A misszió létrehozásának folyamata szervezeti küldetés a vezetés részeként
A misszió létrehozásának folyamata
Ideális esetben a vezetés valamennyi szintjét be kell vonni a szervezet küldetésfejlesztési folyamatába, azonban ezt a folyamatot felügyelnie kell olyan illetékes külső tanácsadókkal, akik már elméleti és gyakorlati tapasztalattal rendelkeznek a szervezetek küldetésének fejlesztésében.
Egyesek úgy vélik, hogy a szervezet küldetésének fejlesztése a vállalat menedzsmentje, azaz a globális cél meghatározásának felelőssége csak a fej, és senki más nélkülözhetetlen. Ez egy mély hiba.
Abban az esetben, ha a szervezeti célról szóló nyilatkozatot a szervezet vezetője dolgozza ki, és ebben a formában jelentik a személyzetnek, a személyzet nem fogadhatja el ezt a nyilatkozatot, és néha egyáltalán nem értelmezhető, ami konfliktusokat okoz a szervezetben. Ráadásul a misszió jóváhagyásakor a vezető nem objektíven értékelheti a helyzetet a jelenlegi pillanatban, és ezért nem képes a szervezet globális hosszútávú céljait egyedül kiaknázni.
A külső tanácsadók nem tudják továbbfejleszteni a szervezet küldetését anélkül, hogy állandó kapcsolatban állnának a menedzsmenttel és a munkavállalókkal, hiszen függetlenül attól, hogy mennyire teljesek a tanácsadóknak a szervezetről szolgáltatott információk, nem tud egyértelmű képet adni az összes árnyalatról.
Ezért egy szervezet küldetésének kialakítása összetett, hosszadalmas folyamat, amely több lépcsőből áll, és ebben a folyamatban a vállalat minden alkalmazottja részt vesz a szervezet irányításával, valamint a menedzsment tanácsadókkal, akik koordinálják ezt a folyamatot.
A misszió kialakulásának megközelítéseiben nem lehet kész receptek. A tapasztalatok azt mutatják továbbá, hogy egy küldetés meghatározása és megfogalmazása hosszú és nehéz folyamat, amely szorosan kapcsolódik a felhalmozott tapasztalatokhoz és a hagyományok kialakításához, vagyis a márka (szervezeti) kultúrához.
Tehát lépjünk tovább a szervezet küldetésének fejlesztésére. Vázolni fogjuk a szervezet küldetésének kialakításának folyamatában egy nagyvállalat szintjét. Mindegyik szakasz külön magyarázatot igényel, ezek közül néhányat részletesebben tárgyalunk.
Tudatosság a vállalat irányításának szükségességét egy küldetés fejlesztésére. Ebben a szakaszban a szervezet felső vezetése, és mindenekelőtt az első személynek meg kell értenie, hogy a stratégia nem épülhet fel, ha a szervezetnek nincs küldetése. A vezetőségnek ismernie kell a távollétének negatív következményeit.
Találkozó a felső vezetés szintjén. A stratégiai menedzsment területén dolgozó menedzser vagy professzionális tanácsadónak a vállalat teljes vezetőségéhez kell vezetnie azokat az okokat, amelyek miatt szükséges egy misszió fejlesztése. A találkozó eredményeként a felelős személyeket nevezik ki, akik végrehajtják a meghozott döntéseket, és összehangolják a csoport (csapat) munkáját. A nagyvállalatoknál ajánlott külön küldetés kidolgozására irányuló munkát elkülöníteni, és új projektmenedzsert jelölni.
Egy csapat létrehozása a szervezet küldetésének kialakításához. A projektmenedzser egy olyan csapatot alkot, amely magában foglalja a vállalat funkcionális részlegének alkalmazottait, valamint stratégiai fejlesztési tanácsadókat, akiknek tapasztalata van a más cégek küldetéseinek fejlesztésében.
Ebben a szakaszban nagyon fontos a tanácsadók munkája, melynek a vállalatnak minden olyan információt meg kell adnia a vállalatnak, amely a más cégek küldetésének kidolgozásának tapasztalatai alapján készült.
A küldetés struktúrájának fejlesztése. Amikor az információgyűjtés befejeződött, a misszió fejlesztő csapata elkészíti és jóváhagyásra benyújtja a menedzsmentnek a jövő misszió felépítését, amely magában foglalja azokat a főbb rendelkezéseket, amelyeket a vállalat küldetésében ismertetnek.
A misszió felépítése a vállalat menedzsmentje által.
A küldetés kezdeti változatának elkészítése, amely a struktúrában szereplő valamennyi elem meglehetősen teljes és részletes bemutatása. Itt a legfontosabb, hogy ne felejtsön el semmit, és ne féljen attól, hogy a dokumentum túl hosszú, majd csökken és visszahúzódik.
A misszió első változatát a vállalat összes részlegének vezetőire hozza fel kiegészítések és javaslatok készítéséhez.
A misszió első verzióját megvitató találkozót tartva a társasági osztályok vezetőivel, javasoljuk, hogy a misszió végleges legyen, figyelembe véve az összes megjegyzést.
A misszió második, módosított változatának létrehozása.
Beszélgetés a vállalat igazgatóságán a küldetés módosított változatáról. A felső menedzsment szintén saját korrekciókat hajt végre.
A vállalat küldetésének megvitatása után létrehoz egy végleges dokumentumot az Igazgatóságban.
A misszió jóváhagyása a vállalat első vezetőjeként.
Az első vezető által aláírt misszió változatának bemutatása a szervezet összes alkalmazottjához, valamint a szervezet működéséhez érdekelt partnerekhez és egyéb személyekhez.
Így bemutatjuk egy nagyvállalat küldetésének kidolgozásának komplex folyamatát. Bár ez nem egy kész recept, segíthet a menedzsereknek egy szervezeten belüli küldetés kialakításában.