A műfaj üzleti levelezés törvényei
Kompetensen töltse ki a "Tárgy" mezőt.
Ne írjon a rendkívüli türelmetlenséget kifejezõ szavak tárgyában: "sürgõsen", "fontos", "figyelem" stb.
Pontosítsa a témát a vita tárgyát képező témakörben: "Együttműködés AK" Kapitoshka "" Együttműködés az AK "Kapitoshkával". Szerződés "" Együttműködés az AK "Kapitoshkával". Fiók ".
Döntse el a levél célját.
Pontosan mire van szüksége, és mit szeretne az üzenet címzettjétől?
Köszöntés, cím, fő rész, folytatás, aláírás, kapcsolatok - az írásos etikett kötelező elemei. Ne légy lusta, hogy írja fel a levél elfogadott struktúrájának minden egyes részét, de ne légy túl buzgó a köteten - tartsa tiszteletben az idejét és a beszélgetőpartnereit.
Kezdje mindig üdvözletet és személyes kezelést.
Még akkor is, ha megfelel a szomszéd irodában dolgozó kollégáknak. A szokásos "Hello, Sergey" vagy "Jó napot, Elena" win-win lehetőség (a korlátozott semlegesség, távolság és szakmai keret). A "Greetings" zóna meleg szakmai kapcsolattartó és ismerős ismerősök. De a "jó napszak" üdvözlésével jobb, ha nem kísérleteznék - van valami irritáló ebben a szleng kifejezésben. Az üzleti kommunikáció korszerű gyakorlatában nemcsak a forgalomban lévő patronymikustól, hanem a hiányos nevekről is beszélhetünk (Hello, Tanya! Ahelyett, hogy "Hello, Tatiana!").
A beszélgetőpartnerre való tekintettel pontosan határozza meg a nemét, és ne engedje el a "Kedves (ay) ..." stílusban való lehetőséget. By the way, nem kell mérni a vonatkozó kis adagokban, ha beírtuk elején „Kedves ...”, ez nem jelenti azt, hogy nem tudja befejezni a formalevél, „Üdvözlettel: ...”. Ha a beszélgetőpartnere korcsoportonként és pozíciónként idősebb, egyszerűen nincs más lehetőség. Ezt a udvarias formulát egyszerűen idézeteknek tekintsük, amelyeket zárni kell.
Kinek szólhat a levélben, ha több címzett is van?
Kilistázhatod fő címzettje név szerint: „Hello, Olga, Theodore és Basil” (ha nem több, mint három), és azoknak, akik a másolat nem vonatkozik minden (ugyanabban az időben, jelölje ki ezeket az aggályokat közvetlenül az üzenet). De ez több időt igényel, mint az univerzális formája „kollégák”, „barátok”, „mesterek” (több hivatalos leveleket).
Melyik írásjelet a kezelés után?
A céloktól függ. Ha hétköznapi karaktert szeretne megadni - bátran vesszétek egy vesszőt (folytassa egy új sorral, egy kis betűvel). Ha hangsúlyozni szeretné a fontosságot vagy hivatalosságot, akkor felkiáltójel (egy!).
Ossza meg a kulcsfontosságú gondolatokat. Ha a levél több kérdést, témát vagy feladatot tartalmaz, felépíti azokat, és bekezdésekre osztja őket (egy logikai blokk - egy bekezdés), feliratokat készítenek. Ideális esetben a bekezdés nem haladhatja meg a 4-5 sort. A hossza 60-80 karakteres lehet. A beillesztés után írja be a behúzást, mindegyik bekezdés előtt és az aláírást megelőzően. Így a levél olvashatóbbá és vizuálisan felhívja a figyelmet fontos pontokra.
Az e-mailek "aranyszabálya" hordozhatóság. Az egyik téma egy levél. Jobb, ha néhány egyedi betűt (egy téma mindegyikén) küldesz, mint egy nagy, több teljesen elhanyagolt ötlettel.
Ha tényleg ki kell választania valamit a szövegben, tedd félkövéren vagy dőlt formában. De ne légy lelkes. Különböző típusú és típusú betűk, pókok, kiemelések és aláhúzások a szövegben nevetségesnek tűnnek. Válasszon egy betűtípust (lehetőleg szabványos) és egy színt (legfeljebb 2-3). Elmúltak azok a napok, amikor a monogram betűkkel jó hang. A modern üzleti levelezésben, a bonyolult betűkészletek, a grafikai speciális effektusok (árnyékok, fények, színátmenetek), valamint a hátterek, animációk tiszteletre méltónak tekinthetők. Valószínű, hogy a partnered működő számítógépe nem támogatja a nem szabványos betűtípusokat, és a levél szövegének egy része elvész. A háttérképeket elvileg ritkán támogatja a levelezőprogramok. És a "nehéz" animáció alapjában véve felfüggeszti a vevő üzenetét.
Érzelmek tabu az üzleti levelezés.
