Hogyan végezzen hatékony ülése
Találkozó, csoportos munka, tervezési üléseken, team - mindez egy olyan üzleti környezetben gyakran nevezik a „rally” (a táskát a találkozó -. Meeting). És sokan utálják. Miért? Nagyon gyakran elhagyja az ülést érzés hatékony töltött időt. Milyen gyakran gondolta: „Igen, én erre az időre annyira volt”?
Ha ugyanazt a fájdalmat, mint „hatékony ülések”, akkor ez az állás az Ön számára.
szinte mindig áll rendszeres találkozókat szervező dolgozni egy csapat eseményt. Különösen, ha csinálsz egy nagy konferencia és a csapat a szervezők több mint öt ember. ha töltesz találkozó hangszórók. A vállalkozók, önkéntesek.
Ebben a post nem lesz hatással az üzleti találkozón, azzal a céllal, amely magában foglalja az értékesítés és a tárgyalások. Arra koncentrálunk munkacsoport ülésein, amelynek fő célja -, hogy bármilyen kérdés megvitatása vagy döntéseket hozni.
Miért nem tetszik, hogy megfeleljen?
Amikor megkérdeztem tőle, sopelmennikov a javítása. ezek valamilyen 5-7 percig terjeszteni a már 12 pont:
- A hosszú ideje tárgyalunk az ülésen, rendeljen hozzá egy alig
- Csak 10% -át az időt kezdjük találkozó a naptár, sok, mert ez feledésbe merült a találkozó
- Flood! Nagyon sok. Hatékonyan kommunikálni az üléseken
- Nem kezdhetjük sokáig ki lehet szórni
- Be kell, hogy hatalmas erőfeszítéseket tesz valamit változtatni az ülés alatt (például, ha rájössz, hogy nem feltétlenül ott lennie, vagy ha a vita nem hatékony, szükség van meggyőzni mindenkit, minden fél, hogy ha másként)
- üléseken gyakran megy anélkül, hogy valódi célja: vannak más módon oldja meg a problémát
- Esetenként a viták vannak nyilvántartva a találkozó
- És ha vannak rögzítve, majd később őket sehol - kivéve küldeni a résztvevőknek, de nem találnak egy idő után az e-mail nem reális
- Sok megtartott ülések brainstorming méret, akkor is, ha egyértelműen rossz méret
- Nem igazán értem, mi a különböző találkozók struktúrájának, formátumának
- Előfordul, hogy a résztvevők a találkozó nem komoly róla
- Bármely ülések részt peregovorka, bár néha könnyebb, hogy jöjjön a munkahelyen egy személy egyszerre beszélni és dönteni.
Ismerősen hangzik? És ez nem a határ. Biztos vagyok benne, mindannyian szeretnénk hozzáadni még egy pár személyes tárgyakat. Nézzük megérteni, hogyan lehet megszabadulni az egészet.
Hatékony ülések - olyan, hogy érzékeljük, mint a termékeny, kielégítő és rövid.
Még ha a találkozó 2 órán át tartott, de addig minden munkát produktív és megfelelő eredményre vezettek az egészben, hogy lesz érzékelhető, mint egy rövid, „repült észrevétlenül.”
A legfontosabb, hogy a hatékonyság nem csak a találkozó is, de mi történik, és azt követően.
Ebben a bejegyzésben fogunk összpontosítani, hogyan lehet javítani a hatékonyságát a találkozó még akár az ülésen.
Hogyan kell elkészíteni egy hatékony találkozó
Három egyszerű pontok minden:
- Tiszta adzhenda (Agenda, a napirendet az ülés)
- Megfelelően kijelölt találkozó
- Egy kommunikációs csatorna a résztvevőkkel
1. Tiszta adzhenda (Agenda, napirend)
Én a ládákat van 7 elveket előállítására adzhendy csoport ülésein, hogy segítsen nekem az elmúlt tíz évben a különböző projektek, a csapatok és kultúrák.
Fejlécek kevés kell sajátosságait
Így adzhendu rally, visszafejteni az egyes elemeket. Ez segít a résztvevőknek megérteni, mi lesz szó, és előkészíti előre.
Mi az, ami: a vita vagy a határozatot
Megjegyzés mely tételeket adzhendy vonja vitát, és amely döntést igényelne. A résztvevők lesznek előre konfigurált, majd véleményt készít minden kérdést, és a döntést gyorsabb lesz. Ismét, ha az ülés napirendjén nem tartalmaz megoldást a problémára, de csak a vita, de nem figyelmeztette a résztvevőket, akik közül sokan hagyhatja csalódott a gondolat: „Nos, megint obmusolili alá, és hogy mi a teendő - nem egyértelmű. "
Milyen információkra van szükség, és ki a felelős
Ha néhány adatra van szükség a találkozón is, értesítheti a résztvevőket. Gyakran ülésén töltünk időt, hogy kitalálja egy fájlt vagy írni a postafiók, kivonat a megfelelő információt kell folytatni a vitát. Ez egyáltalán nem hatékony. Tájékoztassa az embereket a pre-előkészítés és bízzák.
Idő minden egyes tételre
Még hozzávetőleges, ezúttal az egyes elemek mellett adzhendy ad a résztvevők abban, hogy a találkozó valóban szükséges, akkor készen áll rá, hogy az idő nem megy kárba.
Gyakori hiba - írja egy kicsit több időt ezek a tételek, amelyek látszólag sürgetőbb. Sőt, meg kell, hogy fordítson időt, hogy minden kérdés fontosságuk szerint, a méret a munka rájuk.
logikai sorrendben
Kívánatos, hogy ez volt :) A résztvevők könnyebb lesz navigálni az ülés napirendjét, ha a tételeket meg logikusan következnek egymásra.
