A dokumentumon lévő pecsét benyomását úgy kell elhelyezni, hogy ne ragadja meg az aláírást
9. Egy példány nyugtázása
A dokumentum egy példánya olyan dokumentum, amely teljes mértékben reprodukálja az eredeti dokumentum és minden külső jellemzőjének, vagy azok egy részének, amely nem rendelkezik jogi erővel, információkat. A másolat joghatása érdekében megfelelő módon igazolni kell. A biztosítékok a dokumentumok kivonatát is igénylik.
A dokumentumok másolatát erre a célra egy erre feljogosított munkavállaló tanúsítja.
A jelölés a dokumentum alján lévő szabad térbe kerül, és tartalmazza: a "True" felirat; a másolatot igazoló személy helyzete; személyes aláírás; az aláírás dekódolása (kezdőbetűk, vezetéknév); a tanúsítás dátuma, pl. a pecsét:
Az általános részleg felügyelője Aláírás: М.В. Zavalishina
10. A dokumentumok jóváhagyási vízuma
A Jogi Osztály vezetője Sidorov
Ha vannak megjegyzések a dokumentum tervezetére vonatkozóan, a vízumot az alábbiak szerint adják ki:
A Jogi Osztály vezetője Sidorov
A dokumentum kézjegyükkel a végrehajtónak, a fejét a divízió elkészítette a dokumentumot, a vezetők az érdekelt kormányzati szervek és személyek felelős a pénzügyi és gazdasági szolgáltatások, amennyiben szükséges, helyettes vezetője a felelős szervezet egy részlege, ha a dokumentum vezetője által aláírt és az összes felsorolt személyek, kivéve a helyettes, ha a dokumentum az általa aláírt .
20. A dokumentum szövegére vonatkozó általános követelmények
A szöveg az a fő követelmény, amelyre a teljes dokumentumot elkészítik és dokumentálják. A GOST R 6.30-97 3.19. Pontja, amely a dokumentum szövegére vonatkozik, a szöveg nyelvét jelzi. "A dokumentumot oroszul és az országos nyelven is össze lehet állítani az Orosz Föderáció államnyelvére és az Orosz Föderáció témakörére vonatkozó jogszabályokkal összhangban." A GOST meghatározza azokat az eseteket is, amikor a dokumentumok szövege csak orosz nyelven íródott. Csak oroszul, a szöveg a dokumentumok küldésekor történik:
• az állami hatalom szövetségi szervei, az Orosz Föderáció alanyai állami hatalom testületei;
• Az Orosz Föderáció e témájának joghatósága alá nem tartozó vagy az Orosz Föderáció egyéb tantárgyai területén található vállalkozások, szervezetek és szövetségeik.
A dokumentum összeállításakor az alábbi szabályok irányadók.
Először is meg kell határozni a dokumentum célszerűségét, célját és a megoldandó problémák körét. Ez lehetővé teszi, hogy kiválassza a dokumentum típusát, formáját, amely sok tekintetben meghatározza a szöveges bemutatás stílusát és jellegét, a vezetői döntés meghozatalához.
Ezenkívül tanulmányozzák mind a felettes, mind pedig a szervezetük korábban közzétett dokumentumait, hogy elkerüljék az ellentmondást és a párhuzamosságot, hogy a probléma megoldatlan oldalaira összpontosítsanak. Ez a szakasz különösen fontos a megrendelési dokumentumok elkészítésekor.
Ezután elkezdik gyűjteni a dokumentumban feltett kérdés lényegét. Ehhez információkat, jelentéseket, memorandumokat, cselekedeteket, betűket stb. Lehet felsorolni.
Jogszabályi és normatív cselekvések alapján tudomást szerezni arról, hogy hogyan oldják meg ezeket a kérdéseket, és összegyűjti az összes szükséges információt, azok a dokumentum tervezetét alkotják.
A dokumentáció gyakorlatában általános követelmények vannak a dokumentumok szövegeire vonatkozóan.