Ne írjon magabiztos, rendezett, implikáló és fenyegető hangokat. Ne reagáljon bosszúsággal az "elégedetlen" levélre és a szarkazmusra - ironikusnak. Ha azt szeretnénk, hogy kifejezze extrém düh, valamit bizonyítani, vagy kiemelni a lényeget, elrejteni az érzelmi subtext a korrekt, nyugodt és semleges hangon prezentációs és leszúrta tényeket.
Érezze, hogy az érzelmek fedeznek téged, és árulják el a szövegbe, elhalasztják a választ, amíg megnyugodnak. A "tágas" üzenetek, amelyeket az érzelmi élmények idején küldtek egy józan fejjel, nem olyan ragyogónak tűnnek, és mindig súlyosbítják a helyzetet.
Ne felejtsd el az udvariasságot.
Az elektronikus kommunikáció időt és pénzt takaríthat meg, de az udvariasság valami, ami mindkettőt megéri. Ne felejtsd el mondani: "köszönöm" és "kérem". Ha olyan levelet kaptál hasznos információkkal vagy javaslattal (még akkor is, ha ez nem releváns az Ön számára), köszönetet kell mondania a levelezőnek. Általánosan elfogadott az egész világon, hogy egyszerűen köszönetet mond a levélnek, mivel ez a figyelem és a részvétel jele.
Minden részlet a házban van. Minden, ami fájdalommentesen eltávolítható a levél testéből, csatolhatja az egyes fájlokat. És ne felejtse el közölni a levélben, hogy mely fájlokat fektet be, különben a címzett spontán csatolt vírusokat talál. Ha dokumentumokat kért, mindenképpen említse ezt az üzenetben.
Ne helyezzen fájlokat az EXE, BAT, COM, PIF, SCR, CMD kiterjesztésű fájlokra, mert a levelezőkiszolgálók gyakran nem biztonságosak. Ne továbbítson olyan kérdőíves tartalmakat tartalmazó linkeket és fájlokat (amelyeket nem vírusirtó tesztelt). Vigyázzon a csatolt fájlok megfelelő nevére (nem csak a küldés előtt, hanem a fájl létrehozásakor). A mellékletben található fájlnévnek meg kell egyeznie a nevével az üzenet törzsében.
Megadhatja, vagy nem adhat meg részletes névjegyeket az aláírásban az Ön vállalkozása. De ez egy tárgyalópartner, és egyszerűsíti a további együttműködést. Feltétlenül állítsa be az aláírás automatikus helyettesítését (ez lehetővé teszi az összes levelező klienst), és gondoskodjon az aláírás fordításáról a levelezésben használt nyelvekre.
A "rejtett példányban" azokat helyezzük el, akiknek el kell olvasniuk a levelet, és inkognitónak kell maradniuk a többi címzett számára. Ez több, mint helyénvaló a tömeges levélküldésnél, de más esetekben ne használja fel. Ez egyfajta intrika.
A levelek kezelése
Nézd meg a "spam" szót.
Válaszolj a levelekre 2-3 órán belül, legfeljebb 24 órával.
A válaszidő a partnerek és az ügyfelek iránti hozzáállás egyik mutatója. Ezért az üzleti környezetben általában 2-3 órán belül válaszol a levelekre. Ez az átlagos idő egy kényelmes várakozási válasz esetén, akkor a feladó aggódni kezd a sorsa a kézbesítés és kapott választ a levél.
Tájékoztassa a feladót, hogy megkapta a leveleit, és tudassa velünk, mikor kell megvárni a választ (ha nem áll készen arra, hogy azonnal megadja) - ez egy kiváló taktika, amelynek van egy tárgyalópartnerje. Például: "Sergei, megkaptam a levelet. Megpróbálom válaszolni a ... / ... ... -ig.
Tüntesse el a levél kézhezvételének automatikus értesítését.
A levelezés kényes kérdés ... és személyes. És az üzenetből: "A levele beérkezik. A közeljövőben válaszolok "csak egy sablont fúj - ez nem jelent informatív értéket.
A jelző "nagy jelentőségű" - csak akkor, ha valóban szükséges.
Figyelmeztetés az olvasásra - csak különleges esetekben.
A levelezés befejeződik, aki elindította.
Ha minden kérdést megvitattunk, csak köszönetet mondj a partnernek a gyors válaszokért és a hatékony együttműködésért. Végezetül, jó napot kívánhatsz.
Soha ne törölje a levelezés történetét. Ez a te biztosításod. Először is, mindig lesz lehetőség arra, hogy a tárgyalások és megállapodások legfontosabb pillanatait felemelje. Másodszor, ha egy idő múlva megkérjük, hogy tegyen valamit, amivel nem értett egyet, akkor a levelezés fontos (sőt törvényesen igazolt) bizonyítéka a jogosságnak. Ezenkívül az egyik témában levő levelezés megszakítása egy új üzenettel (az őstörténet nélkül) egy rossz hang jele.
Hétvégén, ünnepnapokon nem küldhet üzleti levelet, hétfő első felében és pénteken ebéd után. Tapintatlan.
És az utolsó: figyeljen a más emberek (cégek) leveleire. Vizsgáld meg őket, jelölj meg mindenféle hibát és durvaságot, ami felháborodást okozott, és próbáld meg nem ismerni őket.