A bevezetett iratkezelési rendszer
Akkor iratok kezelésének „in situ”, azaz így a dokumentum az adott helyre a honlapon vagy boltban rekordok egy adott fájl, mint például a Records Center helyén.
Létrehozása és beállítása Records Center helyén
Hozzon létre egy Records Center webhelyet a Records Center webhelysablonhoz.
Létrehozása tár vagy lista bejegyzéseit iratkezelés minden típusú, meghatározott feltételek fájlokat és tárolja őket (terv fájl írja le, hogy milyen típusú dokumentumokat és tárgyakat is, amelyek a szervezet üzleti feljegyzések, csupán azt jelzi bejegyzések tárhellyel és sajátosságai a különböző típusú rekord) .
Létrehozásával és a helyszínen oszlopban a megfelelő tartalom típus tárolására és megjelenítésére tartozó metaadatok minden típusú rekordokat a fájlban szereplő tervet.
Beállítása Tartalom Szervező útvonal egyes rekord a megfelelő helyre.
Hozzon létre egy Records Center helyén
A SharePoint Online is létrehozhat Records Center webhelyet a legfelső szintű SharePoint-webhelyen. Kattintson a + Create a site. és akkor el lehet kezdeni a 4. lépéstől az alábbiakban.
Az Application Management Web Site Központi felügyelet létrehozása gombra kattintva helycsoportokat.
A Create helycsoportot a webes alkalmazás egy webes alkalmazás Ha nincs kiválasztva, amelyben létre kívánja hozni a helycsoportot kattintson a lefelé mutató nyílra. A Web Application menüben kattintson Change Web Application, majd kattintson a Web Application gombot, ahova szeretne létrehozni egy webhely gyűjtemény.
A cím és leírás részben adja a címét és leírását a helyszínen gyűjtemény.
A Sablon kiválasztása szakaszban keresse meg a listában Select Interface verzióját, és válassza ki a SharePoint felületen változata sablonokat kíván használni.
Válassza ki a minőségi verzió, ha azt szeretnénk, helycsoportot megtalálni és fut, mint egy család weboldalak a SharePoint Server. Helycsoportot hogy egy korábbi verzióját használja, a minőség végezzük egy későbbi verziójában a SharePoint, de a felhasználói felület és a felhasználói élmény a helyszínen gyűjtemény jelenik meg a korábbi verziókban. Család webhelyek lehet frissíteni bármikor a legújabb verzióját a minőség.
A Sablon kiválasztása lapot, és válassza Corporate Center Records.
A főszolgabíró a helycsoportot írja be a felhasználó nevét (a formátum „tartomány \ felhasználónév”), amely a rendszergazda a helycsoportot.
A másodlagos rendszergazda a helycsoportot írja be a felhasználó nevét, hogy lesz hozzá a rendszergazda által a helyszínen gyűjtemény. Rendeljen további helycsoportot adminisztrátor - ez a legjobb módja annak, hogy a családi ellenőrzés oldalakat hiányában a főszolgabíró.
Ha a tárolás kezelése a helycsoportokat használ kvóták a kvótasablon szakaszban válasszon egy sablont a Select a kvótasablon.
Kattintson az OK gombra.
Létrehozása könyvtárak vagy listákat iratok kezelésének
Könyvtárak és listák lényeges elemei iratkezelő rendszerekkel. Ezek szolgálnak „kártya fájlok” minden típusú rekordok kell tárolni és kezelni. Társítása tartalom típusok könyvtárak és listák (ezt az eljárást az alábbiakban ismertetjük) sorolható részletesebben rekordokat. Javasoljuk, hogy hozzon létre egy könyvtárat vagy lista minden típusú tartalom szempontjából felvételt.
Hozzá egy meglévő tartalom típus egy lista vagy könyvtár
Tartalom hozzáadása típusú lista vagy könyvtár lehetővé teszi elemeket is tartalmazza az ilyen típusú. Bejegyzéseket küldeni a bejegyzések központ irányítani a megfelelő lista vagy könyvtárban, attól függően, hogy a dokumentum tartalmát.
Létrehozása és hozzáadása oszlopok a webhelylistákon, könyvtárak és tartalom típusok
Create a site oszlopon
kattintson a Beállítások gombra a Records Center helyén. majd válassza ki az oldal beállításait.
A SharePoint webhely kapcsolódik csoport Beállítások gombra. Válassza oldal tartalma, majd a Site Settings.
A Webhely beállításai oldalon a csoport web designer gyűjtemények kattintson a Webhely oszlopokat.
Oldal Oszlopok lapon kattintson létrehozása.
A „Create a site oszlop” oldalon, a neve és típusa, írja be a nevet az oszlop nevét.
