a túlzott ellenőrzés elkerülésével és a meghatározott ellenőrzési szabványok elérésének jutalmazásával.
Természetesen az emberek viselkedése nem az egyetlen tényező, amely meghatározza az ellenőrzés hatékonyságát. Annak érdekében, hogy az ellenőrzés elvégezhesse valódi feladatát, azaz A szervezet céljainak elérése érdekében számos fontos tulajdonsággal kell rendelkeznie.
Az ellenőrzés hatékony, ha stratégiai, konkrét eredmények elérésére összpontosítva, időszerű, rugalmas, egyszerű és gazdaságos.
Az ellenőrzés egy folyamatos folyamat, amely egybeesik a termelési ciklus fejlődésével.
A hatékony ellenőrzés jellemzői:
1. Az ellenőrzés stratégiai iránya, azaz amely tükrözi a szervezet általános prioritásait és fenntartja azokat.
2. Az eredmények orientációja. Az ellenőrzés végső célja nem információgyűjtés, szabványok létrehozása és problémák azonosítása, hanem a szervezet előtt álló feladatok megoldása. Ennek eredményeképpen az ellenőrzés akkor tekinthető hatékonynak, ha a szervezet valóban elérte a kívánt célokat, és képes olyan új célok megfogalmazására, amelyek a jövőben biztosítják a túlélését.
3. Az ügyhöz való megfelelés. A hatékony működés érdekében az ellenőrzésnek egy ellenőrzött tevékenységnek kell megfelelnie. Objektíven mérnie és értékelnie kell azt, ami valóban fontos.
4. Az ellenőrzés időszerűsége nem jelent rendkívül nagy sebességet vagy frekvenciát, hanem az ellenőrzött jelenséget kielégítő módon végzett mérések vagy értékelések közötti időintervallumban. A legmegfelelőbb időintervallum értékét a fő terv időkeretét, a változás sebességét és az eredmények mérésének és terjesztésének költségét figyelembe véve határozzák meg.
5. Az ellenőrzés rugalmassága. Az irányításnak, mint a terveknek, elég rugalmasnak kell lennie és alkalmazkodnia kell a változásokhoz.
6. Az ellenőrzés egyszerűsége. A leghatékonyabb szabályozás a legegyszerűbb szabályozás a célok szempontjából, amire szánták. A legegyszerűbb ellenőrzési módszerek kevesebb erőfeszítést igényelnek, és gazdaságosabbak. A túlzott bonyolultság zavart okoz. Ahhoz, hogy hatékony legyen, az ellenőrzésnek meg kell felelnie az ellenőrző rendszerrel kölcsönhatásban álló és végrehajtó emberek igényeinek és képességeinek.
7. Az ellenőrzés gazdaságossága. Minden olyan ellenőrzés, amely többet jelent a célok elérésén túlmenően, nem javítja a helyzetet, de irányítja a munkát egy hamis út mentén, ami az ellenőrzés elvesztésének másik szinonimája.
8. Minden személyzetet be kell vonni a kontrollba, mivel az önkontroll a legjobb kontroll. Az ellenőrzés megbízhatóságának növelése érdekében ki kell terjeszteni a személyi hatalom határait.
Amikor a szervezetek külföldi piacokon végeznek üzleti tevékenységet, az ellenőrzési funkció további bonyolultságot vesz igénybe.
A nemzetközi szintű ellenőrzés különösen nehéz a különböző tevékenységi területek és kommunikációs akadályok miatt. Az ellenőrzés hatékonysága javítható, ha a felelős vezetők találkozóit rendszeresen a szervezet székhelyén és külföldön tartják. Különösen fontos, hogy ne rójanak ki külföldi vezetők felelősségét azon problémák megoldására, amelyek nem számítanak rájuk.
6. I.Ansov. Stratégiai menedzsment. M. Economics, 1989.
7. T. Piter, RR Waterman A hatékony gazdálkodás keresése (a legjobb vállalatok tapasztalatai) M. Progress, 1986.