Először is, ne feledjük, hogy a szolgáltatási dokumentumot leggyakrabban arra tervezték, hogy bármilyen cselekvésre indítson, hogy meggyőzze. Ezt a tények és érvek indoklásával és logikájával érik el. A szolgáltatási dokumentum megfogalmazásának jogi értelemben hibátlannak kell lennie.
A legfontosabb követelmény a megbízhatóság és a sites-konyság információt eltárolja az a dokumentum, a maximális és sósav rövidség dokumentum sűrűségben információk pontosságát, kizárva annak lehetőségét, kettős megértése a szöveget.
Az információ megbízhatósága az ügy tényleges állapotának tükrözését, az események elfogulatlan leírását és értékelését jelenti.
Az információ teljessége feltételezi, hogy a dokumentum leírja a dokumentumban ismertetett probléma megoldásához szükséges összes információt. Az információ hiányossága gyakran vezet hiánypótlásra, levélváltást generál, és késlelteti a probléma megoldását.
A rövidséget elsősorban a szükséges és elégséges információk kiválasztásával érik el, az ismétlések és a felesleges részletek kivételével. A másodlagos tényeket, amelyek nem befolyásolják a probléma megoldását, el kell vetni. A dokumentum szövegében szereplő minden szónak szemantikai terhet kell hordania.
Elérése egyértelműség a bemutató segít a gondos kiválasztása a szavak, helyes kompozíciós szerkezet a szöveg, a gondolat-ség nyilatkozatok és közvetlen rendelést szavakat egy mondatban, ahol az ige követi a témát, a meghatározás NE-ed határozza meg a szót. De azokban az esetekben, amikor a szemantikai terhelés az akcióra esik, a szavak fordított sorrendjét használják. Például:
A megnövekedett fegyelem segített a gazdasági számvitelre való áttérésnek.
Az Orosz Szövetségi Levéltári Szolgálat 2004. december 11-i 401. számának megfelelően "Nagyon értékes dokumentumok számvitelének szervezéséről". "
Az Orosz Föderáció Kormányának 1474-RP számú, 2005. június 15-i rendeletével összhangban "A lakásépítés ösztönzésére irányuló intézkedésekről".
Az üzleti stílus sajátosságai közé tartoznak a stabil nyelvi képletek széles körű használata - a nyelvi forgalom változatlan formában. Ezeket elsősorban a vezetői helyzet visszhangzása és az üzleti beszédek összehasonlító korlátozása okozza. Számítógép használata esetén ezek a szabványos kifejezések és kifejezések a gép memóriájába kerülnek.
A stílus a hivatalos dokumentumok is jellemző Lenie tárolható kombinációk, mint az üzleti, a dokumentáció tation legtöbb használt szavak csak egy vagy og kötöttség csoportja szó. A módszeres kezelésére vonatkozó ajánlásokat szövegek egyesítése a Schirn, betűrendes listát a leggyakrabban használt a mindennapi beszédben verbális névleges szó kombinációk a második (vagyis én) komponens *. Például: cselekmény - elkötelezni, összeállítani, aláírni, jóváhagyni; alkalmazás - végrehajtása, megadása, meghozása, megadása, elfogadása, elutasítása, kielégítése stb.
Példák arra, hogy a szolgáltatási dokumentumokban szabványos kifejezéseket, kifejezésmódokat és szóösszetételeket használjanak a nyilvántartásba vételre vonatkozó utasítások mellékleteként vagy az egyes intézmények dokumentumainak elkészítésének és feldolgozásának szabályaiban.
Elfogadhatatlan, hogy beszélgető és elavult szavakat, archaizmákat használjanak a hivatalos dokumentumokban. Például: a jegyző stb.
Hivatalos dokumentumok megkülönbözteti semleges hangon. A petíciót egy harmadik személytől, egy vagy több számból, a névmások helyettesítik főnevekkel (a cég kérdezi, a bank nem tiltakozik, a gyár irányítja vagy irányítja, azt gondoljuk, lehetséges, listát stb.). Az egyszemélyes vezetés elvét tükröző végrehajtó dokumentumokban a szöveg az első személytől származik. Csak írj magyarázó megjegyzéseket, kijelentéseket, a legtöbb emlékeztetőt (rendben, azt javaslom, kérem).
A kollegialitás elveiről kiadott igazgatási dokumentumokban a harmadik személy nyilatkozatának formáját használják (a tanács dönt, az igazgatótanács döntött).
A közös dokumentumokban a szöveg a több személy első személyétől származik (döntést, döntést, ajánlatot).
A protokoll egy másik formája a szöveget a harmadik személy többes személy (figyelem, készült, post-novili), és a felvétel előadások egy harmadik fél-egyediségét vénás (Ivanov állást. És ajánlatok).
A dokumentumok a bennük felvetett kérdések számának megfelelően egyszerűek és összetettek. Egyszerű, azaz. amely egy problémát tartalmaz, a dokumentumok sokkal könnyebben feldolgozhatók (regisztrálás, szabályozási beállítás, esetleges kialakítás), végrehajtási irányt. A komplex dokumentumok leggyakrabban több független kérdést és végrehajtót érintenek, vagy akár különböző szerkezeti felosztásokat. Számukra másolatot kell készítenie vagy a végrehajtás sorrendjét. Feldolgozásuk nehézségeket okoz (több kérdés merül fel a regisztrálás során, minden kérdés ellenőrzése stb.). Nehéz dönteni egy ilyen dokumentum elhelyezéséről a de-la-ban. Ezért a legtöbb információ és referenciadokumentum összeállításakor (levelek, jelentések, feljegyzések) ajánlott, hogy mindegyikben tartalmazzon egy problémát.
Dokumentum olvasása során nagy jelentőséggel bír az információ bemutatása, a fő részek egyértelmű elosztása, azaz szövegszerkezet. A szövegszerkezetet úgy értjük, mint egy bizonyos sorrendben elhelyezkedő szövegösszetevőkészletet.
Általában a szöveg két meghatározó szemantikai óra és a perc: az egyik meghatározza azokat az okokat, alapja vagy összeállítása céljából a dokumentum-sének a másik - a következtetések, javaslatok, kérések, szertartások versenyek, megoldások és javaslatok. Például:
Kérjük, vegyen részt és készítse elő javaslatait.
A Kar IA igazgatója. Skokshina
Az utóbbi évtizedekben, annak érdekében, hogy megkönnyítsék a megítélése in-képződés és elosztása tény a dokumentum ajánlott kezdeni az utolsó része, azaz bemutatásával a kérdés az: kérések, ajánlatok, stb és indokolja meg őket. Például:
Kérem, adjon további 30 ezer rubelt. a laboratóriumi PC megvásárlására.
Állítólag laboratóriumi osztályokat kell tartania a dokumentumok összetételéről, szövegek szerkesztéséről, referenciamunkák szervezéséről, dokumentumok végrehajtásának nyomon követéséről. A laboratóriumi PC-k számát úgy számítják ki, hogy biztosítsák a diákok egy alcsoportjának foglalkoztatását.
Dokumentumokat csak a végső részből készíthet, például betűkkel és nyilatkozatokkal, kérelem nélkül - motiváció nélkül, megrendelésekkel - egy adminisztratív részből. Például:
A GOST egy bekezdés nyomtatását javasolja, öt nyomtatott karaktert. Az USA-ban és Nagy-Britanniában ajánlott a dokumentumok szövegének egy intervallumban történő kinyomtatása, és minden új bekezdést el kell különíteni az előzőtől kettős időközzel, de a mezőkből kiindulva.
A bonyolult, nagy mennyiségű dokumentumok szövegei (áttekintések, jelentések, hivatkozások stb.) Részekre vannak osztva: szakaszok, alfejezetek, bekezdések, albekezdések, amelyek arab számokkal vannak számozva. A számozási sorrendnek meg kell felelnie a GOST R 1.5-92 * követelményeinek. * Az egyes részek száma tartalmazza a nagyobb szakaszok megfelelő összetevőinek számát. Például az alpont száma adja meg az alszekció szakaszának, alszekciójának, bekezdésének és sorozatszámának a számát. Mindegyiket pontok választják el egymástól, de a szám végén a pont nincs feltüntetve. Például: 1.2.1, 1.2.2, 2.9.1 stb.
Bizonyos típusú dokumentumok szövegének struktúráját előzetesen szabályozó aktusok határozhatják meg, amelyek jelzik, hogy a dokumentum mely részeiből áll. Így például elkészül egy szolgálati utasítás, amely a strukturális felosztásról szól.
Különös követelményeket támasztanak a számviteli dokumentumok összeállítása.
Az elsődleges könyvelési dokumentumok általában egységes formákban kerülnek végrehajtásra, a szövegnek csak a szövegrészek vannak kitöltve (kitöltve), amikor összeállítják őket. Ezek kitöltése érdekében a szabályozási aktusok különleges igényeket támasztanak.
Az elsődleges pénzügyi dokumentumok nyilvántartása tintával, paszta golyóstollal vagy írógéppel és gépesítéssel történik. Szabad vonalak rajzolódnak ki.
Az elsődleges dokumentumok információit szöveges formában és digitális formában rögzítik. Más iratrendszerek dokumentumaival ellentétben a könyvelési dokumentumokban nem megengedett a törlések és a jogosulatlan javítások.
Ha hiba történik, a helytelen szöveget vagy összeget nem fedik le, mint a hagyományos dokumentumok esetében, de egy sorral szaggatják, így elolvashatják az átsikolt szöveget, és a korrigált szöveg vagy összeg fel van tüntetve az áthúzás során. Ezután a korrekciót a "helyesbített" felirat írja elő, és azt megerősíti a dokumentum aláírását végző személy aláírása és a korrekció dátuma. *
Egyes pénzügyi dokumentumok típusaiban nem engedélyezett korrekciók. Ezt az Art. A szövetségi törvény "Könyvelés" című 9. cikke: "A pénzeszközök és a banki dokumentumok helyesbítései nem engedélyezettek. Az elsődleges könyvelési dokumentumok fennmaradó részét csak az üzleti tranzakciók résztvevőivel kötött megállapodással lehet korrigálni, amelyet a dokumentumok aláírásával azonos személyek aláírásával kell megerősíteni, jelezve a korrekció dátumát. "
Az elsődleges könyvelési dokumentumokban a pénzösszegek mutatóit gyakran nemcsak számokban fejezik ki, hanem a verbális verzióban a lehetséges hibák elkerülése érdekében. Amikor ezeket írjuk, ne feledjük, hogy a kvantitatív számok hajlamosak, míg a komplex és összetett számok minden része megváltozik. Például: nyolcszázhuszonöt rubel, akár háromszázhetvenezer rubel.
Jelenleg a kérdőívek széles körű használata - "kérdőívek bizonyos információk megszerzéséhez" *. A legismertebb személyzeti kérdőívek az adatok megszerzésére azokról, akik betöltik őket.
A kérdezés a szociológiai kutatás egyik fő módszere. Segítségével kényelmesen összegyűjti az előre meghatározott programon található összes információt. A kérdőívben a szöveg formális, az információ szigorúan rögzített sorrendben található. Egyszerűen feldolgozhatók számítógép segítségével. A kérdőívben szereplő állandó információkat gondosan átgondolt és megfogalmazott formában kell bemutatni, a kérdések egyértelmű megértésével. Ha a kérdést különböző módon lehet megérteni, a válaszokat rendkívül nehéz csökkenteni. A GOST 6,30-97 jelzi: „Amikor készül szöveges formában profilok jellemző funkciók itt-direct objektum nevét kell megadni suschestvitel NYM nominative vagy kifejezést az ige többes szám második személyű jelen vagy proshed-Sheha idő (” akar " "Saját" vagy "volt", "volt", stb.). A szóban kifejezett jellemzőknek meg kell felelniük a jellemzők nevének. "
A kérdőívben szereplő változó információk egy előre elkészített válasz, pl. "Igen-nem", részletes válasz, numerikus mutatók segítségével fejezhetők ki.