Az üzleti találkozó befejezése és a jegyzőkönyv elkészítése
A második szakasz a PROBLÉMA MEGHATÁROZÁSA. Csoportvezetőként megmutathatod hajlandóságodat a probléma megvitatására oly módon, hogy felvetsz egy olyan kérdést, mint például: "Mi a véleménye a jelenlévőkről? Melyek a kiemelt feladatok, amelyekkel foglalkozniuk kell? "A találkozó után a résztvevők megadják a probléma meghatározását, bátorítással további megbeszéléseket folytathatnak az érdekes ötletekről és javaslatokról. Érdemes megjegyezni érdekes ötleteket, és ismételje meg őket a megkérdőjelező intonációval, amely megmutatja a támogatást.
Hasonlóképpen, használhatja a parafrázis kifejezést a túl bonyolult vagy zavaró mondatok tisztázására. Ez különösen fontos, ha konfliktus van a résztvevők között. Az elképzelés végrehajtása során egyértelműen elmondható, hogy a munkavállaló azt mondja, hogy segíthet legyőzni a szabotázst vagy az ellenségeskedést.
Ha figyelmen kívül hagyja a nem verbális magatartást, észreveszi azokat a résztvevőket, akik "leválasztottak" a beszélgetésből. Ezen a ponton elmondhatod, mi történik az értekezleten, és kérdezze meg véleményét az ellenzőktől.
Mivel a komplexitás problémája kerül megvitatásra, elkerülhetetlenül nő. Akkor itt az ideje egy általánosításnak, az eredmények közbenső összefoglalójának. Rendszeresen állítsa le a beszélgetést, és összegezze, amit hallott, használja a felvételt. Az általánosítás nem jelenti az ötlet jóváhagyását vagy elfogadását, ez csak egyfajta jelzés, amely jelzi a vita tárgyát, és azt mondja, hogy a következő pontra léphetünk.
A találkozó végén célszerű összefoglalni a probléma megfogalmazását. Ennek a szintézisnek tartalmaznia kell a probléma meghatározásának legfontosabb pontjait, és a személyzet szükség szerint kiegészítéseket és kiigazításokat hajthat végre.
A következő, az üzleti találkozó harmadik szakasza - céljainak meghatározása. A probléma megfogalmazása után közvetlenül a színpadra léphet. Ez leggyakrabban végzett formájában a következő kérdést terjesztette a közönségnek: „Mi azonosítottuk a problémát, és mi az elsődleges célunk a határozatában? Mit akarunk elérni? "
Néha a turbulens tárgyalási folyamatban egyes résztvevők úgy érzik, hogy véleményüket nem hallják. Mögötte ülnek, nem vesznek részt a vitában, bár talán a fejükben a legjobb megoldás. Hasznos lehet annak ellenőrzése, hogy minden résztvevő részt vesz-e a vita során.
Az általánosítás segítségével a gondolatok és a tények egy szervezett formát adnak. Érdemes megjegyezni az egyéni vagy csoportos érzéseket a tényekkel kapcsolatban, különösen, ha a vita forró és ellentmondásos. Összefoglalva, lépj kapcsolatba a csoport minden tagjával. Kérdezd meg, hogyan reagálnak a probléma meghatározására és az önéletrajzára, javaslatot tesz a hozzáadás vagy javításra. Jobb időt tölteni a résztvevők számára, hogy megegyezzenek a probléma és a célok meghatározásában. A probléma és a célok világos meghatározása révén lehetséges a következő (negyedik) szakasz - ALTERNATÍV FEJLESZTÉS.
A legtöbb üzleti találkozó ebből a szakaszból indul. A menedzser gyorsan meghatározza a problémát, és körvonalazza a célokat. Ezután megoldást találhat.
Miután elég időt töltött az előző lépéseket, akkor látni fogja, hogy a résztvevők inkább hajlandó megosztani gondolataikat és aktívan részt vesz a vitában.
Ismételheti a folytatás és a hallgatás technikáját, hogy a negyedik szakaszba lépjen. Például: "A problémát úgy azonosítottuk, mint. és szeretnénk ezt a problémát ideális megoldásnak tekinteni. Milyen lehetőségeinkkel kell a lehető legszorosabban megközelíteni a probléma optimális megoldását? "Így Ön alternatívák kifejlesztésén dolgozik. Nyitott kérdés feltevése után felkéri a résztvevőket, hogy folytassák a vitát. Ismét alkalmazhatod a bátorítást, a felidézést, az érzelmek felismerését szolgáló technikákat, hogy felfedezd mindenki véleményét.
