Hogyan kell megszervezni egy gazdaság dokumentumot?
Nem könnyű feladat az optimális dokumentumkezelő rendszer kiválasztása a holdingtársaság számára. Tekintsük az információs rendszer lehetőségeinek előnyeit és hátrányait, valamint a dokumentumok kezelésének különböző módjait a struktúrák megtartására, hogy minden cég meghatározhassa a legmegfelelőbb lehetőséget
Hogyan kell megszervezni egy gazdaság dokumentumot?
AA Kuznetsova,
Fejlesztési menedzser
dokumentációs rendszerek irányai,
NAUMEN cég
Akkor, amikor a fúziók és felvásárlások különösen gyakori és folyamatosan új gazdaságok, a kérdés munkafolyamat belül a gazdaságban aggodalom sok vezetők. Ebben a cikkben kiemelni az célokat és milyen módon kívánják elérni, hogy válassza ki az optimális workflow rendszer, úgy az előnyei és hátrányai az információs rendszerek lehetőséget és különböző módon végrehajtani munkafolyamatok holding, hogy minden vállalat képes volt meghatározni a legjobb megoldás neki.
Először határozzuk meg a kifejezéseket: mit értünk a gazdaságban. Ho2olding (az angol tulajdon - "birtoklás") - az anyavállalat és leányvállalatainak összessége. Az összefüggésben a téma - a szervezet gazdaság dokumentum - ez nem olyan fontos, hogy az összes kapcsolódó vállalkozások a gazdaság egyetlen gyártási folyamat (integrált holding), illetve minden cég végzi a saját, független vállalkozások (konglomerátum holding). Először is fontos, hogy a fej a holding ellenőrzi annak leányvállalatai és tagvállalatai viszont kölcsönhatásba léphetnek mind az anyavállalat és egymást.
A munkafolyamat-optimalizálás célja és elérési módja
Tehát van egy cégcsoport, amely a közös tulajdonosok pénzügyi érdekeihez kapcsolódik. Állandóan elemezzük e vállalatok céljait, azok elérésének módjait, az egyes módszerek előnyeit és hátrányait, valamint a lehető legjobb eredményeket. A célok meghatározásakor a következő témákat lehet bevonni:
● a holdingtársaság / alapkezelő társaság (az igazgatótanács) irányítása;
● a holding leányvállalatainak vezetése;
● a nyilvántartás vezetéséért felelős alkalmazottak a gazdaság valamennyi vállalkozásában;
● rendes végrehajtó személyzet.
Az igazgatóság számára az első hely az, hogy biztosítsa a teljes gazdaság egészének hatékonyságát, amelynek célja a nyereség elérése.
A holding leányvállalatainak kezeléséhez fontos tudni az időben az anyavállalat feladatainak körét. Szükség van arra is, hogy figyelemmel kísérhessük a folyamatok folyamatát, amelyben több holdingtársaság is részt vesz. Ennek a lehetőségnek köszönhetően a leányvállalat vezetősége jobban megérti feladatkörét, és operatív módon megoldja a keresztfinanszírozási kérdéseket a többi holdingtársaság vezetőivel.
A közös folyamatok biztosítása mellett fontos, hogy egy menedzser saját szervezetén belül dolgozzon ki folyamatokat, hogy teljesítményt lásson el ahhoz, hogy gyors és minőségi eredményt érjen el.
Azoknak a munkavállalóknak, akik felelősek ügyviteli, fontos, hogy egy olyan információs rendszer, amely lehetővé teszi, egyrészt, hogy végre az elektronikus iratkezelési előírások, a másik -, hogy olyan eszközöket gyors visszakeresését dokumentumok könnyű velük dolgozni, valamint hatékony ellenőrzését végrehajtó fegyelem.
Az egyik holdingtársaságnál dolgozó ügyintézők esetében az egyetlen gazdaságfolyamat nem annyira fontos, fontos számukra, hogy a vállalkozásukban meghatározott normák teljesüljenek. Mindig rendelkezniük kell a dokumentumok sablonjaival, az esetek nómenklatúrájával, jelentéseivel stb.
Fontos, hogy a hétköznapi alkalmazottak egyértelműen megfogalmazott feladatokat kapjanak, egyértelmű határidőket és a résztvevők listáját. Amikor az interdiszciplináris folyamatokon dolgozik, az alkalmazottaknak meg kell látniuk a végső előadókat az összes rendelési láncban, még más cégeknél is, így gyorsan meghatározható az egyes kiadványokért felelős személy, és közvetlenül kapcsolatba léphetnek velük.
