Muszáj, hogy levelet kísérőlevelet dokumentumok küldésekor, elektronikus asszisztens
Muszáj, hogy levelet kísérőlevelet dokumentumok küldésekor?
Gyakran számviteli szállít a hivatal számlák, kimutatások, számlák nélkül kísérőlevelet. És ez a baj. Elmondjuk, miért.
Információ terhelés kísérőlevél nem vonható, azonban végez három fontos funkciója van:
- megerősíti a feladást
- egy listát küldött dokumentumokat és utasításokat a velük való foglalkozás;
- köszönhetően a regisztrációs adatok alapján határozza meg a teljesítés időtartama.
Az a tény bejegyzésének bejövő / kimenő dokumentumok különösen fontos és messzemenő következményekkel jár. Például sok szerződések tartalmazzák a következő szöveggel:
7.1 Az ügyfél öt naptári napon belül megkapta a jogszabály elfogadásának szolgáltatások felülvizsgálata és aláírja azt, és benyújtja a Vállalkozó írásbeli indokolással ellátott elutasítását aláírja.
7.2. Ha ezen időszak után az ügyfél nem írta alá az elfogadási okmányt a szolgáltatások és nem biztosított a vállalkozó indokolt aláírás megtagadása, akkor a szolgáltatás tekintjük az Ügyfél által elfogadottnak teljes egészében.
Így előfordulhat, hogy miután észrevételeket az ügyfelek, akikkel szerződést, sőt nyújtott szolgáltatások (működik), a szervezet nem megjelölés általa benyújtott cselekmény nyújtott szolgáltatások (működik), és elküldi azt indoklással ellátott véleményt, amelyet postai úton és azt be kell nyújtani az ügyfélnek, mint egyébként összhangban a szerződés feltételeinek munkák (szolgáltatások) teljesítettnek kell tekinteni (kiolvasztott). Nyilvánvaló, hogy a felelősséget a időben történő elkészítése és továbbítása a Hivatal az indokolással ellátott vélemény a felelőssége a művész, de a szervezet a megfelelő időben dokumentumok benyújtását a posta és a tény, hogy a szállítás nyomon követése - a feladat irodában. És ez nem igényel magyarázatot arra a tényre, hogy a rögzítő időben küldő és ellenőrzése ügyfél fogadó dokumentumok jelentősen érdekeinek védelmében a cég a bíróság vita esetén a másik felet.
Én vagyok az én gyakorlatban bevezette a következő: ha a küldő regisztrált leveleket, azt, hogy ki is veszi észre. Az értesítés levelet száma kimenő levelek, és a cég nevét. Nagyon kényelmes! Mivel a készítmény a munkavállaló aláírja az értesítést, és ez a bizonyíték.
Az alapja a kísérőlevelet - a kérelem listán. A szöveg a dokumentum rövid és két részre oszlik:
- Üzenet küld dokumentumokat,
- kérjen egy időben választ (szoktató, harmonizáció, vissza az aláírt példányt, stb.)
Az első rész a szokásos és így kezdődik:
A második rész tartalmazhatja a következő szavakkal:
A kísérőlevél által aláírt ugyanazon a hivatalos, hogy a normál üzleti levelezés (mint általában, vagy a vezetője a szervezet, vagy egy meghatalmazott vezető menedzser). Amikor a küldő Az elsődleges számviteli dokumentumok aláírására írni lehet, és főkönyvelő.
A kísérőlevél már nincs szükség, ha a művész elfoglalná alkalmazás és ellenőrzi a teljes teljességét. Attól a pillanattól kezdve, a munka megy rajtuk, és a levelet kell tenni egy jel a teljesítmény és tedd be keresetet.
Gyakran felmerül a kérdés, hogyan kell tárolni kísérőlevél és alkalmazások nekik, külön-külön vagy együtt? Általában egy mellékletet kerül egy különleges, fenntartva kifejezetten ez a fajta üzleti dokumentumokat. Fedezésére betűk nincs helye: cselekmények elkészült művek, számlák, szerződések és számos más dokumentumot elkülönítve tárolják, és gyakran belül különböző időpontokban.
Ez a pont kell figyelembe venni az ügyek előkészítésére nómenklatúra. Bizonyos cégek (kis térfogatú dokumentum), az egy dolog, hogy hozzon létre „Cover Letters”, és elhelyezte általában minden betűjét az ilyen, akár vittünk neki. Mások létre kell hozni néhány esetben egy motivációs levelet, és tedd a nómenklatúra ügyek megosztottságot. Ezután például, küldött egy szerződést megy az oka „szolgáltatási szerződés”, és a továbbítási írni - abban az esetben, „kísérő levélben a szerződést a fő tevékenysége.”
Az is előfordul, hogy a levél a cég tárolási és alkalmazási - nincs. Ez vonatkozik például a tervezet dokumentumokat. Dokumentum tervezetét még nem, és valószínűleg nem újra alávetik a korrekciókat, tárolni, hogy nem szükséges.
Mint látható, semmi bonyolult megszövegezésében kísérőlevél nem, de maga tudja menteni nem csak a dokumentumok, hanem időben.
Kis nehézség, mint mindig, előfordulhat az végrehajtásáról a cég, hogy, és megteszi, hogy küldjön együtt csomag dokumentumok megfelelő végrehajtását a motivációs levelet. De ez a probléma könnyen megoldható, ha ezt a szabályt a helyi normatív aktus. A haszon nehéz túlbecsülni vele.
Egy másik érdekes a témában: