Táblázat létrehozása az Adatbázis varázsló segítségével
Minden sablontábla tartalmaz egy megfelelő mezőt, amelyből a felhasználó kiválaszthatja azokat, amelyeket a létrehozandó táblázatba be kíván venni.
A táblázatban szereplő mezők átnevezhetők. A varázsló meghatározza az asztal kulcsait. Egy új táblázat hozható létre az adatbázisban lévő meglévő táblával. Az új táblakulcs szerepel a táblázatban, amellyel a kapcsolat létrejött. A felhasználó kérésére a varázsló létrehoz egy űrlapot az adatok bevitelére a táblába. Miután létrehozta a táblát a varázslóval, bármikor módosíthatja a táblázat szerkezetét a tervezői módban.
Közvetlen adatbevitel az asztalhoz
Miután meghatároztuk a struktúrát, folytathatjuk a táblázat létrehozásának második lépését - beléphetünk rajta.
Az adatok közvetlen bevitele a táblázatba a táblázatban történik. Az adatbázisablakba való áttérés az adatbázisablakban található Táblázat objektum megnyitásához kattintson a Megnyitás gombra. Váltson az asztali üzemmódra a Tervezés módból az Eszköztáron a Nézet gombra kattintva, vagy a Nézet választásával Táblázat mód.
Az alábbiakban az eszköztár gombjainak fő célja.
Ezenkívül a panelekhez hozzáadhatók a kapcsolt táblákkal való munkához kapcsolódó gombok.
Táblázat üzemmódban új rekordokat írhat be a táblába azáltal, hogy beírja a mezőinek értékeit. A táblázat hozzáadása új bejegyzésekkel és a rekordok szerkesztésével alapértelmezés szerint engedélyezett, mivel alapértelmezés szerint a felhasználónak van neve Admin, és rendelkezik minden jogosultsággal az adatbázis-objektumok eléréséhez.
Nyilvánvaló, hogy a tábla mezőkbe beírt adatértékeknek meg kell felelniük a táblaterületen meghatározott adattípusoknak, és rögzítésük módja a jelenleg elfogadható adatformátumoknak. Az értékeknek meg kell felelniük a kiszabott korlátoknak. Miután megadta az értéket a mező cellájában, amikor megpróbál megkeresni egy másik cellát, az Access ellenőrzi, hogy a megadott adatok érvényesek-e erre a mezőre. Ha olyan értéket ad meg, amely nem egyezik a mező adattípusaival, akkor a Hozzáférés megpróbálja azt a megfelelő adattípushoz konvertálni. Ha az érték nem érhető el, és az átalakítás nem lehetséges, például nem konvertálhat szöveget számként, megjelenik egy figyelmeztető üzenet. A cellák elhagyásához be kell írnia a helyes értéket, vagy meg kell szüntetnie a módosításokat.
A kapcsolódó táblázatok kitöltésekor gondoskodnia kell arról, hogy a táblák feljegyzései közötti kapcsolatok helyesek legyenek. Tehát az egy-sok asztali kapcsolattal és a rekordok alárendelt táblázatokba történő bejegyzésével nyomon kell követni a rekordok mester táblázatban a jelenlétet a kulcsmezők megfelelő értékeivel. Ha módosítja vagy törli a fő táblázatok kulcsmezőit, módosítsa vagy törölje a kapcsolódó rekordokat az alárendelt táblázatokban. Ha a hozzárendelt paraméterek az adatsémában található kapcsolt táblákhoz vannak meghatározva, akkor az Access nem engedi meg a megfelelő érvényes rekordlinket.