Az ellenőrzés stratégiai fókuszában
Kezdőlap | Rólunk | visszacsatolás
Ahhoz, hogy hatékony legyen, az ellenőrzésnek stratégiai jellegűnek kell lennie, azaz tükrözik a szervezet általános prioritásait és támogatják őket. Az aktivitás mennyiségi formában való értékelésének relatív összetettsége vagy annak a költséghatás elvével való hatékonyságának mérése soha nem szolgálhat kritériumként annak eldöntéséhez, hogy egy ellenőrzési mechanizmust kell-e bevezetni. A nem stratégiai fontosságú területeken végzett tevékenységeket nem szabad nagyon gyakran mérni, és a kapott eredményeket nem lehet bárkinek jelenteni, amíg az eltérések szokatlanul nagyok. A hagyományos műveletek (mint például a kis kiadások) abszolút ellenőrzése nem értelmezhető, és csak a fontosabb céloktól fogva elvonja az erőket. Nyílt engedetlenség, hogy végezzen részletes pénzügyi kimutatások minden típusú költségek, amelyek gyakran megfigyelhető a szakmai szervezetek, valójában az egyetlen út, melyen értékesítők közvetíteni a vezetők azt az elképzelést, hogy az óriási költségekkel jelentések - ez képtelenség, és nem ésszerű ellenőrzésén.
De ha a felső vezetés úgy véli, hogy bizonyos tevékenységek stratégiai fontosságúak, akkor minden ilyen területen hatékony ellenőrzést kell létrehozni, akkor is, ha ezt a tevékenységet nehéz mérni. Természetesen a különböző szervezetek különböző területei eltérőek lesznek, de minden szervezetnek hatékony ellenőrzési rendszerre van szüksége.
Az eredmények orientálása
Az ellenőrzés végső célja nem információgyűjtés, szabványok létrehozása és problémák azonosítása, hanem a szervezet előtt álló feladatok megoldása. A mérések elvégzése és az eredményekről szóló jelentés csak e cél eléréséhez szükséges eszköz. Ha a kontrollt hatékonyan kívánja végrehajtani, gondosan figyelemmel kell kísérnie azt a tényt, hogy ezek az öntudatos ellenőrzések nem fontosabbak, mint a szervezet valódi céljai. Például ostobaság lenne, ha a vállalat legjobb értékesítõit felderítenék, mert soha nem jelentették be a kiadási jelentéseket az idõben.
Ráadásul nincs értelme kijelenteni, hogy a rendszere konkrét eredmények elérésére törekszik, ha valójában nem tudja elérni azokat. Hasznos, hogy kiterjedt és pontos információ álljon rendelkezésre a tervezett céloktól való eltérésekről, ha ezeket az információkat nem használják a szükséges korrekciós intézkedések végrehajtására. Ez azt jelenti, hogy az ellenőrzés eredményeiről szóló információk csak akkor fontosak, ha elérik azokat az egyéneket, akiknek joga van a változtatásra. Ha az ellenőrzési mechanizmus nem működik, a leggyakoribb ok az, hogy javítani kell a jogok és kötelezettségek szerkezetét, és nem a mérési eljárást. Tehát a hatékony működés érdekében az ellenőrzést integrálni kell más menedzsment funkciókkal.
Ennek eredményeképpen az ellenőrzés akkor tekinthető hatékonynak, ha a szervezet valóban elérte a kívánt célokat, és képes olyan új célok megfogalmazására, amelyek a jövőben biztosítják a túlélését.
A hatékony működés érdekében az ellenőrzésnek egy ellenőrzött tevékenységnek kell megfelelnie. Objektíven mérnie és értékelnie kell azt, ami valóban fontos. Egy nem megfelelő ellenőrző mechanizmus inkább elfedi a kritikus információk összegyűjtését, mint gyűjtését. Például általánosan elfogadott a kereskedelem hatékonyságának felmérése egy bizonyos kvóta megállapításával és összehasonlításával a valódi értékesítési volumenben dollárban. De ez közvetlenül a vállalat számára hatalmas veszteségeket okozhat, hiszen a sikert nem az értékesítési volumen, hanem a nyereség szintje határozza meg. Számos tényező vezethet egy kvóta megvalósításához, amely gyakorlatilag alacsony szintű kereskedelmi teljesítményt eredményez. Például egy vállalat szokatlanul magas árengedményeket vagy szokatlanul nagy mennyiségű vevőszolgálatot tud kínálni az új megrendelésekhez, vagy az infláció miatt az árak emelkedhetnek. Ilyen helyzetekben a cég pénzt fog fizetni minden eladáson, nem pedig keresni.