Válassza ki az információk típusa kerül tárolásra ebben az oszlopban (például pénznem, dátum és idő, vagy szöveg).
Abban a csoportban, válassza ki a meglévő csoportot, amelyben tárolni az új site oszlopban vagy válassza az Új csoport. hogy hozzon létre egy új csoportot, hogy tárolja az oszlopot. Csoportok segít megszervezni oszlopok és könnyebb megtalálni őket.
A kiegészítő oszlop beállításai részben adja meg a további paramétereket. A beállított paraméterek elérhető itt függ az oszlop típusa kiválasztva a Név és típus. Például egy oszlopot, amely tárolja az adatokat a „Option”, megadhatja az opciók listája, amely megjelenik a Speciális beállítások részben az oszlop.
Kattintson az OK gombra.
Ha egy helyet oszlop egy tartalom típus rekordok
A honlapon a Records Center helyén, kattintson a Beállítások, majd a Site Settings.
A SharePoint webhely kapcsolódik csoport Beállítások gombra. Válassza oldal tartalma, majd a Site Settings.
A Web designer gyűjtemények, kijelölheti a weboldal tartalmát.
Az oldalt az oldal tartalom típus, válassza ki a tartalom típusát, a konfigurálni kívánt.
Típusának kiválasztása tartalom a szülő helyén, vagy hozzon létre egy új típusú tartalom az oldalon a kiválasztott típusú tartalom egy webhely az Oszlopok részben használja a parancs hozzáadása a meglévő helyén oszlopokat.
Az „hozzáadása oszlopok a tartalom típus” részben Select Columns adja az oszlopok kijelöléséhez a csoportot, amelynek szeretné szűrni.
Jelölje ki az oszlopot, hogy a felvenni kívánt az Elérhető oszlopok listájában, majd kattintson a Hozzáadás gombra.
A frissítés a rész felsorolja típusú és a site tartalmát határozza meg, hogy változások történtek a gyermek webhely tartalmát típusú öröklő ezen az oldalon a tartalom típusát.
Összes oszlop hozzáadása, majd az OK gombra.
Megjegyzés: Ha a kívánt típusú tartalom nem jeleníthető meg ezen az oldalon, mint egy link (szürke), az azt jelenti, hogy tartozik a szülőwebhely bejegyzések központ. Ez a fajta tartalom szükséges kiválasztani és beállítani a szülő helyén. Ehhez kattintson a Forrás oszlopban szemben árnyékolt tartalom típus oszlopban webhely tartalmának típusát.
Készítsen adatkezelési szabályzata bejegyzések
Egy információs menedzsment politika egy sor szabályt egy adott típusú tartalom. Segítségével adatkezelési politikájával, szervezetek ellenőrzésére és felügyeletére számos szempontból, mint például a tárolás időtartama tartalmat, vagy műveletet a felhasználók számára elérhetővé.
Megjegyzés: A feladat végrehajtásához engedélye szükséges a „tulajdonosok” a Records Center helyén.
A túl információs menedzsment politika Egy tartalom típus
Megjegyzés: Kérjen információs menedzsment politika alapvető tartalom típus nem lehetséges. A fő tartalma típusok vannak telepítve, amikor létrehoz egy helycsoportot. Létre kell hoznia egy tartalom típus, amely származik a mag, és alkalmazza adatkezelési irányelveit.
A helyszínen Beállítások gombra, majd a Site Settings.
A SharePoint webhely kapcsolódik csoport Beállítások gombra. Válassza oldal tartalma, majd a Site Settings.
A Webhely beállításai lapon a Galleries részén, egy web designer, hogy kiválassza a fajta webhely tartalmát.
A „Honlap tartalom típusok” oldalon válassza ki a tartalom típusát szeretne hozzáadni egy információs politika kidolgozásához.
A „Content Type” válasszuk a Beállítások adatkezelési politikát.
Politikai változás lapon adjon meg egy leírást a politika, és egy rövid megjegyzés magyarázza a felhasználók céljaira. A maximális hossza jegyzetek - 512 karakter.
Ezt követően meg kell adni egy vagy több funkció a politika információs politika kidolgozásához. Hogyan lehetnek olyan összetevők, amelyek között lesz további lehetőségeket.
Hozzátéve alkatrészek információs menedzsment politika
Egy információs menedzsment politika, felveheti alkatrészek, mint tag, könyvvizsgáló, lejárati dátumát és vonalkódokat.
Hozzáadása vpolitiku információ menedzsment tároló alkatrész
A „változatlan politika” ellenőrizze engedélyezése tárolására.
Válassza a Hozzáadás szakaszában tárolási és válassza ki a tárolási időszak meghatározni, amikor a határidő dokumentumok tárolását. Beállítása egy lejárati dátumot napján ingatlan, válassza ki a „kezdő időpontja ebben a szakaszban tulajdonságai határozzák meg az elem időpont”, majd adja meg az intézkedés (vagy megváltoztathatjuk) és az idő (nap, hónap vagy év).