Minden szakaszban az összejöveteleket hallgatva fogadja. Bár egyértelműen a vezetõ szerepét látja el, a probléma megoldására vonatkozó véleményed egyelőre Önt tartja.
Minden szakaszban kifejezheti gondolatait. De figyelje kollégáit szorosan. Észre fogja venni, hogy minden alkalommal, amikor elárulja ötleteit, részvételük szűkül. Ezért egy hatékony vezető megpróbálja minimálisra csökkenteni részvételét. A negyedik szakaszban van értelme bemutatni a gondolataitokat. De először hadd mondják el a résztvevők ötleteiket.
A gyakorlat meggyőződése, hogy nagyon hasznos összefoglalni az egyes alternatívák eredményeit, és felvenni a listára. Ha ez nem történik meg, az ülés résztvevői közül néhányan újra és újra megismételik gondolataikat, amíg fel nem veszik észre, hogy észrevették őket. Vagy az a munkavállaló, akinek az ötletét nem vették észre, megszűnt a találkozó további részvételéből.
A döntéshozatal ötödik szakasza a résztvevők READINESS TO ACTION-jének fejlesztésének tekintendő. A találkozó lebonyolítása nem azt jelenti, hogy mindenkinek elmondja, mit kell tennie. Ha a lehetséges intézkedések alternatívái mindenkinél egyértelműek, akkor a fókuszáló kérdés a következő: "melyik alternatíva közül választhatunk?" Egy ilyen kérdés a csoport közös döntéshozatalához vezet.
A döntés meghozatala során bizonyos feladatok elvégzéséhez önkénteseket kell találni, vagy maguk az utasításokat adják ki. Ha a megbeszélés során a résztvevők összes lehetőségét teljesen feltárták, nem szükséges utasításokat adni - a megbeszélés során a problémát már a munkacsoport tagjainak a feladatokra osztották.
Összefoglalva, megadjuk a legáltalánosabb ajánlásokat az üzleti találkozó döntéseinek fejlesztéséről.
Mint vezető, dolgozzon ki egy racionális struktúrát a vitához. Figyeljetek mindenkinek, aki vizuális kapcsolatot vagy más módon figyeli a vélemények figyelmét.
Határozza meg a problémát és világosan fogalmazza meg lényegét. Adja meg a lehetőséget, hogy mindenki jelenjen meg. Jelölje meg a kulcsfontosságú ötletek körül kialakult érzéseket. Folytassuk a problémát, és hogyan oldjuk meg, miközben vonzza a jelenlévők véleményét.
Határozza meg a célokat. Ehhez meg kell vitatni a probléma ideális megoldásának lehetőségét, még akkor is, ha ez megvalósíthatatlannak tűnik. Mindent megtesz annak érdekében, hogy mindenkit bevonjon a probléma azonosítására és a célok meghatározására.
Készüljön fel a cselekvésre. Próbálja meg mindenkinek világos utasítást adni a személyes cselekedeteiről. Győződjön meg róla, hogy minden további lépést világosan megértenek, és mindenki egy kölcsönösen elfogadott cél felé halad. Az ülés végén összegezze az eredményeket.
Az üzleti találkozó befejezése és a jegyzőkönyv elkészítése
A találkozót az eredmények összegzésével lehet befejezni. Általában ezt a végső következtetést próbálják kihagyni - mindenki fáradt és siet. De ha egy kis időt töltöttél rajta, nagyban előrelendül a tervei megvalósításában. A végső szakaszban a jó ötletek gyakran elveszettek. A hatékony találkozónak konkrét következményei lehetnek.
Ha egy adott kérdés megvitatását összegezve foglalja össze a találkozót, összefoglalva a legfontosabb rendelkezéseket, akkor hasznos lehet kideríteni a jelenlévők közül, hogy mindegyikük helyesen értelmezett-e. Még akkor is, ha nem igényel hivatalos beleegyezést, az ülés végén meg kell szólítanod a közönséget ezzel a kifejezéssel: "Most egyetértettünk. Mindenki egyetért ezzel? "Ezt követően meg kell győződnie arról, hogy helyes a találkozó reakciója.