Olyan információs rendszer kiválasztása, amely a dokumentumok szervezését szolgálja
A gazdaság dokumentációs folyamatának kialakításában kitűzött célok elérésében jelentős szerepet játszik a vállalkozás számára leginkább megfelelő információs rendszer kiválasztása. A www.doc-online.ru portál szerint eddig mintegy 70 elektronikus dokumentumkezelő rendszert képviseltek az orosz piacon. Egy olyan megoldásról van szó, amely a gazdaság dokumentumok egy vagy több fokozatba történő elkészítéséhez a SED-értékesítők 10% -át jelenti. Milyen lehetőségek vannak? Próbáljuk meg először megfontolni az elérhető opciókat, majd próbálja meg meghatározni az egyes előnyöket és hátrányokat.
Az egyik leggyakoribb lehetőség az, hogy egy EIKR-t használnak teljes vagy részleges replikációval. Az opció kiválasztásakor a holding vállalat minden egyes vállalata saját szerverét egy dokumentumkezelő rendszerrel telepíti. A szervereket kommunikációs csatornákon keresztül kombinálják, és az adatok egy szerveren történő megváltoztatásakor a változásokra vonatkozó információk átkerülnek más szerverekre. A teljes replikáció használata esetén az összes szerveren lévő adatok megegyeznek.
Részleges replikáció esetén lehetséges, hogy csak a számviteli dokumentum-kártyák (RAC-ek) kerülnek átvitelre a rendszerek és az adatfájlok legerőforrás-igényesebb része között - a forráskiszolgálón tárolják. Ebben az esetben minden regionális iroda a hálózatából származó fájlokat dolgoz ki, és nem tölti el a nagy mennyiségű adatot a központi kiszolgálóról.
Lehetséges lehetőségek is vannak, amikor az összes adat a leányvállalatok kiszolgálóitól a központi kiszolgálóhoz érkezik, és csak a mindegyikre vonatkozó információ frissül a gyerekeknél. Ennek eredményeként egy teljes adatbázis található minden vállalat számára a központi kiszolgálón és a gyermek szervereken - csak a szervezetükre vonatkozó adatok. A technikai megvalósítás szempontjából a replikáció a munkafolyamat-rendszer vagy a DBMS-eszközök segítségével végezhető el.
Egzotikus lehet az a lehetőség, hogy e-mailen keresztül elküldi a dokumentumokat az ágaknak. Ebben az esetben a fióktelep egyes személyeinek tudomására vagy végrehajtására szolgáló dokumentumokat külön formázott üzenet formájában kell elküldeni, amely magában foglalja a dokumentumot és a feladatokhoz szükséges műveletek elvégzéséhez szükséges gombokat.
Egy másik lehetőség a dokumentumok megtartásának megszervezésére az a lehetőség, hogy minden vállalat számára egységes rendszert alkalmazzanak.
Az ilyen megoldások elérhetőségéről, bizonyos korlátozásokkal, az EIR összes szállítója nyilatkozhat. Ebben az esetben minden vállalat egyetlen rendszerhez kapcsolódik, és a közös információs térben dolgozik.
Ha azonban elosztott rendszerű változatra van szükség, akkor egy másik közös megoldás lesz az a mechanizmus, amelyben minden vállalkozás saját SED-et fejleszt ki ugyanazon a gyártótól. Ha olyan helyzet merül fel, amely megköveteli az adatoknak egy másik vállalat EIKR-jéhez történő továbbítását, az üzenetek automatikus cseréje van a dokumentumok és feladatok információit tartalmazó rendszerek között a belső EIR formátumban. Ezzel a lehetőséggel a vállalat belső munkafolyamatainak egyediségét változatlanul hagyja, míg a több vállalkozásra kiterjedő folyamatok végső végrehajtása biztosított.
A megvalósítás módjától függően lehetőség van az EIR közvetlen vagy opcionális adatátvitelének automatikus automatizálására, ha a különböző vállalkozások EIR-jéből érkező üzenetekbe bevont üzemeltető részt vesz az információ továbbításában.
Az informatikai rendszerek előnyei és hátrányai
Most vegye figyelembe az egyes lehetőségek előnyeit és hátrányait annak meghatározása érdekében, hogy melyik alkalmas egy adott esetre.