Írja be a mezőbe a listák között az érték azt jelzi, hogy a megfelelő időszakban.
Válasszon egy műveletet kell végrehajtani a lejártakor a dokumentumot.
Válassza ki a művelet ismétlődik, ellenőrizze a szakasz kiújulása, és válassza ki a kiújulás időszakban.
Kattintson az OK gombra.
Hozzáadása audit eleme az információ menedzsment politika
A „változatlan politika” ellenőrzés alatt, ellenőrizze engedélyezése könyvvizsgálat. majd jelölje be a négyzeteket az eseményeket, amelyekhez szeretné, hogy végezzen a naplóban.
Kattintson az OK gombra.
Hozzáadása vonalkód komponenst olyan információ menedzsment politika
A „Change Policy” a vonalkódok részén, válasszuk a vonalkódokat.
Jelölje be a négyzetet Prompt felhasználók beszúrni egy vonalkód .... Office kliens alkalmazások a felhasználóknak, hogy helyezzen be egy vonalkód a dokumentumokat.
Címke hozzáadása komponens az információs menedzsment politika
Ahhoz, hogy „változatlan politika” oldalon, a címkék, jelölje be az címkéket.
Ahhoz, hogy a felhasználóknak, hogy helyezze címkéket iratokból mentés és nyomtatás, válassza a Rákérdezés felhasználók beszúrni egy címkére mentés előtt vagy nyomtat.
Módosításának megelőzése címkék hozzáadása után válassza Prevent változások címkék után adunk.
A címke formátum mezőbe írja be a kívánt szöveget feltüntetni a címkén. „Alkotó” segítségével bármilyen kombinációja rögzített szöveg és dokumentum tulajdonságok kivételével számított és beépített tulajdonságok, mint például a globálisan egyedi azonosítót (GUID) vagy területen. Ahhoz, hogy folytassa a következő sorban adja meg a karaktersor \ n.
Válassza a címkén betűtípusa, méret, stílus és az összehangolás.
Adja meg a magasság és a szélesség a címke hüvelyk Magasság és Szélesség.
Kattintson az OK gombra.
Beállítása bejegyzések helyén az irányítás
Ha használ Records Center munkát végeznek zárt tároló. Operation „küldés” pont rögzítéséhez használt szobában egy ilyen tároló. Ugyanakkor bármely oldalon lehet felsorolni menedzsment a helyén, és állítsa be a iratkezelő rendszert. Egy ilyen rendszerben (szemben a felvételek központ) tárolja a bejegyzéseket a hatóanyaggal együtt dokumentumot a helyet az együttműködésre. A következő a többi használatának előnyeit számlák helyén az irányítás.
Használhatja a rekord, és több telek.
Ha verziózás engedélyezve van, akkor automatikusan elvégezzék rekordokat.
eDiscovery keresés végezhető egyszerre bejegyzések és az aktív dokumentumot.
Lehetőség van, hogy pontosabban meghatározza a fogalmát rekordok a szervezet és kezeli a jogokat a teremtés.
Beállítása bejegyzések helyén az ellenőrzési rendszer három fő szakaszból áll.
Megjegyzés: Ahhoz, hogy állapítsa tételek kézi felvétel, meg kell adnunk a jogokat, ha a résztvevő vagy a lista adminisztrátora.
Az aktiválás iratkezelési funkciók helyett a helyszínen gyűjtemény
Megjegyzés: A feladat végrehajtásához, csak rendszergazdai jogosultságokkal a helyszínen gyűjtemény.
A helyszín a felső szintű menü Beállítások pontjára, majd kattintson a Webhely beállításai.
A SharePoint webhely kapcsolódik csoport Beállítások gombra. Válassza oldal tartalma, majd a Site Settings.
Az adminisztráció része a helyszínen gyűjtemény linkekre kattintva a helyszínen gyűjtemény.
Éppen ellenkezőleg elem a helyén Records Management, kattintson az Aktiválás gombra.
A helyszín a felső szintű menü Beállítások pontjára, majd kattintson a Webhely beállításai.
A SharePoint webhely kapcsolódik csoport Beállítások gombra. Válassza oldal tartalma, majd a Site Settings.
Kattintson az OK gombra.
A SharePoint Online, kattintson a Beállítások, majd a Beállítások lista vagy könyvtár beállításokat.
e, hogy a felhasználók mindig kézzel nyilvánítja tételek rekordjait a listából, vagy könyvtárat;
arról, hogy a felhasználók ne kézzel nyilvánítja rekord ebben a listában vagy a könyvtárban.
Kattintson az OK gombra.