A dokumentum és alkotóelemei - a stadopedia
Minden dokumentum az információelemek különálló összetevőiből áll, amelyek nevezhetők (aláírás, bélyegző, szöveg, dokumentumcím stb.).
Kellékek - hivatalos dokumentum kötelező eleme.
A szükséges adatok egy része előzetesen beilleszthető a jövőbeli dokumentumok sablonjába (formájába), ezt állandó résznek nevezik. Ebben az esetben a kiegészítő, konkretizáló információ csak akkor jelenik meg, ha egy konkrét dokumentumot készítenek, és változó résznek nevezik.
Egy adott dokumentumra vonatkozó követelmények együttese relatív helyének meghatározásával az annak formája. Egységes dokumentációs rendszer vagy dokumentumcsoport létrehozásakor rendszerint egy minta űrlapot készítenek. Az elrendezési sablon egy grafikus modell több dokumentum létrehozásához. Meghatározza a bu-mag formátumát, a mezők méretét, az összes elem (állandó és változó) helyét, amely az adott dokumentumcsoportra jellemző, és meghatározza az elhelyezéshez szükséges helyet.
A formanyomtatványon elfogadott követelmények helyének sorrendjének tükröznie kell a leggyakrabban használt változatot, ha vannak különbségek a kezdeti készlet konkrét dokumentumaiban. A dokumentumok ezen tulajdonsága nemcsak a hagyományos "kézi" technológiák dokumentációs folyamatainak sikeres fejlesztését teszi lehetővé, hanem az irányítási dokumentumok architektúrájának általános elveit is meghatározva a számítógépes információk (információk) automatizált tervezéséhez, lógiai.
Az elrendezési sablon egyaránt bemutatható rajz formájában, amely tartalmaz egy tervet a követelmények elhelyezésére, valamint olyan részletekben, amelyek leírják a tervezési és a kölcsönös helymeghatározás sorrendjét az elkülönített területek határain belül. A hagyományos technológiák gyakorlatában az első változat vagy a kettő kombinációja gyökeret vert, a számítógépes technológiákban a leíró változat elővigyázatos.
Egy bizonyos típusú dokumentumokra (szerződések, protokollok, cselekmények) jellemző formanyomtatványt szokványos formának neveznek.
Állami szabvány 6.10.5-87 "Egységes dokumentációs rendszerek. A mintaforma megépítéséhez szükséges követelmények ":
- papírformátumok - A3-tól A6-ig a szöveg vízszintes (tájképi) és függőleges (könyv) elrendezésével;
- szervizmezők - a kötőanyag szélessége nem lehet kevesebb 20 mm-nél, a bal, alsó és jobb margók pedig legalább 10 mm;
- egy szerkezeti háló, amely egy cellával egyenlő, vagy közel áll ahhoz, hogy egy írógépet írjon (2,6, 4,25 mm), ami valamivel kisebb, mint a Times New Roman 14 betűméret;
- a követelmények nyilvántartásba vételének összetétele és szabályai, amelyek a jogi aktusokat dokumentálják.
Szabvány szerint a formák tervezésében a konstruktív elem lehet különálló cellaként például a dokumentumlap számához és egy alap négyzethez, amely két vagy több cellát tartalmaz.
Az építési rendszer, egyfajta forma és a dokumentációs rendszer bizonyos stabilitást, konkrétságot mutat. Ugyanakkor a történelmi fejlődés egy adott szakaszának formanyomtatványa egyrészről sajátos sajátosságai lehetnek ebben az időszakban, másrészt pedig a dokumentum általános, átlag vagy tipikus egy dokumentum a korszak.
A különböző típusú dokumentumok formái évszázadok alatt alakultak ki.