Szánjon időt a check-in és Távozás
Mindig meg kell határozni idő „gyorsítás” és a „hűtés”. Először ad 3-5 percig a találkozó résztvevői be a találkozó ritmusát, dallam. Valakinek ki kell nyitnia egy jegyzettömb a jegyzeteket, hogy valaki - töltsön magának egy csésze teát. Ezúttal is használható nyitó kérdésre. Például kérjük meg a résztvevőket, hogyan érzik magukat, milyen a hangulat, minden készen áll.
Hasonlóképpen, a végén meg kell legyen idő elérő eredmények a találkozó.
Bármely találkozó - ez időben korlátozott, a hely és összetétele a résztvevők ebben az esetben.
Meg kell adni az embereknek a lehetőséget, hogy abba be egy speciális tér-idő, és jön ki belőle kényelmesen, összefogja, hogy összpontosítson. Ebben a témában lehet írni egy külön sor hozzászólás: kíváncsi tapasztalata szabályozás „input” eljárás és „output” leírt könyvében Jim és Michele McCarthy. Ma fogunk lakni, ha nem csak megjegyzem, hogy abban az ideális adzhende üléseken kell időt arra, hogy „bejárat” és a „kilépés”.
A tétel „egyéb”
Az ülés során, gyakran vannak olyan kérdések, amelyeket eredetileg nem tervezett vitát. Hagyjuk őket egy kis puffer, amely miatt a lemaradás a kisebb problémák a találkozó után nem mozdult teljes egészében.
Szerkezet adzhendy jó nekem így néz ki (példa):
2. Egy megfelelően kijelölt találkozó
Mi javítása Csoport a folyamat megfelel a célt - ez a helyes nagy „popabol”. Töltünk sok időt, úgy, hogy a betűk, vagy Skype-on egyetértenek abban, hogy ha valaki szeretne találkozni. Ha a résztvevők száma a találkozó halad 3, ez a folyamat meglehetősen lehetetlen ellenőrizni. Néha egy fontos találkozón késik csak azért, mert az a tény, hogy már megállapodtak abban, hogy három napig az ő ideje. Ezzel kellett tenni valamit, és eddig mi találtuk 2 többé-kevésbé kényelmes módon.
> 3 Résztvevők - válaszd ki az időt Doodle
Személy szerint nekem ez kiderült, hogy a megváltás helyén Doodle.com. Ez egy nagyon egyszerű módja annak, hogy egy találkozót, ahol előzetesen regisztrálni, és az idő és a találkozó helyszínén, hívja a résztvevőket, hogy doodle, hogy kijelentette, ha ingyenes, és ha foglalt.
Pár kattintás - és előtte a szemét az összehangolás a tömeg, úgy döntött, hogy összegyűjti.
Ahhoz, hogy a találkozó a Google Naptár és hívja a résztvevők
Tovább nélkülözhetetlen dolog a tervezési üléseken - a Google Calendar. Indítsuk el, és küld meghívókat a résztvevők egyszerű, de valamilyen oknál fogva gyakran hajlamosak vagyunk megfeledkezni, hogy csináld.
Én most, miután beleegyezését, miközben részt Doodle keres egy ülést az engedélyezett időt a naptárban. A kártya lehet sokszorosítani adzhendu ülések, meghívókat küldeni a résztvevőket a Google kiadás naptárak. Kényelmes, ha az egész csapat élvezi Google-lal szolgáltatások dolgozni.
Néhány kollégám azonnal szülni egy találkozót a naptárban használata nélkül Doodle, de nekem úgy tűnik, nem túl kényelmes. Azt hiszem, ez attól függ, hogy mennyi van a csapatban Általánosan elfogadott, hogy a Google-kibocsátási szolgáltatások. Az AIESEC vagyunk közel 100% használják, és nem volt nehéz. De javítani, az általunk használt különböző szolgáltatások (Jira Trello és Google-lal termék), így nem mindegyik üzlet a Google kiadás naptárak.
<3 участников — договориться лично
3. Egy kommunikációs csatorna a résztvevőkkel
Itt a kulcs szó - ONE. Ha készen áll, hogy találkozzanak és megvitassák a készítmény a résztvevők, kérjük ne permetezzük. Elkezdtünk beszélni a találkozó utáni - korlátozza a bejegyzést. Kezdődött Skype - nem küld további e-mailt. És különösen ne írjon mindenféle személyes követei feleslegesen.
Minél többet permetezni a kommunikációs előkészítése során, annál nagyobb a valószínűsége, hogy a résztvevők egy részét elveszíti az információs és jön felkészületlen.
Most, hogy már kész ülést öt, itt az ideje, hogy lépni a hatékony lebonyolítását az ülés is. Ez - a következő bejegyzésben.
A nevem Anja Dvornikova. Tanulok az elmélet és a gyakorlat kialakításának és szervezése egyedi események, tapasztalatok megosztására, és felkéri az összes érintett aktívan kommunikálni.
Azt akarod, hogy maradjak?
Körülbelül hetente egyszer írok új bejegyzéseit, és havonta egyszer küldök előfizetők válogatott hírek és linkek legutóbbi bejegyzés. Szeretné tudni, hogy kap egy frissítést a UXevent nyilatkozata e-mailt? Jelzett: Nyomja meg a gombot, hogy hozzájárulását adja a személyes adatok feldolgozása.
Tanácsok szervezők