A résztvevők céljainak összevonása a munkafolyamat folyamatában és lehetséges végrehajtási lehetőségek
És most próbáljuk meg a résztvevők céljait a gazdaság dokumentációs folyamatának a lehetséges végrehajtási lehetőségekre történő szervezésében, és megvizsgálni, hogy milyen célokat érünk el ezzel vagy ezzel a döntéssel.
Ha vállalatunk tapasztalatát tekintve, a dokumentumkezelő rendszerünk, a Naumen DMS megvalósításának különböző projektjei keretében példák született egy elosztott rendszer (replikáció vagy üzenetküldés) és egy központosított egységes SED megvalósítására. A nagyméretű gazdaságok fő választékául kínáljuk a belső formátumú üzenetváltáson alapuló megoldást. Ennek a lehetőségnek a megvalósításához olyan speciális webes szolgáltatást fejlesztettünk ki, amely lehetővé teszi, hogy az összes gazdaság vállalkozását egyetlen folyamaton keresztül egyesítsük. Ebben a változatban teljes mértékben megvalósul a gazdaság dokumentációs folyamatában résztvevők különböző csoportjainak összes célja. A projekt eredményeképpen minden holdingtársaság független, teljes funkcionalitású rendszert kap, mivel a vállalati folyamatok alkalmazottainak olyan módon valósulnak meg, hogy nem foglalkoznak azzal, akikkel kölcsönhatásba lépnek - munkavállalójukkal vagy más vállalkozásukkal. A gazdálkodás pedig teljes képet kap az elindított folyamatok végrehajtásáról.
Összefoglalva, azt javasoljuk, a részt vevő szakemberek a pillanatban kiválasztása EDS a szervezet a gazdaság dokumentum, válassza ki a megoldás szigorúan feladataikat. Bizonyos esetekben jobb, ha inkább az egyszerűbb megoldás, de ha a végső cél megkívánja, hogy teljes átláthatóságot munkafolyamatokat a holding és a magas szintű munkavállalói részvétel a különböző vállalatok, akkor meg kell összpontosítani drágább, teljes értékű megoldás, amely lehetővé teszi, hogy mentse a befektetett pénz, ha változik a nagyságrendje és összetettsége feladatok .
Szakértői vélemény
IV Baranova,
a holdingtársaság titkárságának vezetője
Jelenleg sok vezető foglalkozik a dokumentumkezelés szervezésével mind a szervezeten belül, mind a területi szinten elosztott holdingnál. A SED végrehajtását a papírmunka megrendelése és az egységesített alapvető üzleti folyamatok bevezetése, valamint a vállalkozás költségeinek és pénzforgalmának ellenőrzésének erősítése teszi szükségessé. Általában egy elektronikus dokumentumkezelő rendszer telepítésével az üzleti menedzsment stílusa megváltozik. Az utolsó munkahely tapasztalataiból: mivel a gazdaság tevékenységének hatóköre bővült, és különösen a fióktelepek megjelenésével problémát találtunk a pénzügyi és szervezeti dokumentumok (megrendelések, megbízások, formák stb.) Hatékony cseréjére; Szükséges volt kizárni az úgynevezett emberi tényező hatását, és biztosítani, hogy a papírok átadása minimális időt vett igénybe. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetése egyszerűsítette a dokumentáció regisztrálására, jóváhagyására és jóváhagyására vonatkozó eljárásokat.
Kezdetben az automatizálás csak a gazdaság anyavállalata volt, majd fokozatosan az üzletágakban végezték. Ennek eredményeként a SED összevonta a munkafolyamatot a központi iroda alkalmazottai és további irodák között. Ennek eredményeként az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek használata révén a személyzet munkatermelékenysége a becslések szerint 25-30% -kal nőtt, a papírdokumentumok tárolásának költsége közel 50% -kal csökkent. A dokumentumok összehangolása sokkal kevesebb időt vett igénybe: több nap - több óra helyett.
Tehát a pénzügyi dokumentumok forgalomának automatizálásának megkezdése után a fizetési határidő egy napra csökkent, függetlenül a gazdaság fiókjainak területi távollététől.
Szakértői vélemény
MM Alhutova,
a DOW és a levéltárak szakértője
Beszámolók a jövőbeli kérdésekről